Case study: Hurtownia spożywcza — opakowania kartonowe a obowiązki BDO

Skąd wziął się problem — dlaczego hurtownia nie wiedziała o obowiązku BDO?

Firma działa na łódzkim rynku od 2021 roku. Obsługuje około 80 stałych odbiorców — sklepy osiedlowe, małe restauracje, stołówki zakładowe. Magazyn o powierzchni 500 m² wypełniony jest produktami spożywczymi dostarczanymi od kilkunastu producentów i dystrybutorów. Produkty trafiają do firmy w zbiorczych opakowaniach kartonowych, na paletach owiniętych folią stretch, czasem zapakowane w worki foliowe lub torby papierowe.

Właściciel firmy wiedział o rejestrze BDO w kontekście odpadów produkcyjnych — słyszał o nim przede wszystkim od znajomych prowadzących warsztaty lub zakłady przemysłowe. Uznał, że hurtownia spożywcza, która nie produkuje niczego, nie mieści się w tej kategorii. Kartony z rozpakowywanych dostaw trafiały do pojemników na makulaturę przy magazynie — firma płaciła za wywóz odpadów komunalnych firmie odbierającej odpady z całego budynku.

Problem ujawnił się podczas rozmowy z doradcą podatkowym, który analizował koszty działalności firmy. W fakturach za wywóz odpadów pojawiły się pozycje wskazujące na duży wolumen makulatury. Doradca zapytał, czy firma ma wpis do BDO z tytułu wytwarzania odpadów opakowaniowych. Właściciel nie wiedział, co to oznacza — i tak zaczął się audyt.

Jakie progi decydują o obowiązku BDO dla opakowań?

Obowiązek prowadzenia ewidencji i składania sprawozdania w systemie BDO zależy od masy opakowań, które firma wprowadza na rynek lub wytwarza jako odpady w swojej działalności. Dla hurtowni spożywczej kluczowe są dwa strumienie: opakowania z papieru i tektury (kartony) oraz opakowania z tworzyw sztucznych (folie).

Przepisy ustawy o opakowaniach wskazują następujące progi roczne, po przekroczeniu których powstaje pełny obowiązek ewidencji i sprawozdawczości:

Próg 1 tony rocznie jest niski — w przypadku hurtowni spożywczej wystarczy kilka dostaw tygodniowo, żeby go osiągnąć. Producenci produktów spożywczych pakują swoje wyroby w kartony zbiorcze zawierające od kilkudziesięciu gramów do kilkuset gramów tektury każdy. Przy obrocie kilkudziesięcioma SKU i kilkudziesięciu odbiorcami dzienna masa rozpakowywanych kartonów sięga łatwo 20–40 kilogramów.

Szczegółowe wyjaśnienie dotyczące tego, kiedy obowiązek ewidencji i sprawozdania BDO dla opakowań kartonowych faktycznie powstaje, znajdziesz w artykule: BDO kartony i opakowania — kiedy powstaje obowiązek ewidencji i sprawozdania.

Jak obliczono masę kartonów i folii — metodologia audytu

Ponieważ firma nie prowadziła żadnej ewidencji, konieczne było odtworzenie masy opakowań odpadowych na podstawie dostępnych dokumentów. Metodologia opierała się na trzech źródłach danych.

Faktury zakupowe od dostawców. Z faktur wyliczono wolumen zamówionych produktów w podziale na dostawców. Następnie dla każdego dostawcy oszacowano wskaźnik opakowania — ile kilogramów kartonu przypada na 1000 zł wartości towaru lub na 1 paletę produktu. Wskaźniki były zróżnicowane: produkty sypkie i konserwy mają cięższe opakowania zbiorcze niż na przykład produkty cukiernicze czy przekąski.

Faktury za wywóz odpadów. Firma oddawała makulaturę do kontenera, za który płaciła firmie zajmującej się odpadami. Z faktur za wywóz wynikało, że kontener o pojemności 1100 litrów był opróżniany średnio dwa razy w tygodniu. Przyjmując gęstość nasypową sprasowanego kartonu na poziomie 80–120 kg/m³, uzyskano szacunek masy rocznej na poziomie 6,5–9 ton. Jako wartość bazową przyjęto 8 ton.

Kontrolna weryfikacja przez ważenie. W trakcie tygodnia audytowego pracownicy magazynu ważyli kartony przed wyrzuceniem — łącznie 5 dni roboczych. Średnia dobowa wyniosła 34 kg. W skali roku (240 dni roboczych) daje to 8,16 tony — wynik zgodny z szacunkiem z faktur.

Podobnie obliczono masę folii stretch. Tygodniowe ważenie wykazało średnio 7,4 kg folii dziennie — rocznie około 1,8 tony. To wystarczyło do przekroczenia progu 1 tony dla opakowań z tworzyw sztucznych.

Miesięczna tabela masy odpadów opakowaniowych — wyniki audytu

Na podstawie sezonowości sprzedaży (wyższa w okresach świątecznych, niższa w lipcu–sierpniu) oszacowano miesięczny rozkład masy odpadów za rok 2024:

Łączna masa odpadów opakowaniowych za 2024 rok wyniosła ponad 10 ton — ośmiokrotnie więcej niż próg 1 tony dla kartonów i blisko dwukrotnie więcej niż próg dla folii. Obowiązek rejestracji w BDO i prowadzenia KEO istniał przez cały rok. Co istotne, podobna sytuacja dotyczyła też lat 2022 i 2023 — firma działała wtedy w porównywalnej skali.

Co wdrożono i w jakim czasie?

Po potwierdzeniu obowiązku BDO firma przystąpiła do regularizacji sytuacji. Proces przebiegał etapami i trwał łącznie cztery tygodnie.

Tydzień 1 — rejestracja w systemie BDO. Złożono wniosek o wpis do rejestru BDO jako wytwórca odpadów w zakresie działalności hurtowej. Wniosek online przez portal bdo.mos.gov.pl wymaga podania danych firmy, rodzaju prowadzonej działalności oraz rodzajów wytwarzanych odpadów z kodami. Urząd marszałkowski rozpatrzył wniosek w ciągu 8 dni roboczych. Firma uzyskała numer rejestrowy BDO.

Tydzień 2 — odtworzenie KEO za lata 2022–2024. Na podstawie danych z audytu (faktury zakupowe, faktury za wywóz odpadów, wyniki ważenia) wystawiono karty ewidencji odpadów wstecznie za trzy lata. KEO dla kodu 15 01 01 (kartony) i 15 01 02 (folia) zostały wprowadzone do systemu BDO z datami zgodnymi z faktycznym wytworzeniem odpadów. Jednocześnie nawiązano kontakt z firmą odbierającą makulaturę — odbiorca potwierdził, że ma wpis BDO z odpowiednimi uprawnieniami do odbioru tych odpadów.

Tydzień 3 — zaległe sprawozdania roczne. Złożono sprawozdania roczne za lata 2022, 2023 i 2024. Każde sprawozdanie obejmowało masę opakowań wytworzonych jako odpady w danym roku. Sprawozdania złożone po terminie (termin to 15 marca roku następnego) zawierały adnotację o korekcie i opóźnieniu z powodu błędnej kwalifikacji obowiązku. To ważny element dokumentacji naprawczej.

Tydzień 4 — wdrożenie procedury bieżącej ewidencji. Wprowadzono prosty system miesięczny: jeden wyznaczony pracownik waży worki z kartonami i folią przy każdym oddaniu do kontenera i wpisuje masę do arkusza. Suma miesięczna trafia do systemu BDO jako wpis KEO. Nie wymaga to żadnego specjalistycznego oprogramowania — wystarczy waga przemysłowa i arkusz kalkulacyjny.

Umów bezpłatną konsultację →

Jakie konsekwencje miało złożenie zaległych sprawozdań?

Złożenie zaległych sprawozdań po terminie nie skutkuje automatyczną karą — inspekcja musi wszcząć postępowanie i wykazać naruszenie. W przypadku tej hurtowni nie było ani kontroli, ani wszczętego postępowania. Firma działała prewencyjnie, zanim jakikolwiek organ stwierdził naruszenie.

W praktyce złożenie zaległych sprawozdań z własnej inicjatywy jest traktowane przez organy znacznie łagodniej niż sytuacja, gdy naruszenie zostaje odkryte podczas kontroli. Nie ma gwarancji, że postępowanie nie zostanie wszczęte — szczególnie jeśli organ dowie się o zaległościach z innego źródła — ale dobrowolna regularizacja jest silnym argumentem w ewentualnym postępowaniu wyjaśniającym.

O tym, jakie kary grożą za niezłożone sprawozdanie i jak naprawić zaległości, piszemy szczegółowo w artykule: Sprawozdanie roczne BDO — co grozi i jak naprawić zaległości.

Jak prawidłowo prowadzić KEO dla hurtowni spożywczej?

Karta ewidencji odpadów (KEO) w systemie BDO musi być prowadzona dla każdego kodu odpadu osobno. Dla typowej hurtowni spożywczej oznacza to co najmniej dwie KEO — dla kartonów (15 01 01) i folii (15 01 02). Jeśli firma wytwarza też szkło opakowaniowe (15 01 07) lub opakowania metalowe (15 01 04) w masie przekraczającej 1 tonę rocznie, dla każdego z tych kodów potrzebna jest osobna karta.

W KEO odnotowuje się każde zdarzenie ewidencyjne — czyli każdą chwilę, gdy odpady opuszczają teren firmy i trafiają do odbiorcy. W praktyce dla hurtowni oznacza to wpisy cotygodniowe lub dwutygodniowe, zgodnie z częstotliwością odbioru przez firmę zajmującą się odpadami. Każdy wpis powinien zawierać: datę zdarzenia, masę odpadów w kilogramach, nazwę i numer rejestrowy odbiorcy.

Pełne wyjaśnienie zasad prowadzenia KEO i KPO w systemie BDO, w tym różnicę między ewidencją uproszczoną a pełną, znajdziesz w artykule: KEO i KPO w systemie BDO — jak prawidłowo prowadzić ewidencję odpadów.

Wnioski: co powinna zrobić hurtownia spożywcza, która nie ma wpisu BDO?

Hurtownie spożywcze bardzo często pomijają obowiązki wynikające z ustawy o odpadach, bo nie kojarzą swojej działalności z „wytwarzaniem odpadów”. Tymczasem każda firma, która codziennie rozpakuje kilkadziesiąt lub kilkaset kartonów z dostawami, jest wytwórcą odpadów opakowaniowych w rozumieniu przepisów.

Pierwszym krokiem jest obliczenie masy kartonów i folii generowanych rocznie. Można to zrobić na podstawie faktur za wywóz odpadów, przez tydzień ważenia odpadów przy oddawaniu do kontenera, lub szacunkowo na podstawie wolumenu zakupów i wskaźników opakowania. Jeśli wynik przekracza 1 tonę dla jakiegokolwiek rodzaju opakowania — obowiązek rejestracji w BDO już istnieje lub istniał w przeszłości.

Jeśli firma działa bez wpisu BDO od kilku lat, konieczne jest odtworzenie ewidencji i złożenie zaległych sprawozdań. Im szybciej to nastąpi — tym lepiej. Każdy rok bez sprawozdania to odrębne naruszenie, które może być podstawą do odrębnej kary administracyjnej. Jednoczesne złożenie zaległości za trzy lata z jednym wyjaśnieniem jest prostsze i mniej ryzykowne niż odkrycie naruszenia przez inspekcję.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja hurtownia przekracza próg BDO — wyliczenia wykonamy podczas bezpłatnej konsultacji.

Umów bezpłatną konsultację →

Piotr Chudeusz · Ekspert ds. BDO, KOBiZE i rozliczeń środowiskowych

10+ lat obsługi firm w rejestrze BDO · Ostatnia weryfikacja: lipiec 2026 r.