Opublikowano: · Ostatnia weryfikacja: · Podstawa prawna: Ustawa o odpadach Dz.U. 2022 poz. 699, art. 67–71
KEO (Karta Ewidencji Odpadów) to dokument prowadzony przez wytwórcę lub posiadacza odpadów dla każdego kodu odpadu z osobna — rejestruje ilości odpadów w danym roku ewidencyjnym. KPO (Karta Przekazania Odpadów) to dokument wystawiany przy każdym przekazaniu odpadów innemu podmiotowi podczas transportu. Oba dokumenty są obowiązkowe dla firm wpisanych do rejestru BDO i prowadzone wyłącznie w systemie e-BDO. Mylenie tych dwóch dokumentów lub prowadzenie tylko jednego z nich to najczęstszy błąd ewidencyjny skutkujący karą administracyjną nawet do 1 000 000 zł.
Czym jest KEO i kto ma obowiązek jej prowadzenia?
Karta Ewidencji Odpadów (KEO) to podstawowy dokument ewidencji odpadów prowadzony przez wytwórcę lub posiadacza odpadów. Obowiązek jej prowadzenia wynika z art. 67 ustawy o odpadach (Dz.U. 2022 poz. 699). KEO zakłada się dla każdego rodzaju odpadu oddzielnie — to znaczy dla każdego kodu odpadu z katalogu odpadów.
Obowiązek prowadzenia KEO dotyczy przede wszystkim:
- wytwórców odpadów prowadzących działalność gospodarczą wpisanych do rejestru BDO,
- posiadaczy odpadów prowadzących zbieranie lub przetwarzanie odpadów,
- transportujących odpady — w zakresie dokumentów KPO.
Zwolnienie z obowiązku ewidencji dotyczy wyłącznie podmiotów, które wytwarzają wyłącznie odpady ujęte w rozporządzeniu Ministra Klimatu z 23 grudnia 2019 r. w sprawie rodzajów i ilości odpadów, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji. Jeśli firma jest wpisana do BDO i wytwarza odpady spoza tej listy, musi prowadzić KEO.
Ważna zasada: jeden kod odpadu = jedna karta KEO na dany rok ewidencyjny. Firma wytwarzająca odpady z papieru (20 01 01), plastiku (20 01 39) i odpadów mieszanych (20 03 01) prowadzi trzy odrębne karty KEO.
Czym jest KPO i kiedy należy ją wystawić?
Karta Przekazania Odpadów (KPO) to dokument towarzyszący przekazaniu odpadów między podmiotami — wytwórcą a transportującym lub przyjmującym odpady. Podstawa prawna to art. 68 ustawy o odpadach.
KPO wystawia wytwórca lub posiadacz odpadów przed rozpoczęciem transportu. Dokument ten potwierdza, że odpady zostały legalnie przekazane, a firma odbierająca przejmuje odpowiedzialność za ich dalsze zagospodarowanie. Bez aktywnej KPO w systemie e-BDO transportujący nie powinien zabrać odpadów z terenu firmy.
Proces wystawienia KPO w systemie e-BDO przebiega następująco:
- Wytwórca wystawia KPO w systemie e-BDO, wskazując kod odpadu, masę, transportującego i przejmującego.
- Transportujący potwierdza odbiór odpadów — ma na to 10 dni roboczych.
- Przejmujący (np. firma utylizacyjna) potwierdza przejęcie odpadów — ma na to 10 dni roboczych od potwierdzenia transportu.
Niezatwierdzony łańcuch potwierdzeń oznacza niezamkniętą KPO, co jest traktowane przez inspekcję środowiskową jako brak dokumentacji przekazania odpadów.
Przykład z praktyki
Firma produkcyjna „Metaltech Sp. z o.o.” z Wrocławia — błąd ewidencyjny wykryty podczas kontroli WIOŚ
Firma prowadzi produkcję metalową i oddaje odpady do firmy utylizacyjnej raz na kwartał. W systemie e-BDO wystawiano wyłącznie KPO przy każdym odbiorze, nie prowadząc kart KEO. Kontrola WIOŚ wykazała brak rocznych kart ewidencji dla 4 kodów odpadów (17 04 05, 12 01 01, 15 01 04, 20 03 01). Nałożona kara administracyjna wyniosła 18 000 zł. Firma musiała uzupełnić zaległą ewidencję i złożyć korektę sprawozdania rocznego za poprzedni rok.
Jak KEO i KPO różnią się od siebie — tabela porównawcza
| Cecha | KEO | KPO |
|---|---|---|
| Pełna nazwa | Karta Ewidencji Odpadów | Karta Przekazania Odpadów |
| Cel dokumentu | Ewidencja ilości odpadów w roku | Potwierdzenie przekazania odpadów |
| Kto wystawia | Wytwórca / posiadacz odpadów | Wytwórca / posiadacz odpadów |
| Częstotliwość | Jedna karta na rok na każdy kod | Każde przekazanie = nowa KPO |
| Podstawa prawna | Art. 67 ustawy o odpadach | Art. 68 ustawy o odpadach |
| Czy zastępuje KEO? | — | Nie — oba obowiązki są niezależne |
| Gdzie prowadzona | Wyłącznie w systemie e-BDO | Wyłącznie w systemie e-BDO |
Jak założyć i prowadzić KEO w systemie e-BDO — krok po kroku
System e-BDO dostępny jest pod adresem rejestr-bdo.mos.gov.pl. Poniżej opis procedury dla wytwórcy odpadów zakładającego nową kartę ewidencji.
- Logowanie do systemu e-BDO — używając numeru BDO i danych dostępowych podmiotu. Każdy pracownik uprawniony do prowadzenia ewidencji powinien mieć własne konto użytkownika przypisane do konta firmy.
- Przejście do modułu Ewidencja — w panelu głównym należy wybrać zakładkę „Ewidencja odpadów” (dla wytwórców).
- Dodanie nowej karty KEO — przycisk „Nowa KEO”, następnie wybór roku ewidencyjnego (standardowo bieżący rok) oraz kodu odpadu z listy. System weryfikuje, czy firma ma uprawnienie do ewidencjonowania danego kodu odpadów.
- Uzupełnianie wpisów — w ciągu roku należy regularnie dodawać wpisy o ilościach wytworzonych odpadów oraz sposobie ich zagospodarowania (przekazanie, zbieranie, przetwarzanie). Każdy wpis musi zawierać datę, masę odpadów w Mg (tonach) oraz informację o miejscu wytworzenia.
- Powiązanie z KPO — przy przekazaniu odpadów system automatycznie łączy dane z KPO z odpowiednią kartą KEO, pod warunkiem że oba dokumenty dotyczą tego samego kodu odpadu.
Wpisy w KEO należy uzupełniać na bieżąco — nie ma możliwości hurtowego dodawania danych z długiego okresu bezpośrednio przed złożeniem sprawozdania rocznego bez ryzyka niezgodności z KPO i innymi dokumentami.
Najczęstsze błędy firm w ewidencji KEO i KPO
Na podstawie doświadczeń z obsługi firm w systemie BDO można wskazać kilka powtarzających się problemów ewidencyjnych:
1. Brak karty KEO przy regularnym wystawianiu KPO
Firma przekazuje odpady cztery razy w roku i za każdym razem wystawia KPO. Tymczasem nie prowadzi żadnej karty KEO. W ocenie inspekcji środowiskowej brak KEO to brak ewidencji — nawet jeśli KPO zostały prawidłowo wystawione i potwierdzone.
2. Jedna karta KEO na wszystkie kody odpadów
Część firm zakłada jedną kartę KEO i wpisuje do niej odpady o różnych kodach. Jest to niezgodne z przepisami — art. 67 ust. 1 ustawy o odpadach wymaga odrębnej karty dla każdego rodzaju odpadu.
3. Nieprawidłowa jednostka masy
System e-BDO przyjmuje masę odpadów w Mg (megagramach = tonach). Wprowadzenie danych w kilogramach bez przeliczenia prowadzi do zaniżenia ilości odpadów i niezgodności ze sprawozdaniem rocznym.
4. Brak potwierdzenia KPO przez przejmującego
Wytwórca wystawia KPO i uważa obowiązek za spełniony. Tymczasem jeśli firma odbierająca odpady nie potwierdzi KPO w systemie w ciągu 10 dni roboczych, dokument pozostaje niezamknięty i nie stanowi pełnowartościowego dowodu przekazania odpadów.
5. Ewidencja prowadzona poza systemem e-BDO
Od 1 stycznia 2023 r. prowadzenie ewidencji w formie papierowej jest niedopuszczalne dla podmiotów zobowiązanych do rejestracji w BDO. Wszelkie karty KEO i KPO muszą być prowadzone wyłącznie elektronicznie w systemie e-BDO.
Więcej o konsekwencjach błędów ewidencyjnych oraz procedurze uzupełnienia zaległości opisano w artykule: Sprawozdanie roczne BDO — co grozi i jak naprawić zaległości.
KEO i KPO a obowiązki firm z branży handlowej i produkcyjnej
Firmy handlowe, szczególnie te wprowadzające produkty w opakowaniach, często nie są świadome, że obok obowiązku sprawozdawczego z tytułu opłaty produktowej mają również obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów opakowaniowych. Kartony po towarach, folia stretch, opakowania zbiorcze — to wszystko kody odpadów z grupy 15 01, dla których wytwórca powinien prowadzić KEO.
Szczegółowe omówienie tego zagadnienia, w tym tabela kodów odpadów opakowaniowych, dostępne jest w artykule: BDO — kartony i opakowania: kiedy obowiązek ewidencji i sprawozdania.
Przykład z praktyki
Firma handlowa „Agro-Plus Sp. z o.o.” z Poznania — obowiązek ewidencji odpadów opakowaniowych
Firma importuje środki ochrony roślin i dystrybuuje je do sklepów ogrodniczych. Posiada wpis do BDO z tytułu wprowadzania produktów w opakowaniach. Przez dwa lata składała terminowo sprawozdania z opłaty produktowej, jednak nie prowadziła KEO dla odpadów opakowaniowych (kartony magazynowe, folia, palety drewniane). Po konsultacji z naszym ekspertem firma uzupełniła zaległą ewidencję za poprzedni rok ewidencyjny i wdrożyła miesięczne wpisy w kartach KEO dla trzech kodów odpadów.
Jak sprawdzić, czy ewidencja BDO w firmie jest prawidłowa?
Przed złożeniem sprawozdania rocznego (termin: 15 marca za rok poprzedni) warto przeprowadzić wewnętrzny audyt ewidencji odpadów. Należy sprawdzić:
- czy dla każdego kodu odpadu wytwarzanego przez firmę istnieje aktywna karta KEO w systemie e-BDO,
- czy wszystkie wpisy w KEO są uzupełnione i masy odpadów podane w Mg,
- czy wszystkie wystawione KPO zostały potwierdzone przez transportującego i przejmującego,
- czy suma mas odpadów z KPO jest zgodna z sumą wpisów w odpowiedniej karcie KEO,
- czy firma nie zmieniła w ciągu roku kodów odpadów ani sposobu prowadzenia działalności, co mogłoby wymagać aktualizacji wpisu w BDO.
Niezgodności między KEO a sprawozdaniem rocznym lub niezamknięte KPO to sygnały alarmowe, które WIOŚ może zweryfikować podczas kontroli. Więcej o kompletnej ewidencji odpadów oraz obowiązkach sprawozdawczych można przeczytać na stronie: Ewidencja odpadów — kompletny przewodnik.
Najczęstsze pytania
Kto ma obowiązek prowadzić KEO?
Każdy wytwórca odpadów wpisany do rejestru BDO ma obowiązek prowadzić Kartę Ewidencji Odpadów (KEO) w systemie e-BDO. Dotyczy to firm produkujących odpady w ramach działalności gospodarczej, niezależnie od ich ilości — z wyjątkiem podmiotów zwolnionych z ewidencji na podstawie rozporządzenia Ministra Klimatu z 23 grudnia 2019 r.
Czym różni się KEO od KPO?
KEO to karta ewidencji prowadzona przez wytwórcę lub posiadacza odpadów dla każdego kodu odpadu — dokumentuje ilości odpadów w danym roku ewidencyjnym. KPO to karta przekazania odpadów, wystawiana przy każdym przekazaniu odpadów transportującemu lub przejmującemu. KEO prowadzi się ciągle przez cały rok, KPO wystawia się dla każdej transakcji przekazania. Prowadzenie wyłącznie KPO bez KEO jest niezgodne z przepisami.
Ile czasu mam na wystawienie KPO?
KPO należy wystawić w systemie e-BDO przed rozpoczęciem transportu odpadów. Wytwórca lub posiadacz odpadów potwierdza transport, a transportujący i przejmujący mają 10 dni roboczych na potwierdzenie odbioru w systemie. Niedotrzymanie tych terminów prowadzi do niezamkniętej karty KPO, która nie stanowi pełnowartościowego dowodu przekazania odpadów.
Co grozi za brak ewidencji KEO lub KPO?
Brak prowadzenia ewidencji odpadów lub nieprawidłowe wypełnianie KEO i KPO zagrożone jest karą administracyjną od 5 000 do 1 000 000 zł na podstawie art. 194 ustawy o odpadach (Dz.U. 2022 poz. 699). Kara nakładana jest przez WIOŚ w drodze decyzji administracyjnej po przeprowadzeniu kontroli. Dodatkowo firma może zostać zobowiązana do uzupełnienia zaległej ewidencji i korekty sprawozdania rocznego.
Jak dodać nową kartę KEO w systemie e-BDO?
W systemie e-BDO należy zalogować się na konto firmy, przejść do modułu Ewidencja, wybrać opcję Nowa KEO, następnie wybrać rok ewidencji i kod odpadu zgodnie z katalogiem odpadów. Każdy kod odpadu wymaga odrębnej karty KEO. Wpisy o masach odpadów należy uzupełniać na bieżąco w ciągu roku, podając masę w Mg (megagramach).
Czy firma z opłatą produktową (kartony, opakowania) też musi prowadzić KEO?
Tak, jeśli firma wytwarza odpady opakowaniowe lub poużytkowe i jest wpisana do BDO, ma obowiązek prowadzić KEO dla kodów odpadów powstających z opakowań (np. 15 01 01 dla papieru i tektury, 15 01 06 dla opakowań mieszanych). Obowiązek ewidencji jest całkowicie odrębny od obowiązku sprawozdawczego z tytułu wprowadzania produktów w opakowaniach i musi być spełniany niezależnie.
Piotr Chudeusz · Ekspert ds. BDO, KOBiZE i rozliczeń środowiskowych
10+ lat obsługi firm w rejestrze BDO · Ostatnia weryfikacja: lipiec 2026 r.
Najważniejsze informacje
- Array
Status aktualności
Opinie klientów
Obsługa BDO i KOBiZE od ponad 2 lat. Zero problemów z terminami, dokumenty zawsze w porządku. Polecam każdej firmie, która nie chce ryzykować kontroli.
Raport KOBiZE za flotę 8 samochodów złożony w 2 dni robocze. Fachowo, bez zbędnych pytań z mojej strony. Profesjonalna firma.
Miałem zaległe sprawozdania BDO za 3 lata. Wszystko uregulowane bez kary dzięki wyjaśnieniom złożonym razem ze spóźnionymi raportami. Dziękuję za pomoc.
Średnia ocena: 5,0 / 5,0 na podstawie 3 opinii
Masz pytania o BDO, KOBiZE lub PPWR? Skonsultuj się z ekspertem — bezpłatnie.
Umów bezpłatną konsultację →
