KEO i KPO w systemie BDO — jak prowadzić ewidencję odpadów prawidłowo

Ewidencję odpadów w systemie BDO, czyli KEO (karta ewidencji odpadów) i KPO (karta przekazania odpadów), prowadzi na bieżąco posiadacz odpadów (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach), a KEO prowadzi się osobno dla każdego kodu odpadów (art. 70 ust. 1 tej ustawy). Wytwórca odpadów niebezpiecznych do 100 kg rocznie albo odpadów innych niż niebezpieczne, niebędących komunalnymi, do 5 ton rocznie może prowadzić ewidencję uproszczoną, wyłącznie z użyciem KPO (art. 71 pkt 1 tej ustawy).

Czym różni się KEO od KPO?

KEO to karta ewidencji odpadów, a KPO to karta przekazania odpadów. Oba dokumenty są wymienione wśród rodzajów dokumentów ewidencji odpadów w art. 67 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach. Ustawa wymienia łącznie siedem rodzajów dokumentów ewidencji (art. 67 ust. 1 tej ustawy). Poza KPO i KEO są to: karta ewidencji komunalnych osadów ściekowych, karta ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, karta ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji, karta ewidencji odpadów niebezpiecznych (dla sprzedawcy odpadów i pośrednika w obrocie odpadami niebędących posiadaczami odpadów) oraz karta przekazania odpadów komunalnych (dla podmiotów w łańcuchu odpadów komunalnych, zamiast zwykłej KPO). Szczegółowy opis karty znajdziesz w artykule Co to jest KEO – karta ewidencji odpadów, a o podziale ról przy KPO w tekście Kto wystawia KPO – wytwórca czy odbiorca.

Którą kartę prowadzi Twoja firma?

Posiadacz odpadów prowadzi KEO odrębnie dla każdego rodzaju, czyli kodu odpadów, a nie jedną zbiorczą kartę dla całej działalności (art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach). Warsztat, sklep czy biuro, które wytwarzają odpady o trzech różnych kodach, prowadzą więc trzy KEO, chyba że mieszczą się w uproszczonej ewidencji z art. 71 tej ustawy albo korzystają ze zwolnienia z art. 66 ust. 4. Pomoże w tym artykuł o kodach odpadów w BDO.

Uproszczona ewidencja z art. 71 ustawy o odpadach nie zwalnia z ewidencji, tylko upraszcza jej formę do samej KPO. To odrębny test od zwolnień z art. 66 ust. 4 tej ustawy, więc firma może nie być zwolniona z ewidencji, a jednocześnie móc prowadzić ją w formie uproszczonej. Warto sprawdzić w katalogu odpadów, ile kodów faktycznie wytwarza Twoja firma, i porównać roczne masy z progami z art. 71.

Jak często wpisywać dane do KEO?

Ustawa o odpadach nakazuje prowadzić ewidencję „na bieżąco” (art. 66 ust. 1) i nie wyznacza stałego terminu wpisów do KEO, na przykład miesięcznego. Dawny wymóg wpisu po zakończeniu miesiąca (art. 70 ust. 2) uchylono z dniem 1 stycznia 2020 r. Ustawa nie definiuje pojęcia „na bieżąco” ani nie podaje liczby dni, więc nie należy przyjmować żadnego konkretnego terminu jako wymogu ustawowego. Dla KPO i karty przekazania odpadów komunalnych obowiązują odrębne momenty z art. 69 i art. 71a tej ustawy. KPO sporządza posiadacz odpadów, który przekazuje odpady następnemu posiadaczowi albo do własnych miejsc zbierania lub przetwarzania, przed rozpoczęciem transportu (art. 69 ust. 1 ustawy o odpadach). Kierujący środkiem transportu musi mieć w trakcie transportu potwierdzenie wygenerowane z BDO (art. 69 ust. 1a), przejmujący odpady niezwłocznie potwierdza w BDO ich przejęcie (art. 69 ust. 3), a transportujący niezwłocznie po zakończeniu potwierdza transport (art. 69 ust. 3b). KPO nie trzeba sporządzać, jeżeli jeden z posiadaczy odpadów nie jest objęty obowiązkiem prowadzenia ewidencji odpadów (art. 69 ust. 4). Kartę przekazania odpadów komunalnych sporządza się odrębnie dla każdego ładunku danego rodzaju odpadów (art. 71a tej ustawy).

Jakie są wyjątki i przypadki brzegowe?

• Art. 66 ust. 4-5 ustawy o odpadach przewiduje katalog zwolnień z ewidencji, m.in. dla wytwórców odpadów komunalnych. Zanim założysz, że zwolnienie Cię dotyczy, warto sprawdzić jego warunki w tym przepisie.
• Gdy wytwórcy korzystają ze wspólnego lokalu, mogą przenieść odpowiedzialność za odpady na jednego z nich lub na wynajmującego, a wtedy ewidencję wytwarzanych odpadów prowadzi ten podmiot (art. 66 ust. 2 w zw. z art. 28 ust. 1 ustawy o odpadach). Przeniesienie wymaga umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 28 ust. 2). Nie jest to ogólna możliwość przekazania ewidencji usługodawcy.
• Podmioty z łańcucha odpadów komunalnych używają karty przekazania odpadów komunalnych, a nie zwykłej KPO (art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy o odpadach).

Przy robotach budowlanych pytanie o to, kto ewidencjonuje, rozstrzyga się według roli podmiotu, co opisujemy w tekście Podwykonawca wywozi odpady z budowy – kto wystawia kartę i kto ewidencjonuje.

Co grozi za błędy w ewidencji?

Nieprowadzenie ewidencji odpadów albo prowadzenie jej nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym podlega administracyjnej karze pieniężnej od 1000 zł do 1 000 000 zł (art. 194 ust. 1 pkt 5b w zw. z ust. 3 ustawy o odpadach). Karę wymierza w drodze decyzji wojewódzki inspektor ochrony środowiska (art. 196 tej ustawy). Dotyczy to podmiotów obowiązanych do ewidencji, które nie są zwolnione na podstawie art. 66 ust. 4.

Co zrobić teraz?

1. Ustal, czy jesteś posiadaczem odpadów (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach), czy podmiotem, o którym mowa w art. 66 ust. 2-3 tej ustawy.

2. Spisz kody odpadów, które faktycznie wytwarzasz, i dla każdego prowadź osobną KEO (art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach), chyba że mieścisz się w progach z art. 71.

3. Przy wątpliwościach co do kodów lub kart skorzystaj z pomocy biura środowiskowego. Zakres usługi opisuje strona ewidencja odpadów w BDO. Przykład praktyczny znajdziesz w studium przypadku firmy sprzątającej.

Czym jest KPO i kiedy należy ją wystawić?

Karta Przekazania Odpadów (KPO) to dokument towarzyszący przekazaniu odpadów między podmiotami — wytwórcą a transportującym lub przyjmującym odpady. Podstawa prawna to art. 68 ustawy o odpadach.

KPO wystawia wytwórca lub posiadacz odpadów przed rozpoczęciem transportu. Dokument ten potwierdza, że odpady zostały legalnie przekazane, a firma odbierająca przejmuje odpowiedzialność za ich dalsze zagospodarowanie. Bez aktywnej KPO w systemie e-BDO transportujący nie powinien zabrać odpadów z terenu firmy.

Proces wystawienia KPO w systemie e-BDO przebiega następująco:

1. Wytwórca wystawia KPO w systemie e-BDO, wskazując kod odpadu, masę, transportującego i przejmującego.
2. Transportujący potwierdza w systemie wykonanie transportu niezwłocznie po jego zakończeniu (art. 69 ust. 3b).
3. Przejmujący (np. firma utylizacyjna) potwierdza przejęcie odpadów niezwłocznie, każdorazowo po przejęciu odpadów (art. 69 ust. 3 ustawy o odpadach).

Niezatwierdzony łańcuch potwierdzeń oznacza niezamkniętą KPO, co jest traktowane przez inspekcję środowiskową jako brak dokumentacji przekazania odpadów.

Jak KEO i KPO różnią się od siebie — tabela porównawcza

Jak założyć i prowadzić KEO w systemie e-BDO — krok po kroku

System e-BDO dostępny jest pod adresem rejestr-bdo.mos.gov.pl. Poniżej opis procedury dla wytwórcy odpadów zakładającego nową kartę ewidencji.

1. Logowanie do systemu e-BDO — używając numeru BDO i danych dostępowych podmiotu. Każdy pracownik uprawniony do prowadzenia ewidencji powinien mieć własne konto użytkownika przypisane do konta firmy.
2. Przejście do modułu Ewidencja — w panelu głównym należy wybrać zakładkę „Ewidencja odpadów” (dla wytwórców).
3. Dodanie nowej karty KEO — przycisk „Nowa KEO”, następnie wybór roku ewidencyjnego (standardowo bieżący rok) oraz kodu odpadu z listy. System weryfikuje, czy firma ma uprawnienie do ewidencjonowania danego kodu odpadów.
4. Uzupełnianie wpisów — w ciągu roku należy regularnie dodawać wpisy o ilościach wytworzonych odpadów oraz sposobie ich zagospodarowania (przekazanie, zbieranie, przetwarzanie). Każdy wpis musi zawierać datę, masę odpadów w Mg (tonach) oraz informację o miejscu wytworzenia.
5. Powiązanie z KPO — przy przekazaniu odpadów system automatycznie łączy dane z KPO z odpowiednią kartą KEO, pod warunkiem że oba dokumenty dotyczą tego samego kodu odpadu.

Wpisy w KEO należy uzupełniać na bieżąco — nie ma możliwości hurtowego dodawania danych z długiego okresu bezpośrednio przed złożeniem sprawozdania rocznego bez ryzyka niezgodności z KPO i innymi dokumentami.

Umów bezpłatną konsultację →

Najczęstsze błędy firm w ewidencji KEO i KPO

Na podstawie doświadczeń z obsługi firm w systemie BDO można wskazać kilka powtarzających się problemów ewidencyjnych:

1. Brak karty KEO przy regularnym wystawianiu KPO
Firma przekazuje odpady cztery razy w roku i za każdym razem wystawia KPO. Tymczasem nie prowadzi żadnej karty KEO. W ocenie inspekcji środowiskowej brak KEO to brak ewidencji — nawet jeśli KPO zostały prawidłowo wystawione i potwierdzone.

2. Jedna karta KEO na wszystkie kody odpadów
Część firm zakłada jedną kartę KEO i wpisuje do niej odpady o różnych kodach. Jest to niezgodne z przepisami — art. 67 ust. 1 ustawy o odpadach wymaga odrębnej karty dla każdego rodzaju odpadu.

3. Nieprawidłowa jednostka masy
System e-BDO przyjmuje masę odpadów w Mg (megagramach = tonach). Wprowadzenie danych w kilogramach bez przeliczenia prowadzi do zaniżenia ilości odpadów i niezgodności ze sprawozdaniem rocznym.

4. Brak potwierdzenia KPO przez przejmującego
Wytwórca wystawia KPO i uważa obowiązek za spełniony. Tymczasem jeśli firma odbierająca odpady nie potwierdzi KPO w systemie, dokument pozostaje niezamknięty i nie stanowi pełnowartościowego dowodu przekazania odpadów.

5. Ewidencja prowadzona poza systemem e-BDO
Od 1 stycznia 2023 r. prowadzenie ewidencji w formie papierowej jest niedopuszczalne dla podmiotów zobowiązanych do rejestracji w BDO. Wszelkie karty KEO i KPO muszą być prowadzone wyłącznie elektronicznie w systemie e-BDO.

Więcej o konsekwencjach błędów ewidencyjnych oraz procedurze uzupełnienia zaległości opisano w artykule: Sprawozdanie roczne BDO — co grozi i jak naprawić zaległości.

KEO i KPO a obowiązki firm z branży handlowej i produkcyjnej

Firmy handlowe, szczególnie te wprowadzające produkty w opakowaniach, często nie są świadome, że obok obowiązku sprawozdawczego z tytułu opłaty produktowej mają również obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów opakowaniowych. Kartony po towarach, folia stretch, opakowania zbiorcze — to wszystko kody odpadów z grupy 15 01, dla których wytwórca powinien prowadzić KEO.

Szczegółowe omówienie tego zagadnienia, w tym tabela kodów odpadów opakowaniowych, dostępne jest w artykule: BDO — kartony i opakowania: kiedy obowiązek ewidencji i sprawozdania.

Jak sprawdzić, czy ewidencja BDO w firmie jest prawidłowa?

Przed złożeniem sprawozdania rocznego (termin: 15 marca za rok poprzedni) warto przeprowadzić wewnętrzny audyt ewidencji odpadów. Należy sprawdzić:

• czy dla każdego kodu odpadu wytwarzanego przez firmę istnieje aktywna karta KEO w systemie e-BDO,
• czy wszystkie wpisy w KEO są uzupełnione i masy odpadów podane w Mg,
• czy wszystkie wystawione KPO zostały potwierdzone przez transportującego i przejmującego,
• czy suma mas odpadów z KPO jest zgodna z sumą wpisów w odpowiedniej karcie KEO,
• czy firma nie zmieniła w ciągu roku kodów odpadów ani sposobu prowadzenia działalności, co mogłoby wymagać aktualizacji wpisu w BDO.

Niezgodności między KEO a sprawozdaniem rocznym lub niezamknięte KPO to sygnały alarmowe, które WIOŚ może zweryfikować podczas kontroli. Więcej o kompletnej ewidencji odpadów oraz obowiązkach sprawozdawczych można przeczytać na stronie: Ewidencja odpadów — kompletny przewodnik.

Umów bezpłatną konsultację →

Zobacz też

• Piotr Chudeusz