Czy można uniknąć kary, jeśli zaległą ewidencję odpadów w BDO uzupełnisz przed kontrolą?

Uzupełnienie zaległej ewidencji przed kontrolą nie gwarantuje uniknięcia kary, ale okres trwania naruszenia wpływa na jej wymiar. Za nieprowadzenie ewidencji odpadów albo prowadzenie jej nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym grozi administracyjna kara pieniężna od 1000 zł do 1 000 000 zł (art. 194 ust. 1 pkt 5b w zw. z ust. 3 ustawy o odpadach), wymierzana decyzją wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska.

Dlaczego uzupełnienie zaległości nie przesądza o braku kary?

Przepis karny nie ogranicza się do firm, które nie prowadzą ewidencji w ogóle. Obejmuje także ewidencję prowadzoną nieterminowo oraz niezgodnie ze stanem rzeczywistym (art. 194 ust. 1 pkt 5b w zw. z ust. 3 ustawy o odpadach). Zaległy wpis dokonany po czasie może więc zostać uznany za wpis nieterminowy. Kara dotyczy podmiotu obowiązanego do prowadzenia ewidencji odpadów na podstawie art. 66 ust. 1-3 ustawy o odpadach, który nie jest zwolniony na podstawie art. 66 ust. 4.

Wniosek praktyczny jest ostrożny: uzupełnienie braków przed kontrolą nie jest gwarancją, że inspektor odstąpi od kary, ale pozwala skrócić okres, w którym ewidencja jest niekompletna. Okres trwania naruszenia jest jedną z okoliczności, które wojewódzki inspektor ochrony środowiska uwzględnia przy ustalaniu wysokości kary (art. 199 ustawy o odpadach). Przed kontrolą warto sprawdzić w koncie BDO, za które okresy brakuje kart ewidencji odpadów i kart przekazania odpadów (KPO).

Kto prowadzi ewidencję i w jakiej formie?

Ewidencję odpadów prowadzi na bieżąco posiadacz odpadów (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach). Gdy wytwórcy korzystający ze wspólnego lokalu przenieśli odpowiedzialność za wytwarzane odpady na jednego z nich lub na wynajmującego, ewidencję prowadzi podmiot, na który ją przeniesiono (art. 66 ust. 2 w zw. z art. 28 ust. 1). Sprzedawca i pośrednik w obrocie odpadami, którzy nie są posiadaczami odpadów, prowadzą na bieżąco ewidencję wyłącznie odpadów niebezpiecznych (art. 66 ust. 3). Ustawa nie określa stałego terminu, na przykład miesięcznego, wpisów do karty ewidencji odpadów (KEO); dawny wymóg wpisu po zakończeniu miesiąca (art. 70 ust. 2) uchylono z dniem 1 stycznia 2020 r. Szczegóły karty znajdziesz w artykule o tym, czym jest karta ewidencji odpadów (KEO).

Mniejsi wytwórcy prowadzą ewidencję uproszczoną, wyłącznie z użyciem karty przekazania odpadów (art. 71 ustawy o odpadach):

• wytwórcy odpadów niebezpiecznych w ilości do 100 kg rocznie (art. 71 pkt 1 lit. a-b),
• wytwórcy odpadów innych niż niebezpieczne, niebędących odpadami komunalnymi, w ilości do 5 ton rocznie (art. 71 pkt 1 lit. a-b),
• podmioty wykonujące wyłącznie usługę transportu odpadów (art. 71 pkt 2),
• podmioty władające gruntem, na którym stosowane są komunalne osady ściekowe (art. 71 pkt 3).

Uproszczona ewidencja nie zwalnia z ewidencji, tylko upraszcza jej formę, a wytwórcy odpadów nie zwalnia też z rocznego sprawozdania z wytwarzanych odpadów (art. 75 ust. 1). Poprawną klasyfikację odpadów w dokumentach ułatwia zestawienie kodów odpadów w BDO.

Kto sprawdza ewidencję i ile czasu daje zawiadomienie o kontroli?

Ogólną kompetencję kontrolną nad przestrzeganiem ustawy o odpadach mają organy Inspekcji Ochrony Środowiska: Główny Inspektor Ochrony Środowiska i wojewódzcy inspektorzy ochrony środowiska (art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. l ustawy o Inspekcji Ochrony Środowiska, Dz.U. 2024 poz. 425). Mają one dostęp do BDO i wprost przyznaną możliwość weryfikacji zgodności prowadzonej ewidencji ze stanem rzeczywistym (art. 83 ust. 1 pkt 16 i ust. 2a ustawy o odpadach); kompetencja weryfikacyjna istnieje od 1 stycznia 2020 r. Marszałek województwa pełni odrębną funkcję rejestrową, ale może też w drodze decyzji zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia dokumentów ewidencji, gdy budzą wątpliwości co do prawidłowości sporządzenia (art. 72 ust. 3 ustawy o odpadach).

Czas na uzupełnienie braków zależy od rodzaju kontroli:

W praktyce okno 7-30 dni dotyczy tylko kontroli planowej. Po skardze lub przy podejrzeniu zanieczyszczenia inspektor może przyjść bez zapowiedzi, więc zaległości najbezpieczniej uzupełniać bez czekania na zawiadomienie.

Jakie sankcje grożą za zaległości w ewidencji i dokumentach?

Dwa różne mechanizmy łatwo ze sobą pomylić. Karę administracyjną za samą ewidencję wymierza w drodze decyzji wojewódzki inspektor ochrony środowiska (art. 196 ustawy o odpadach), a grzywna za nieprzechowywanie lub nieudostępnienie dokumentów jest wykroczeniem:

Kwotę 20-5000 zł należy odczytywać jako ogólny zakres grzywny z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń, a nie kwotę zapisaną w art. 180, który wysokości grzywny nie określa. Art. 194 ust. 2 ustawy o odpadach nie jest podstawą żadnej kary: to klauzula wyłączająca, odsyłająca do art. 293 Prawa ochrony środowiska, czyli do opłaty podwyższonej.

Co zrobić przed kontrolą i jak to wygląda w praktyce?

1. Ustal, czy jesteś obowiązany do ewidencji i w jakiej formie: pełnej (KEO i KPO) czy uproszczonej (tylko KPO), według progów z art. 66 i art. 71.

2. Zestaw okresy, w których brakuje kart, i uzupełnij je zgodnie ze stanem rzeczywistym. Ewidencja niezgodna ze stanem rzeczywistym także podlega art. 194 ust. 1 pkt 5b, więc braków nie wolno uzupełniać na oko. Jak oznaczać odpady, opisuje poradnik o kodach odpadów.

3. Zachowaj dokumenty i dane źródłowe: dokumenty ewidencji przechowuje się 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym je sporządzono (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach, z zastrzeżeniem art. 116).

4. Po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli planowej policz czas: kontrola nie rozpocznie się wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia.

Przykład: firma wytwarza odpady inne niż niebezpieczne i niekomunalne w ilości powyżej progu 5 ton rocznie, więc prowadzi pełną ewidencję, ale przez rok nie wpisywała kart KEO. Po zawiadomieniu o kontroli planowej uzupełnia wszystkie karty zgodnie z dokumentami przekazania odpadów. Inspektor nadal może uznać, że ewidencja była prowadzona nieterminowo, ale przy ustalaniu kary będzie oceniał m.in. okres trwania naruszenia i jego skutki (art. 199), a nie samą datę wpisu.

Jakie są wyjątki i przypadki brzegowe?

• Zwolnienia z ewidencji wynikają z art. 66 ust. 4-5 ustawy o odpadach (m.in. wytwórcy odpadów komunalnych); podmiot zwolniony nie podlega karze z art. 194 ust. 1 pkt 5b, bo kara dotyczy tylko obowiązanych do ewidencji.
• Zastrzeżenie art. 116 w art. 72 ust. 1 może wpływać na okres przechowywania w szczególnych przypadkach, dlatego przy starszych dokumentach warto zweryfikować jego treść w tekście ustawy.
• Decyzja marszałka o przedłożeniu dokumentów (art. 72 ust. 3) jest mechanizmem wymuszenia, a nie karą.
• Kontrola pozaplanowa może odbyć się bez zawiadomienia, więc okno 7-30 dni nie jest gwarantowane.

Jak możemy pomóc

Zaległości w KPO i KEO najłatwiej uporządkować, gdy ktoś przejrzy konto BDO okres po okresie i zestawi braki z dokumentami przekazania odpadów. Prowadzenie kart KPO i KEO za klienta oferujemy w ramach usługi ewidencji odpadów w BDO. Jeśli czas do kontroli jest krótki, opisz sytuację w formularzu kontaktowym z ekspertem BDO. Pomocny może być też poradnik, jak poprawnie wypełnić sprawozdanie z odpadów w BDO, żeby uniknąć kary.