Ewidencja opakowań Opakowania policzone.
Przez cały rok.

Wprowadzający produkty w opakowaniach, czyli firma, która wprowadza produkty pod własnym oznaczeniem, pakuje cudzy produkt, importuje towar albo kupuje go w innym kraju UE i sprzedaje w Polsce. Kanał sprzedaży — sklep stacjonarny, internetowy czy marketplace — sam niczego nie przesądza. Liczy się, kto faktycznie wykonuje te czynności.

Sprawozdanie o produktach i opakowaniach składa się raz w roku, do 15 marca. Ewidencja to dane, z których to sprawozdanie powstaje: jakie opakowania, z jakiego materiału, ile ważą i ile ich trafiło na rynek. Bez bieżącej ewidencji sprawozdanie trzeba odtwarzać z faktur po fakcie — to najczęstsze źródło błędów i korekt.

- jednostkowe — te, w których klient dostaje produkt, - zbiorcze — zawierające kilka opakowań jednostkowych, - transportowe — służące do przewozu towaru, w tym kartony, folie i wypełniacze wysyłkowe. Każde opakowanie rozbijamy na materiały (np. papier, tworzywo, szkło, metal, drewno), bo sprawozdanie wymaga masy osobno dla każdego materiału.

Najprościej: ważymy wzór każdego rodzaju opakowania raz, zapisujemy masę materiałów i mnożymy przez liczbę sztuk z zestawienia sprzedaży. Przy imporcie korzystamy z danych od dostawcy albo z pomiaru próbki. Taki arkusz zostaje u Ciebie i służy co roku.

Karton, folia, taśma i wypełniacz, w których wysyłasz zamówienia, to opakowania, które wprowadzasz razem z produktem. W e-commerce to często największa pozycja w ewidencji — liczymy je z liczby wysłanych paczek i typowych rozmiarów kartonów.

Wprowadzający produkty w opakowaniach potrzebuje wpisu w BDO w tym dziale. Opłata rejestrowa przy wpisie i opłata roczna wynoszą 200 zł dla mikroprzedsiębiorcy i 800 zł dla pozostałych. Numer BDO umieszcza się na fakturach i dokumentach związanych z działalnością.

Sprawozdanie o produktach i opakowaniach składa się do marszałka województwa właściwego dla siedziby firmy — nie dla miejsca magazynu czy sklepu.

Nowe przepisy unijne wprowadzają m.in. ograniczenie pustej przestrzeni w opakowaniach transportowych i e-commerce do 50% — od 1 stycznia 2030 r. — oraz zharmonizowane etykiety ze składem materiałowym, najwcześniej od 12 sierpnia 2028 r. Dobra ewidencja materiałów już dziś ułatwi przejście na te wymagania.

Liczenie tylko opakowań jednostkowych i pomijanie kartonów wysyłkowych; jedna masa dla całego opakowania zamiast rozbicia na materiały; brak wpisu w dziale wprowadzających przy imporcie; dane zbierane dopiero w marcu.

Ewidencję masy opakowań, w których firma wprowadziła produkty w danym roku, prowadzi się w postaci papierowej albo elektronicznej — arkusz w zupełności wystarczy. Informacje z ewidencji przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku, którego dotyczą. To właśnie na podstawie ewidencji ustala się masę opakowań wprowadzonych do obrotu — do sprawozdania, opłaty produktowej i poziomów recyklingu.

Gdy firma nie prowadzi ewidencji albo prowadzi ją nierzetelnie, masę i rodzaj opakowań określa w drodze oszacowania marszałek województwa albo wojewódzki inspektor ochrony środowiska — metodą porównawczą, m.in. na podstawie innych danych o działalności firmy. Brak ewidencji nie zwalnia przy tym z żadnego obowiązku, a jej nieprowadzenie jest zagrożone jedną z najwyższych kar pieniężnych w ustawie o opakowaniach. Oszacowanie urzędu rzadko wychodzi korzystniej niż rzetelne dane firmy.

Wprowadzenie do obrotu to odpłatne albo nieodpłatne udostępnienie opakowań lub produktów w opakowaniach po raz pierwszy w Polsce, w celu używania lub dystrybucji. Za wprowadzenie uważa się też import opakowań lub produktów w opakowaniach oraz ich nabycie w innym kraju UE na potrzeby działalności. Jeśli wprowadzenie mogło nastąpić w dwóch różnych dniach, liczy się wcześniejszy. To firma musi udowodnić, że wprowadzenia nie było albo nastąpiło innego dnia — dlatego w ewidencji trzymamy daty z dokumentów.

Opakowanie wielomateriałowe to takie, które ma co najmniej dwie warstwy różnych materiałów, których nie da się ręcznie rozdzielić, i tworzy całość z pojemnika wewnętrznego i obudowy zewnętrznej. W ewidencji to osobny rodzaj, a nie suma papieru i tworzywa. Opakowanie wielokrotnego użytku jest zaprojektowane i wprowadzone do obrotu tak, żeby wielokrotnie wracało do napełnienia lub ponownego użycia w tym samym celu; odpadem staje się dopiero, gdy przestaje być używane.

Wprowadzający napoje w jednorazowych butelkach z tworzyw o pojemności do 3 litrów prowadzi dodatkową ewidencję: masy butelek i udziału wagowego tworzywa pochodzącego z recyklingu. Na tej podstawie ustala się, czy osiągnął wymagany udział tworzywa z recyklingu. Zakrętki i wieczka z tworzywa muszą przy tym pozostawać przymocowane do butelki w czasie używania.

Organizacja odzysku opakowań przejmuje obowiązek recyklingu na podstawie pisemnej umowy, pod rygorem nieważności, i to dla całej masy opakowań danego rodzaju wprowadzonych w roku. Firma musi przekazać jej dane o wszystkich produktach w opakowaniach. Jeśli o części nie poinformuje, za tę część sama płaci opłatę produktową i sama składa sprawozdanie do marszałka. Umowę z organizacją przechowuje się 5 lat od końca roku, w którym przestała obowiązywać. Ewidencja jest więc potrzebna także wtedy, gdy obowiązki przejęła organizacja.

Firma może oznaczać na opakowaniach rodzaj materiału, możliwość wielokrotnego użycia czy przydatność do recyklingu. Oznakowanie umieszcza się na opakowaniu albo na naklejonej etykiecie, a gdy opakowanie jest za małe — na dołączonej ulotce. Musi być wyraźne, widoczne, czytelne i trwałe również po otwarciu opakowania i nie może utrudniać recyklingu.

Sklep sprzedaje herbatę w puszkach i torebkach, wysyła w kartonach z wypełniaczem papierowym. Ważymy po jednej sztuce każdego opakowania i zapisujemy masę według materiału: metal, papier, tworzywo. Co kwartał mnożymy masy przez liczbę wysłanych zamówień i sprzedanych produktów. Gratisowe próbki w paczkach też wchodzą do ewidencji — to również wprowadzenie do obrotu.

Ustalamy listę opakowań i ich masy, potem raz w miesiącu lub kwartale przyjmujemy zestawienie sprzedaży i aktualizujemy ewidencję. Nasza usługa kosztuje od 150 zł*; dokładną kwotę podajemy przed startem. Sprawozdanie możesz zlecić razem z ewidencją — zobacz sprawozdanie opakowaniowe.

To dwie różne ewidencje. Ewidencja opakowań dotyczy tego, co firma wprowadza na rynek razem z produktami. Ewidencja odpadów — kart przekazania i kart ewidencji w BDO — dotyczy odpadów, które firma sama wytwarza, np. kartonów i folii z dostaw do magazynu. Wiele firm ma obie; prowadzimy je osobno, żeby dane się nie mieszały. Zobacz ewidencję odpadów.

Więcej o tym temacie piszemy w poradnikach: - Kartony i opakowania w BDO – kiedy ewidencja i sprawozdanie - Rodzaje opakowań w sprawozdaniu BDO – co i jak wykazać - Ewidencja opakowań a rękodzielnik sprzedający online - Jak działa organizacja odzysku opakowań w Polsce?

Nowy produkt, nowy dostawca kartonów albo zmiana opakowania na lżejsze — każda taka zmiana zmienia masę materiałów. Zgłaszasz nam ją w zestawieniu, a my aktualizujemy arkusz mas, zanim dane trafią do sprawozdania. Jeśli zmiana rozszerza zakres działalności, aktualizujemy też wpis w BDO w ciągu 30 dni.

Od liczby produktów i rodzajów opakowań. Nasza usługa kosztuje od 150 zł* — dokładną kwotę podajemy przed startem.

Firm, które wprowadzają produkty w opakowaniach — także sklepów internetowych wysyłających towar.

Tak. Ewidencja to podstawa sprawozdania produktowego.

W takiej, jaką masz — zestawienie sprzedaży lub faktury zakupu opakowań.

Tak, jeśli jest wprowadzającym produkty w opakowaniach — karton i wypełniacz to opakowania.

Tak, sprawozdanie wymaga podziału na materiały.

Do 15 marca za poprzedni rok.

200 zł dla mikroprzedsiębiorcy, 800 zł dla pozostałych.

Nie — liczy się, kto wprowadza produkt, nie gdzie go sprzedajesz.

Do marszałka województwa właściwego dla siedziby firmy.

5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczy. Ewidencja może być papierowa albo elektroniczna.

Tak. Wprowadzeniem do obrotu jest odpłatne albo nieodpłatne udostępnienie po raz pierwszy w Polsce produktów w opakowaniach. Opakowania gratisów i próbek wpisuje się do ewidencji tak samo jak opakowania sprzedanych produktów.

Opakowania, w których firma wprowadziła produkty do obrotu i w tym samym roku je wyeksportowała albo dostarczyła do innego kraju UE, są wyłączone spod większości przepisów ustawy o opakowaniach. Wywozu może dokonać też inna firma — potrzebne są dokumenty potwierdzające eksport lub dostawę, które przechowuje się 5 lat.

Firma może zlecić organizacji odzysku sporządzenie rocznego sprawozdania, ale musi przekazać jej wszystkie dane potrzebne do jego prawidłowego przygotowania. Zlecenie nie zwalnia z odpowiedzialności za te dane — dlatego ewidencja zostaje po stronie firmy.

Tak. Wpisowi podlegają m.in. wprowadzający produkty w opakowaniach, wprowadzający opakowania, eksportujący opakowania lub produkty w opakowaniach oraz firmy dostarczające produkty w opakowaniach do innych krajów UE — każdy w zakresie swojej działalności.