Case study: Producent mebli — zaległe raporty KOBiZE za 3 lata złożone retroaktywnie bez kary

Jak producent mebli odkrył, że ma zaległości w KOBiZE?

Firma produkowała meble tapicerowane od 18 lat. Właściciel był przekonany, że KOBiZE dotyczy tylko firm transportowych lub chemicznych. Kotłownia gazowa w hali produkcyjnej i pięć dostawczaków — w jego opinii „to za mało, żeby się raportować”.

Punkt zwrotny: w marcu 2025 r. kontrahent z Niemiec poprosił o zaświadczenie o spełnianiu obowiązków środowiskowych jako warunek kontynuacji współpracy. Własny prawnik firmy po analizie stwierdził: „Macie trzy lata zaległości w KOBiZE.”

W tym momencie zaczął się wyścig z czasem. Firma skontaktowała się z nami w pierwszym tygodniu kwietnia 2025 r.

Etap 1 — Inwentaryzacja źródeł emisji za 3 lata

Pierwszym krokiem było ustalenie, co dokładnie podlegało raportowaniu w każdym z trzech lat. Zebraliśmy:

• Faktury za gaz z kotłowni za lata 2022, 2023, 2024 — kompletne (firma miała archiwum).
• Ewidencja przebiegu pojazdów i faktury za paliwo dla 5 aut — częściowo dostępne; uzupełnione szacunkami na podstawie przebiegu.
• Agregat prądotwórczy (awaryjny, 30 kW) — firma nie zdawała sobie sprawy, że i on podlega. Faktury za paliwo do agregatu były jednak dostępne.

Łącznie ustalono trzy kategorie źródeł emisji na każdy rok: kotłownia gazowa, flota diesel, agregat. Każda wymagała osobnej kalkulacji ze wskaźnikami obowiązującymi w danym roku.

Etap 2 — Obliczenie emisji za każdy rok

Obliczenia przeprowadzono na podstawie wskaźników KOBiZE właściwych dla poszczególnych lat. Wyniki:

Emisje na poziomie 51–56 Mg CO₂ rocznie to typowy wynik dla firmy produkcyjnej tej skali. Zdecydowanie poniżej progów raportowania do EU ETS (10 000 Mg CO₂), ale powyżej progu KOBiZE (brak dolnego progu — każda emisja ze spalania paliw wymaga raportu).

Etap 3 — Rejestracja w KOBiZE i złożenie zaległych raportów

Firma nie była jeszcze zarejestrowana w systemie KOBiZE. Procedura:

1. Rejestracja podmiotu na platformie krajowy.kobize.pl — zajęła 2 dni robocze (konto aktywowane automatycznie).
2. Złożenie raportu za 2022 — przez system KIETRZYN, używając historycznych wskaźników emisji.
3. Złożenie raportu za 2023 — analogicznie.
4. Złożenie raportu za 2024 — analogicznie (za bieżący rok termin już minął — 28 luty 2025).
5. Wysłanie pisma wyjaśniającego (czynny żal) — do Krajowego Centrum Informacji o Zmianach Klimatu.

Całość zajęła 4 dni robocze od momentu zebrania wszystkich danych. Gdyby firma miała lepiej zorganizowane archiwum faktur, czas skróciłby się do 2 dni.

Masz zaległości w KOBiZE? Bezpłatna konsultacja →

Jak napisać pismo wyjaśniające (czynny żal) do KOBiZE?

Pismo wyjaśniające nie ma urzędowego wzoru. Powinno zawierać:

• Dane firmy: nazwa, NIP, adres.
• Opis sytuacji: od kiedy firma prowadzi działalność generującą emisje, od kiedy powinna raportować.
• Przyczyna opóźnienia: brak wiedzy o obowiązku, zmiana kadry zarządzającej, błąd zewnętrznego doradcy — cokolwiek jest prawdą.
• Deklaracja: że firma składa zaległe raporty niezwłocznie po stwierdzeniu zaległości i zobowiązuje się do terminowego raportowania w przyszłości.
• Podpis osoby uprawnionej do reprezentacji firmy.

W opisywanym przypadku pismo liczyło 1 stronę A4. Kluczowa fraza: „Firma, działając z własnej inicjatywy i bez wezwania ze strony organu, niezwłocznie uzupełnia zaległości wynikające z braku wiedzy o obowiązku raportowania.”

Wynik — kara nie została nałożona

W ciągu 6 tygodni od złożenia raportów i pisma firma otrzymała potwierdzenie zaewidencjonowania raportów w systemie. Żadna kara nie została nałożona.

Trzy czynniki, które zadecydowały o braku kary:

1. Działanie z własnej inicjatywy — firma nie czekała na wezwanie, sama zgłosiła zaległości.
2. Kompletność danych — zaległe raporty były dokładne, oparte na faktycznych fakturach.
3. Pismo wyjaśniające — wyraźnie wskazywało, że naruszenie było niezamierzone.

Kontrahent z Niemiec otrzymał zaświadczenie o spełnianiu obowiązków KOBiZE. Współpraca jest kontynuowana.

Lekcje dla innych firm z zaległościami KOBiZE

Na podstawie tego case study i kilkudziesięciu podobnych spraw można wyciągnąć kilka wniosków:

• Im szybciej, tym lepiej — każdy miesiąc zwłoki zwiększa ryzyko, że KOBiZE lub WIOŚ wykryje zaległości samo.
• Brak raportów za jeden rok to nie tragedia — kara za jeden rok bez wezwania rzadko przekracza 2 000–3 000 zł. Przy 3 latach może być nawet 30 000 zł (3 × 10 000 zł maksimum).
• Dobrze zarchiwizowane faktury = łatwy retroaktywny raport — jeśli nie masz faktur za paliwo z poprzednich lat, możesz je odtworzyć z historii rachunku bankowego lub kontaktując się z dostawcą.
• Wskaźniki historyczne są dostępne — KOBiZE publikuje archiwalne wskaźniki emisji na swojej stronie.

Jeśli Twoja firma ma podobną sytuację — nie czekaj. Skontaktuj się z ekspertem. Pierwsze 3 lata zaległości najczęściej można naprawić bez żadnej kary. Więcej o procedurze opisuje artykuł Wezwanie z KOBiZE — co zrobić krok po kroku.

Które firmy najczęściej mają zaległości w KOBiZE?

Na podstawie naszych doświadczeń zaległości w raportowaniu KOBiZE najczęściej dotykają:

• Firm produkcyjnych, które od lat korzystają z kotłowni gazowych — ogrzewanie traktują jako „naturalny koszt”, nie jako obowiązek środowiskowy.
• Firm transportowych i budowlanych przejętych przez nowych właścicieli — nowy właściciel nie wiedział o obowiązku KOBiZE poprzednika.
• JDG, które niedawno przekroczyły poziom „micro” — zaczęły używać firmowych samochodów i nie zdawały sobie sprawy z obowiązku.
• Firm, które zmieniły doradcę podatkowego lub biuro rachunkowe i nikt nie przejął nadzoru nad KOBiZE.

Więcej o tym kiedy obowiązek rejestracji w KOBiZE powstaje — w artykule Leasing samochodu a KOBiZE — czy musisz raportować emisje oraz Piec gazowy w firmie a KOBiZE.

Sprawdź zaległości KOBiZE Twojej firmy →

Piotr Chudeusz · Ekspert ds. BDO, KOBiZE i rozliczeń środowiskowych

10+ lat obsługi firm w rejestrze BDO · Ostatnia weryfikacja: lipiec 2026 r.