Jak prowadzić kartę ewidencji odpadów w BDO
Piotr Chudeuszekspert ds. BDO, KOBiZE i ISOAktualizacjaCzytanie6 minStan prawny na 12 października 2026Kartę ewidencji odpadów (KEO) w BDO prowadzi posiadacz odpadów obowiązany do ewidencji, osobno dla każdego rodzaju (kodu) odpadów, a nie jedną kartę dla całej działalności (art. 66 ust. 1 i art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach). Ewidencję prowadzi się na bieżąco (art. 66 ust. 1), a ustawa nie wyznacza stałego terminu wpisów do KEO.
KEO, tak jak pozostałe dokumenty ewidencji odpadów, sporządza się wyłącznie za pośrednictwem indywidualnego konta w systemie BDO i nie wymaga to podpisu (art. 67 ust. 5 i 6 ustawy o odpadach). Gdy awaria systemu BDO uniemożliwia sporządzanie dokumentów elektronicznie, kartę prowadzi się na czas awarii w formie papierowej lub elektronicznej poza BDO, a jej dane wprowadza się do BDO niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później niż w terminie 30 dni (art. 67 ust. 7 i 10 ustawy o odpadach).
Kto prowadzi kartę ewidencji odpadów?
Obowiązek ewidencji spoczywa na posiadaczu odpadów. Prowadzi on na bieżąco ich ilościową i jakościową ewidencję, zgodnie z katalogiem odpadów (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1328). Od tej zasady są trzy odstępstwa:
- Gdy wytwórcy korzystają ze wspólnego lokalu i przenieśli odpowiedzialność za wytwarzane odpady na jednego z nich lub na wynajmującego, ewidencję wytwarzanych odpadów prowadzi podmiot, na który ją przeniesiono (art. 66 ust. 2 w zw. z art. 28 ust. 1). Przeniesienie wymaga umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 28 ust. 2). To wąski przypadek, a nie ogólna możliwość przekazania ewidencji usługodawcy.
- Sprzedawca odpadów i pośrednik w obrocie odpadami, którzy nie są posiadaczami odpadów, prowadzą na bieżąco ewidencję wyłącznie odpadów niebezpiecznych (art. 66 ust. 3). Robią to na karcie ewidencji odpadów niebezpiecznych (art. 67 ust. 1 pkt 2).
- Część podmiotów jest z ewidencji zwolniona na podstawie art. 66 ust. 4 i 5. Rodzaje i ilości odpadów objętych zwolnieniem wskazuje rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1644, obowiązuje od 1 stycznia 2025 r.). Zawęziło ono zwolnienie dla odpadów niebezpiecznych, a dla większości kodów odpadów innych niż niebezpieczne zwolnienie nadal działa.
Ile kart ewidencji odpadów trzeba prowadzić?
Posiadacz odpadów prowadzi KEO dla każdego rodzaju odpadów odrębnie (art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach, Dz.U. 2026 poz. 1328). Rodzaj odpadu to jego kod z katalogu odpadów. W praktyce zwykły wytwórca, np. warsztat, sklep czy biuro, zakłada jedną KEO na każdy kod odpadu, który faktycznie wytwarza, o ile nie korzysta ze zwolnienia z art. 66 ust. 4 ani z uproszczonej ewidencji z art. 71. Zbiorcza karta dla całej działalności nie spełnia tego wymogu.
Trzy szczególne warianty KEO prowadzą wyłącznie wskazane w przepisie podmioty (art. 70 ust. 1 pkt 1–3):
| Karta | Kto ją prowadzi |
|---|---|
| karta ewidencji komunalnych osadów ściekowych | wytwórca tych osadów |
| karta ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego | przedsiębiorca prowadzący zakład przetwarzania ZSEE |
| karta ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji | przedsiębiorca prowadzący stację demontażu lub punkt zbierania pojazdów |
Zwykły posiadacz tych rodzajów odpadów tych kart nie prowadzi. Dla niego zasadą pozostaje jedna KEO na kod.
Jakie dane zawiera karta ewidencji odpadów?
Wykaz danych wynika z art. 67 ust. 3 i 3b ustawy o odpadach. Brzmienie to obowiązuje od 1 stycznia 2020 r., a pole dotyczące produktów z odzysku (ust. 3 pkt 12) od 1 stycznia 2022 r. Nie wszystkie pola dotyczą każdego podmiotu.
| Dane w KEO | Kiedy wpisujesz |
|---|---|
| imię i nazwisko lub nazwa posiadacza odpadów, adres zamieszkania lub siedziby oraz adres miejsca prowadzenia działalności | w każdej karcie |
| numer rejestrowy BDO | w każdej karcie |
| NIP | o ile został nadany |
| dane sprzedawcy lub pośrednika | o ile przekazanie odbywa się z ich udziałem |
| imię i nazwisko osoby sporządzającej kartę | w przypadku KEO |
| rodzaj działalności w gospodarce odpadami (np. wytwarzanie, zbieranie, odzysk, unieszkodliwianie) | w każdej karcie |
| adres miejsca pochodzenia odpadów | z wyłączeniem wytwórców odpadów |
| masa lub sucha masa odpadów oraz kod i rodzaj odpadów | w każdej karcie |
| sposób gospodarowania odpadami | w przypadku posiadacza prowadzącego przetwarzanie |
| adres miejsca przeznaczenia odpadów | w każdej karcie |
| masa i rodzaj produktów oraz materiałów z odzysku | w przypadku posiadacza prowadzącego odzysk |
| procentowa zawartość PCB | jeżeli odpad zawiera PCB |
| masa odpadów wytworzonych, odebranych, przyjętych, zagospodarowanych we własnym zakresie lub przekazanych | w KEO |
Karty specjalne (osady, ZSEE, pojazdy, odpady niebezpieczne sprzedawcy lub pośrednika) mają dodatkowe, odrębne pola. Ich wykaz jest w art. 67 ust. 3c–4 i wykracza poza ten poradnik. Powyższy wykaz opisuje wymóg ustawowy, a nie układ formularzy w aplikacji BDO.
Jakie dokumenty ewidencji odpadów istnieją poza KEO?
Art. 67 ust. 1 ustawy o odpadach wymienia siedem dokumentów. Który z nich stosujesz, zależy od roli i rodzaju odpadów:
1. karta przekazania odpadów (KPO) – posiadacze odpadów, z wyłączeniem podmiotów z łańcucha odpadów komunalnych (art. 67 ust. 1 pkt 3), które stosują KPOK,
2. karta ewidencji odpadów (KEO),
3. karta ewidencji komunalnych osadów ściekowych,
4. karta ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
5. karta ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji,
6. karta ewidencji odpadów niebezpiecznych – sprzedawca i pośrednik niebędący posiadaczem odpadów,
7. karta przekazania odpadów komunalnych (KPOK) – podmioty w łańcuchu odpadów komunalnych, zamiast zwykłej KPO.
KPO i KPOK to dwa różne dokumenty, mimo podobnych nazw. KPO zawiera dodatkowo m.in. datę i godzinę rozpoczęcia transportu oraz numery rejestracyjne pojazdów (art. 67 ust. 3a). Momenty jej sporządzenia regulują odrębne przepisy art. 69. Szczegóły znajdziesz w poradniku KEO i KPO w systemie BDO.
Kiedy wpisywać dane do KEO?
Ustawa każe prowadzić ewidencję na bieżąco (art. 66 ust. 1), ale nie wyznacza stałego terminu wpisów do KEO, np. miesięcznego. Dawny wymóg wpisu po zakończeniu miesiąca (art. 70 ust. 2) został uchylony z dniem 1 stycznia 2020 r. (Dz.U. 2019 poz. 1403). Przepisy nie określają też, ile dni oznacza „na bieżąco”.
W praktyce nie warto więc odkładać wpisów na koniec okresu. Prowadzenie ewidencji nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym jest zagrożone administracyjną karą pieniężną (art. 194 ust. 1 pkt 5b ustawy o odpadach).
Czy uproszczona ewidencja zwalnia z prowadzenia KEO?
W czterech przypadkach z art. 71 pkt 1–3 ustawy o odpadach ewidencję prowadzi się wyłącznie na karcie przekazania odpadów, bez KEO:
| Podmiot | Warunek |
|---|---|
| wytwórca odpadów niebezpiecznych | do 100 kg rocznie |
| wytwórca odpadów innych niż niebezpieczne, niebędących komunalnymi | do 5 ton rocznie |
| transportujący odpady | wykonuje wyłącznie usługę transportu (próg nie jest ilościowy) |
| władający gruntem, na którym stosuje się komunalne osady ściekowe | stosowanie osadów na tym gruncie |
To nie jest zwolnienie z ewidencji z art. 66 ust. 4, tylko jej uproszczona forma. Są to dwa niezależne testy: możesz nie podlegać zwolnieniu, a mimo to kwalifikować się do ewidencji samą KPO. Uproszczenie nie znosi też obowiązku rocznego sprawozdania z art. 75 ust. 1. Zobacz też artykuły o BDO dla firm budowlanych i BDO dla salonu fryzjerskiego.
Co grozi za błędy w ewidencji?
Nieprowadzenie ewidencji odpadów albo prowadzenie jej nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym podlega administracyjnej karze pieniężnej od 1000 zł do 1 000 000 zł (art. 194 ust. 1 pkt 5b w zw. z ust. 3 ustawy o odpadach). Dotyczy to podmiotu obowiązanego do prowadzenia ewidencji, który nie jest zwolniony z art. 66 ust. 4. Karę wymierza w drodze decyzji wojewódzki inspektor ochrony środowiska. Art. 194 ust. 1 pkt 5b oraz ust. 3 w obecnym brzmieniu obowiązują od 23 września 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 1648). Więcej w artykule o karze za brak ewidencji odpadów.
Co zrobić teraz?
1. Sporządź listę kodów odpadów, które faktycznie wytwarzasz lub posiadasz.
2. Sprawdź, które z tych odpadów są objęte zwolnieniem z ewidencji (rozporządzenie Dz.U. 2024 poz. 1644) albo uproszczoną ewidencją z art. 71.
3. Dla każdego kodu, którego to nie dotyczy, załóż osobną KEO. Specjalne karty (osady, ZSEE, pojazdy) są potrzebne tylko wtedy, gdy jesteś podmiotem wskazanym w art. 70 ust. 1 pkt 1–3.
4. Uzupełnij pola z art. 67 ust. 3 i 3b, pamiętając o polach warunkowych.
5. Wpisuj dane na bieżąco i zgodnie ze stanem faktycznym. Przekazując odpady dalej, sporządzaj KPO zgodnie z art. 69.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce, zajrzyj do studium przypadku firmy sprzątającej. Zasady z art. 70 potwierdzisz w tekście jednolitym ustawy o odpadach.
Podstawa prawna i źródła
Autor
Piotr Chudeusz
ekspert ds. BDO, KOBiZE i ISO. Prowadzi sprawy BDO firm od 2010 roku.
