Jak długo przechowywać dokumenty ewidencji odpadów?

Dokumenty ewidencji odpadów oraz dane leżące u ich podstaw posiadacz odpadów przechowuje przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono te dokumenty (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach, z zastrzeżeniem art. 116). Na żądanie organów kontrolnych musi je udostępnić (art. 72 ust. 2).

Stan prawny na: 2026-10-12

Od kiedy liczy się 5 lat i czego dotyczy ten obowiązek?

Podstawą jest art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1587). Posiadacz odpadów przechowuje dwie grupy materiałów:

• dokumenty ewidencji odpadów (te, o których mowa w art. 67 ust. 1 ustawy),
• wszelkie dane, na podstawie których te dokumenty zostały sporządzone.

Obowiązek obejmuje więc nie tylko same karty, ale także dokumentację źródłową, która leży u ich podstaw. Okres 5 lat biegnie od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono dane dokumenty ewidencji. Nie liczy się go od daty samego zdarzenia ani transportu.

Przykład. Dokument sporządzony w dowolnym momencie 2026 r. liczy 5 lat od końca roku 2026, więc najwcześniej można go usunąć z archiwum po końcu 2031 r. Dokumenty sporządzone na początku i na końcu tego samego roku mają ten sam termin końcowy, bo liczy się rok ich sporządzenia.

Kto musi przechowywać dokumenty ewidencji odpadów?

Obowiązek z art. 72 dotyczy posiadacza odpadów, który sporządza dokumenty ewidencji z art. 67 ust. 1. Żeby ustalić, czy dotyczy on Twojej firmy, trzeba sprawdzić, kto w ogóle prowadzi ewidencję:

• ewidencję prowadzi na bieżąco posiadacz odpadów (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach),
• gdy wytwórcy korzystający ze wspólnego lokalu przenieśli odpowiedzialność za odpady na jednego z nich lub na wynajmującego (art. 28 ust. 1), ewidencję wytwarzanych odpadów prowadzi podmiot, na który ją przeniesiono (art. 66 ust. 2),
• sprzedawca odpadów i pośrednik w obrocie odpadami, którzy nie są posiadaczami odpadów, prowadzą ewidencję wyłącznie odpadów niebezpiecznych (art. 66 ust. 3).

Przy wytwarzaniu niewielkich ilości odpadów ewidencję można prowadzić w formie uproszczonej, samą kartą przekazania odpadów, bez karty ewidencji. Dotyczy to m.in. wytwórców odpadów niebezpiecznych do 100 kg rocznie oraz wytwórców odpadów innych niż niebezpieczne i niekomunalne do 5 ton rocznie (art. 71 pkt 1 lit. a–b ustawy o odpadach). Taka ewidencja pozostaje ewidencją, tylko w węższej formie. W praktyce oznacza to, że karty przekazania z takiego archiwum również warto traktować jako dokumenty do zachowania. Szczegóły prowadzenia ewidencji znajdziesz na stronie ewidencja odpadów w BDO.

Komu i na jakich zasadach trzeba udostępnić dokumenty?

Art. 72 ust. 2 nakłada obowiązek udostępniania dokumentów i danych na żądanie organów uprawnionych do kontroli. Ustęp ten nie wskazuje konkretnego organu, mówi ogólnie o organach kontrolnych.

Art. 72 ust. 3 daje dodatkowe uprawnienie marszałkowi województwa. Marszałek właściwy ze względu na miejsce odbierania odpadów komunalnych, wytwarzania lub przetwarzania odpadów albo miejsce zamieszkania lub siedziby transportującego może w drodze decyzji zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia dokumentów i danych. Może to zrobić w dwóch przypadkach:

1. dokumenty ewidencji budzą wątpliwości co do prawidłowości sporządzenia,

2. przedłożenie jest niezbędne do prowadzenia innych postępowań z zakresu ochrony środowiska należących do właściwości marszałka.

Decyzja marszałka jest administracyjnym mechanizmem wymuszenia, a nie karą. Odrębnie: kto wbrew art. 72 nie przechowuje przez określony czas, nie udostępnia lub nie przedkłada dokumentów i danych, o których mowa w art. 72 ust. 1, podlega karze grzywny (art. 180 ust. 3 ustawy o odpadach). Art. 180 nie określa wysokości grzywny – zgodnie z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń grzywnę wymierza się w wysokości od 20 do 5000 zł.

Jakie są wyjątki i na co uważać przed zniszczeniem dokumentów?

Art. 72 ust. 1 zawiera zastrzeżenie „z zastrzeżeniem art. 116”. W praktyce oznacza to, że przed zniszczeniem dokumentów warto sprawdzić w aktualnym brzmieniu ustawy, czy art. 116 nie zmienia okresu przechowywania w Twojej sytuacji. W razie wątpliwości potwierdź to w urzędzie marszałkowskim.

Przydatna może być tu też strona o dodatkowych dokumentach ewidencji przy przekazaniu odpadów na składowisko.

Okres ten odnosi się do dokumentów sporządzonych przez posiadacza odpadów, a termin liczy się od końca roku ich sporządzenia, nie od daty wypisania czy przekazania odpadów.

Czy ewidencja opakowań ma ten sam termin?

To odrębny obowiązek, z innej ustawy. Wprowadzający produkty w opakowaniach prowadzi ewidencję masy opakowań, w których wprowadził produkty do obrotu w danym roku, w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 22 ust. 1 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 619). Informacje z tej ewidencji przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą (art. 22 ust. 2 tej ustawy).

Brak ewidencji lub jej nierzetelność nie zwalnia z obowiązku. Masę i rodzaj opakowań ustala wtedy marszałek albo wojewódzki inspektor ochrony środowiska (art. 22 ust. 1d–1e, art. 23 ust. 2), a w razie braku danych robi to szacunkowo.

Porównanie dwóch reżimów przechowywania

Czy brak ewidencji to to samo, co brak przechowywania?

Nie. To dwa różne reżimy odpowiedzialności. Nieprowadzenie ewidencji odpadów albo prowadzenie jej nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym podlega administracyjnej karze pieniężnej od 1000 zł do 1 000 000 zł (art. 194 ust. 1 pkt 5b w zw. z ust. 3 ustawy o odpadach), wymierzanej w drodze decyzji przez wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska. Kara ta dotyczy samego prowadzenia ewidencji, a nie okresu jej przechowywania. Za nieprzechowywanie dokumentów odpowiada się na podstawie art. 180 ust. 3 tej ustawy. Więcej o skutkach braków w ewidencji przeczytasz w artykule kara za brak ewidencji odpadów.

Co zrobić teraz z archiwum?

1. Ustal, kto w firmie jest posiadaczem odpadów i jakie dokumenty ewidencji z art. 67 ust. 1 sporządza (art. 66 ustawy o odpadach).

2. Przypisz każdemu dokumentowi rok sporządzenia. Termin usunięcia to koniec roku sporządzenia plus 5 lat.

3. Zachowaj dane źródłowe razem z kartami, bo art. 72 ust. 1 obejmuje także dane leżące u podstaw ewidencji.

4. Sprawdź zastrzeżenie art. 116 przed zniszczeniem jakichkolwiek dokumentów.

5. Oddziel ewidencję masy opakowań, jeśli wprowadzasz produkty w opakowaniach – informacje z niej przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą (art. 22 ust. 2 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi).

6. Przy brakach lub wątpliwościach w ewidencji zleć jej uporządkowanie, zanim zażąda jej organ. Przykłady branżowe znajdziesz w artykułach BDO dla firm budowlanych i BDO dla komisu samochodowego.

Wersje elektroniczne warto traktować tak samo jak papierowe. W praktyce oznacza to, że dane z BDO, które stanowią podstawę karty ewidencji lub karty przekazania, najlepiej zachować także w archiwum własnym firmy przez ten sam okres.

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa o odpadach (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1587)
• Ustawa o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 619)

Najczęściej zadawane pytania

Czy decyzja marszałka może dotyczyć dokumentów, które wyglądają na poprawne?

Marszałek województwa może zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia dokumentów w dwóch przypadkach: gdy budzą wątpliwości co do prawidłowości sporządzenia albo gdy są niezbędne w innych postępowaniach z zakresu ochrony środowiska należących do jego właściwości (art. 72 ust. 3 ustawy o odpadach). Drugi przypadek nie wymaga więc zastrzeżeń do samych dokumentów. Więcej o ewidencji w artykule ewidencja odpadów w BDO.

Czy małe firmy z uproszczoną ewidencją też muszą pilnować terminów archiwizacji?

Uproszczona ewidencja z art. 71 ustawy o odpadach, prowadzona samą kartą przekazania odpadów, nie zwalnia z ewidencji, a tylko upraszcza jej formę. W praktyce oznacza to, że bezpiecznie jest przechowywać także te karty przez 5 lat od końca roku ich sporządzenia. Przykład branży usługowej opisuje artykuł BDO dla salonu fryzjerskiego.