Kto wystawia KPO — wytwórca czy odbiorca?

Czym jest KPO i dlaczego precyzyjne ustalenie ról jest tak ważne?

Karta przekazania odpadów to elektroniczny dokument w systemie BDO potwierdzający, że odpad został przekazany przez jedną stronę i przejęty przez drugą. Ustalenie, kto wystawia KPO — wytwórca czy odbiorca — ma znaczenie praktyczne, bo błędna rola wpisana w systemie sprawia, że ewidencja odpadów nie odpowiada stanowi rzeczywistemu.

Obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów i wystawiania KPO wynika bezpośrednio z art. 66 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz.U. 2023 poz. 1587). Dokumenty ewidencji sporządza się za pośrednictwem indywidualnego konta w BDO (art. 67 ust. 5 i 6 ustawy o odpadach); w razie awarii systemu sporządza się je na czas jej trwania w formie papierowej albo elektronicznej poza BDO (art. 67 ust. 7).

Prawidłowe dokumentowanie każdego przekazania odpadów chroni firmę przed odpowiedzialnością administracyjną. Organy Inspekcji Ochrony Środowiska mają dostęp do BDO i mogą weryfikować zgodność prowadzonej ewidencji odpadów ze stanem rzeczywistym (art. 83 ust. 1 pkt 16 i ust. 2a ustawy o odpadach).

Kto wystawia KPO — jakie role pełni wytwórca, posiadacz i odbiorca?

Stroną przekazującą jest najczęściej wytwórca odpadów (np. gabinet lekarski, zakład produkcyjny, warsztat samochodowy), ale może to być również inny posiadacz odpadów — np. firma, która przejęła odpad od wytwórcy i teraz przekazuje go dalej do przetwarzania.

Odbiorca, czyli firma transportująca lub instalacja przejmująca odpad, nie sporządza KPO — potwierdza kartę sporządzoną przez przekazującego. Kto i kiedy to robi, pokazuje tabela 1.

Osobny wariant dotyczy posiadacza, który przekazuje odpady do prowadzonych przez siebie miejsc zbierania lub przetwarzania. Także wtedy sporządza on KPO przed rozpoczęciem transportu (art. 69 ust. 1 ustawy o odpadach), a ponieważ nie ma drugiej strony, sam niezwłocznie dodaje w BDO informację o masie odpadów oraz o dacie i godzinie ich przekazania (art. 69 ust. 3a). Przykład: firma wywozi odpady z zakładu do własnego miejsca zbierania — kartę sporządza i uzupełnia ten sam podmiot.

Co zawiera KPO i co dzieje się z kartą w trakcie transportu?

Karta zawiera między innymi kod, rodzaj i masę odpadów oraz dane posiadaczy odpadów, w tym transportującego, a dodatkowo datę i godzinę rozpoczęcia transportu oraz numery rejestracyjne środków transportu (art. 67 ust. 3 i 3a ustawy o odpadach). Kolejne czynności opisujemy w poradniku jak wystawić KPO krok po kroku.

Kierujący środkiem transportu musi mieć w trakcie transportu potwierdzenie wygenerowane z BDO, które pozwala porównać kartę ze stanem rzeczywistym (art. 69 ust. 1a ustawy o odpadach). Potwierdzanie karty przez przejmującego i transportującego opisujemy w artykule jak potwierdzić KPO i przejęcie odpadów.

Potwierdzając przejęcie, przejmujący dodaje w BDO datę i godzinę przejęcia, a jeśli masa odpadów jest inna niż podana przez przekazującego — także faktyczną masę (art. 69 ust. 3 ustawy o odpadach). Dlatego warto rzetelnie określać masę odpadów już przy sporządzaniu karty.

Kiedy wytwórca nie musi wystawiać KPO — jakie są wyjątki?

Nie każdy wytwórca odpadów jest zobowiązany do wystawiania Kart Przekazania Odpadów. Z obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów, a tym samym sporządzania KPO, zwolnione są podmioty wskazane w art. 66 ust. 4 ustawy o odpadach oraz rodzaje i ilości odpadów określone w rozporządzeniu Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1644), stosowanym od 1 stycznia 2025 r. Rozporządzenie to podaje dla poszczególnych kodów odpadów roczne limity masy, do których ewidencji się nie prowadzi (art. 66 ust. 4 pkt 4 i ust. 5 ustawy o odpadach). Jego załącznik nie obejmuje odpadów niebezpiecznych — podlegają one ewidencji niezależnie od ilości, chyba że podmiot jest zwolniony na innej podstawie ustawowej.

Ustawowo z ewidencji zwolnieni są m.in. wytwórcy odpadów komunalnych (art. 66 ust. 4 pkt 1–3 ustawy o odpadach) — nie sporządzają więc KPO w BDO. Karty można też nie sporządzać, jeżeli jeden z posiadaczy odpadów nie jest objęty obowiązkiem prowadzenia ewidencji (art. 69 ust. 4) — ten przypadek omawiamy w artykule czy można przekazać odpady bez KPO. Z kolei podmioty wytwarzające do 100 kg odpadów niebezpiecznych rocznie albo do 5 ton rocznie odpadów innych niż niebezpieczne, niebędących odpadami komunalnymi, nie są zwolnione z ewidencji: prowadzą ją w formie uproszczonej, wyłącznie za pomocą KPO (art. 71 pkt 1 lit. a–b ustawy o odpadach).

Zwolnienie z rozporządzenia dotyczy konkretnych rodzajów i ilości odpadów — dla odpadów spoza tego katalogu obowiązek ewidencji, w tym sporządzania KPO, pozostaje. Zakres zwolnień opisujemy w artykule kto jest zwolniony z ewidencji odpadów.

Jakie kary grożą za błędy przy wystawianiu KPO — wytwórcy i odbiorcy?

Art. 194 ust. 1 pkt 5b ustawy o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 r. (Dz.U. 2023 poz. 1587) przewiduje administracyjną karę pieniężną za nieprowadzenie ewidencji odpadów albo prowadzenie jej nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym — od 1 000 zł do 1 000 000 zł (art. 194 ust. 3). Obowiązek ewidencji ciąży na każdym posiadaczu odpadów (art. 66 ust. 1), także na przejmującym odpady; kara dotyczy podmiotu obowiązanego do prowadzenia ewidencji, a więc niezwolnionego z niej na podstawie art. 66 ust. 4. Karę wymierza w drodze decyzji wojewódzki inspektor ochrony środowiska (art. 196). Wyjątek przewiduje art. 194 ust. 2: dotyczy on sytuacji, gdy za naruszenie może być ustalona opłata podwyższona z art. 293 Prawa ochrony środowiska.

Typowe błędy przy KPO to: brak KPO przy przekazaniu odpadów, KPO wystawiona przez niewłaściwą stronę (np. przez odbiorcę zamiast wytwórcy), niepotwierdzenie KPO przez przejmującego, a także rozbieżności między masą odpadów na KPO a rzeczywistymi ilościami stwierdzonymi podczas ważenia.

Odrębnie, grzywną z art. 180 ustawy o odpadach zagrożony jest m.in. brak potwierdzenia wygenerowanego z BDO w trakcie transportu (ust. 2) oraz nieprzechowywanie dokumentów ewidencji przez wymagany okres (ust. 3) — czyli przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je sporządzono (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach, z zastrzeżeniem art. 116). Więcej w artykule jak długo przechowywać dokumentację ewidencji odpadów.

Jak prawidłowo zarządzać KPO przy złożonych łańcuchach przekazań odpadów?

W praktyce wiele firm nie przekazuje odpadów bezpośrednio do instalacji przetwarzania — korzysta z firmy transportującej odpady. W takim przypadku kartę nadal sporządza wytwórca jako przekazujący (art. 69 ust. 1 ustawy o odpadach), a dane transportującego i adres miejsca przeznaczenia odpadów należą do treści karty (art. 67 ust. 3).

Jeśli odpad trafia do kilku kolejnych posiadaczy, każde przekazanie następnemu posiadaczowi wymaga osobnej KPO (art. 69 ust. 1 ustawy o odpadach). Podmiot, który przejął odpad i następnie przekazuje go dalej, wystawia nową kartę jako posiadacz odpadów — nie jako wytwórca.

Zarządzanie złożoną ewidencją odpadów w firmach wielooddziałowych lub generujących wiele kodów odpadów bywa czasochłonne i podatne na błędy. W takich przypadkach warto rozważyć obsługę BDO dla firm prowadzoną przez specjalistów, co ogranicza ryzyko błędów.

Czy wytwórca odpadów musi mieć wpis do rejestru BDO, żeby wystawiać KPO?

Tak, jeżeli jest obowiązany do prowadzenia ewidencji odpadów: taki wytwórca podlega wpisowi do rejestru BDO (art. 50 ust. 1 pkt 5 lit. e ustawy o odpadach), a kartę przekazania odpadów sporządza się za pośrednictwem indywidualnego konta w BDO (art. 67). O obowiązku wpisu z tego tytułu nie przesądza sam rodzaj działalności. Jeżeli firma wytwarza odpady wyłącznie w rodzajach i ilościach zwolnionych z ewidencji rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1644), obowiązek wpisu jako wytwórcy odpadów nie powstaje.

Dwa zastrzeżenia. Podmiot mający jedną z decyzji lub pozwoleń wymienionych w art. 51 ust. 1 ustawy o odpadach jest wpisywany do rejestru z urzędu — to inny tryb uzyskania wpisu, a nie zwolnienie. Wpis może być też wymagany z innego tytułu niż wytwarzanie odpadów, na przykład wprowadzania produktów w opakowaniach; tę sprawę ocenia się osobno.

Jeśli Twoja firma jeszcze nie posiada wpisu, sprawdź szczegóły dotyczące procedury i wymaganych dokumentów na stronie poświęconej rejestracji w BDO, gdzie znajdziesz kompletny przewodnik po procesie.

KPO a roczne sprawozdanie o odpadach

Karty przekazania odpadów są częścią ewidencji odpadów, a podmiot obowiązany do jej prowadzenia składa roczne sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami (art. 75 ust. 1 pkt 1–2 ustawy o odpadach). Kto i w jakim terminie je składa, wyjaśniamy w artykule co to jest sprawozdanie BDO i kto je składa. Warto więc na bieżąco sprawdzać, czy wszystkie sporządzone karty zostały potwierdzone przez przejmujących: braki i błędy w kartach utrudniają rzetelne przygotowanie sprawozdania.

Sprawozdanie można też zlecić — zobacz usługę sprawozdania BDO.

FAQ — najczęstsze pytania o KPO w systemie BDO

Masz wątpliwości, kto powinien wystawić KPO w Twojej firmie?

Błędy przy sporządzaniu kart przekazania odpadów łatwo wykryć, bo organy kontrolne mają wgląd w BDO. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz prowadzić ewidencję w BDO, czy chcesz sprawdzić poprawność dotychczasowej dokumentacji — nasi eksperci pomogą Ci ustalić właściwe role, wdrożyć prawidłowy obieg KPO i przygotować kompletne sprawozdanie roczne.

Skonsultuj swoją sytuację z ekspertem BDO →

Bezpłatna wstępna konsultacja. Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego.