Wprowadzenie – obowiązkowy KSeF i elektroniczne faktury od 2026 roku
Od 1 lutego 2026 r. największe firmy zobowiązane będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF), natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałych podatników. Nowa struktura e‑faktury (FA (3)), która zastąpi dotychczasową FA (2), stanie się wtedy jedynym wzorem faktury w obrocie gospodarczym. KSeF łączy się z innymi rejestrami państwowymi, co oznacza, że każda wystawiona faktura może być automatycznie porównywana z danymi z rejestru REGON oraz z Bazy Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami (BDO). Dzięki temu organy administracji uzyskują szeroki wgląd w działalność przedsiębiorców.
Struktura FA (3) i element „Rejestry” – gdzie pojawia się numer BDO
W strukturze FA (3) sekcja Stopka/Rejestry pozwala dołączyć dodatkowe informacje identyfikacyjne. Zgodnie z opisem struktury, w elemencie Rejestry można wskazać pełną nazwę podmiotu oraz numery z kilku rejestrów: KRS, REGON oraz BDO. Wszystkie te pola są opcjonalne, lecz ich obecność ułatwia organom powiązanie faktury z konkretnym podmiotem. Numer BDO określony jest w strukturze jako numer rejestracyjny w Bazie Danych o Produktach i Opakowaniach i służy do identyfikacji firm wprowadzających na rynek produkty, opakowania lub gospodarujących odpadami. Możliwość dodania numeru BDO do stopki e‑faktury w KSeF eliminuje wymówki przedsiębiorców, którzy wcześniej twierdzili, że na fakturze nie ma miejsca na taki numer.
Rejestr REGON – jakie dane są gromadzone i kto ma do nich dostęp?
Rejestr REGON, prowadzony przez Prezesa GUS, obejmuje osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Dla każdego podmiotu rejestr zbiera szczegółowe informacje: nazwę i adres siedziby, numer identyfikacji podatkowej NIP, dane wspólników, formę prawną, rodzaj działalności według PKD, daty powstania oraz zawieszenia działalności, przewidywaną liczbę pracujących, a w przypadku gospodarstw rolnych także powierzchnię gruntów. Dodatkowo, jeżeli podmiot poda takie informacje, rejestr zawiera numer telefonu i faksu siedziby, adres e‑mail oraz stronę internetową. Dane w rejestrze REGON są z zasady jawne i mogą być udostępniane organom publicznym; dzięki temu KSeF może automatycznie weryfikować dane identyfikacyjne nabywców i sprzedawców z faktycznym stanem prawnym.
Według informacji GUS, na koniec września 2025 r. w rejestrze REGON figurowało 5,411,7 tys. podmiotów gospodarki narodowej, a liczba rejestracji wzrosła we wrześniu o 12,9 % w porównaniu z poprzednim miesiącem. Skala tych danych pokazuje, jak potężną bazę informacji stanowi REGON i jak łatwo organy mogą powiązać numer faktury z konkretnym przedsiębiorcą.
Integracja KSeF, BDO i REGON – pełna transparentność i ryzyko kar
KSeF stanowi narzędzie do bieżącej kontroli rozliczeń VAT, lecz w połączeniu z danymi z REGON i BDO staje się również źródłem informacji o obowiązkach środowiskowych. Numer BDO w stopce faktury umożliwia organom od razu sprawdzić, czy firma jest zarejestrowana w BDO i czy jej działalność (PKD) wskazuje na obowiązek rozliczania opłat produktowych, recyklingowych lub prowadzenia ewidencji odpadów. Rejestr REGON zawiera dane kontaktowe (telefon, e‑mail), dzięki czemu urzędnik przy biurku widzi nie tylko nazwę i adres, ale może też zweryfikować, czy wpisane dane w fakturze zgadzają się z rejestrem.
Przepisy ustawy o odpadach wprost obligują podmioty posiadające wpis do BDO do umieszczania numeru rejestrowego na dokumentach sporządzanych w związku z działalnością. Niewskazanie numeru na fakturze jest naruszeniem, które może skutkować administracyjną karą pieniężną od 5 000 zł do 1 000 000 zł, co potwierdza oficjalne wyjaśnienie specjalistów z portalu poradnikowego. Kara ta jest niezależna od innych sankcji – przedsiębiorca, który nie dopełnia obowiązku rejestracji w BDO lub nie prowadzi ewidencji odpadów, może dodatkowo podlegać karze od 1 000 zł do 1 000 000 zł za nieprowadzenie dokumentacji oraz karze 5 000 zł za brak rocznego sprawozdania. Zintegrowane systemy pozwolą organom łatwo wykryć, czy podmiot, który wystawia fakturę w KSeF, powinien widnieć w BDO i czy podaje numer rejestrowy.
Podsumowanie i wezwanie do działania
Nowe regulacje sprawiają, że „cyfrowa pajęczyna” łącząca KSeF, REGON i BDO przestaje być fikcją. Dzięki e‑fakturom w KSeF oraz danym z rejestrów państwowych urzędnik w kilka sekund ustali, czy przedsiębiorca jest zarejestrowany w BDO, jaki rodzaj działalności prowadzi i jak skontaktować się z firmą. Ukrywanie numeru BDO albo zakładanie, że „mała firma” jest niewidoczna, staje się złudzeniem. Brak numeru BDO na fakturze może oznaczać karę rzędu setek tysięcy złotych, a nieprowadzenie ewidencji odpadów – ryzyko sankcji sięgających miliona złotych.
Jeśli Twoja firma wytwarza odpady, wprowadza na rynek produkty w opakowaniach, pobiera opłatę recyklingową lub SUP, albo prowadzi działalność, która może wymagać wpisu do BDO, nie zwlekaj. Sprawdź, czy jesteś zarejestrowany, wprowadź numer BDO do danych firmy i uwzględnij go w fakturach wystawianych w KSeF. Skonsultuj obowiązki ze specjalistami od rozliczeń środowiskowych – poprawne rozliczenia są tańsze niż kary.
Gdzie znaleźć pomoc w sprawach BDO i KSeF?
Na stronie naszych usług bdo znajdziesz informacje o usługach wspierających przedsiębiorców w rejestracji w BDO i prawidłowym prowadzeniu ewidencji odpadów. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie kary grożą za brak numeru BDO na fakturze, przeczytaj następny artykuł „KSeF zmienia zasady gry w BDO – kary za brak numeru na paragonie i fakturze”.
