Ewidencja sprzętu domowego: co i jak długo prowadzić

Art. 22 ust. 1 ustawy o ZSEE wymaga od wprowadzającego sprzęt dodatkowej ewidencji masy sprzętu, a formę jej prowadzenia (papierową lub elektroniczną) warto sprawdzić w tekście jednolitym ustawy; w praktyce pytanie dotyczy dwóch odrębnych ewidencji. Wprowadzający sprzęt w rozumieniu art. 4 pkt 20 ustawy o ZSEE prowadzi dodatkową ewidencję masy wprowadzonego do obrotu sprzętu i przechowuje ją wraz z zaświadczeniami o zużytym sprzęcie przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą (art. 22 ust. 1 i 3 ustawy o ZSEE). Obowiązków z art. 22 ust. 1 i 3 nie można przenieść na organizację odzysku (art. 11 ust. 1 pkt 2 ustawy o ZSEE).

Stan prawny na: 2026-11-01

Pytanie o ewidencję sprzętu domowego dotyczy w praktyce dwóch różnych obowiązków. Pierwszy to dodatkowa ewidencja masy sprzętu, którą prowadzi wprowadzający sprzęt na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (ZSEE). Drugi to ewidencja odpadów, którą prowadzi posiadacz odpadów na podstawie art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach. Poniżej wyjaśniamy, który z nich dotyczy Twojej firmy.

Kto jest wprowadzającym sprzęt w rozumieniu ustawy o ZSEE?

Zgodnie z art. 4 pkt 20 ustawy o ZSEE wprowadzającym sprzęt jest podmiot z siedzibą w Polsce, który spełnia co najmniej jedną z trzech przesłanek. Pierwsza: pod własną marką produkuje lub wprowadza do obrotu sprzęt elektryczny i elektroniczny. Druga: pod własną marką odsprzedaje sprzęt wytworzony przez inny podmiot, chyba że widnieje na nim marka pierwotnego wprowadzającego. Trzecia: wprowadza do obrotu na terytorium kraju sprzęt pochodzący z innego państwa członkowskiego lub z państwa trzeciego.

Status wprowadzającego może więc mieć nie tylko producent, lecz także podmiot z siedzibą w Polsce importujący sprzęt oraz firma sprzedająca cudzy sprzęt pod własną marką (art. 4 pkt 20 ustawy o ZSEE).

Podmiot, który realizuje wyłącznie finansowanie w ramach umowy finansowej (art. 4 pkt 11 ustawy o ZSEE), nie jest wprowadzającym sprzęt, chyba że jednocześnie działa jako wprowadzający.

Jaką ewidencję prowadzi wprowadzający sprzęt i jak długo ją przechowuje?

Art. 22 ust. 1 ustawy o ZSEE nakłada na wprowadzającego sprzęt obowiązek prowadzenia dodatkowej ewidencji obejmującej informacje o masie wprowadzonego do obrotu sprzętu. Art. 22 ust. 3 tej ustawy nakazuje przechowywać tę ewidencję oraz zaświadczenia o zużytym sprzęcie przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą. Zaświadczenia o zużytym sprzęcie są otrzymywane od zakładu przetwarzania (art. 53 ustawy o ZSEE).

Dane z dodatkowej ewidencji i z zaświadczeń są według art. 22 ust. 2 ustawy o ZSEE podstawą do obliczenia osiągniętych poziomów zbierania, odzysku oraz przygotowania do ponownego użycia i recyklingu zużytego sprzętu.

Art. 11 ust. 1 pkt 2 ustawy o ZSEE wyłącza obowiązki z art. 22 ust. 1 i 3 spośród tych, które wprowadzający może wykonywać przez organizację odzysku. Ewidencję masy i jej przechowywanie musi więc prowadzić sam wprowadzający.

Art. 22 ust. 1 ustawy o ZSEE mówi o „dodatkowej ewidencji obejmującej informacje o masie wprowadzonego do obrotu sprzętu”, ale nie opisuje techniki jej prowadzenia. Przed wyborem arkusza lub systemu warto sprawdzić w art. 22 tekstu jednolitego ustawy o ZSEE (Dz.U. 2024 poz. 573), czy przepis ten nie zawiera dodatkowych wymagań co do formy ewidencji.

Czy wprowadzający sprzęt musi być wpisany do rejestru BDO?

Zgodnie z art. 50 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o odpadach marszałek województwa dokonuje wpisu do rejestru BDO na wniosek wprowadzających sprzęt lub autoryzowanych przedstawicieli. Więcej o samym wpisie przeczytasz w artykule rejestracja w BDO i wpis do BDO.

Art. 25 ust. 1 ustawy o ZSEE przewiduje wyjątek. Wprowadzający, który wprowadza do obrotu sprzęt pochodzący od producenta, nie musi wykonywać obowiązków nałożonych na niego tą ustawą, jeżeli spełnione są łącznie dwa warunki. Po pierwsze, autoryzowany przedstawiciel tego producenta jest wpisany do rejestru. Po drugie, wprowadzający przekazał mu wszelkie dane niezbędne do wykonywania obowiązków w odniesieniu do sprzętu wprowadzonego do obrotu przez tego wprowadzającego. Spełnienie tylko jednego z tych warunków nie wystarcza.

Jak wygląda ewidencja odpadów, gdy firma jest posiadaczem zużytego sprzętu?

Ewidencja masy z ustawy o ZSEE jest odrębnym obowiązkiem od ewidencji odpadów z ustawy o odpadach. Art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach zobowiązuje posiadacza odpadów do prowadzenia na bieżąco ich ilościowej i jakościowej ewidencji zgodnie z katalogiem odpadów. Art. 66 ust. 2 stanowi, że gdy wytwórcy korzystający ze wspólnego lokalu przenieśli odpowiedzialność za odpady (art. 28 ust. 1), ewidencję prowadzi podmiot, na który ją przeniesiono. Art. 66 ust. 4 i 5 przewidują katalog zwolnień z ewidencji, więc przed rozpoczęciem prowadzenia kart warto sprawdzić w art. 66 ust. 4–5 tekstu jednolitego ustawy o odpadach (Dz.U. 2026 poz. 1328), czy któreś z nich dotyczy Twojej działalności.

Sformułowanie „na bieżąco” nie ma w ustawie definicji ani liczby dni. Dawny wymóg wpisu po zakończeniu miesiąca (art. 70 ust. 2 ustawy o odpadach) uchylono z dniem 1 stycznia 2020 r. (art. 1 pkt 15 i art. 22 pkt 1 ustawy z 4 lipca 2019 r., Dz.U.2019.1403).

Art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach nakazuje posiadaczowi odpadów prowadzić kartę ewidencji odpadów (KEO) odrębnie dla każdego rodzaju (kodu) odpadów, a nie jedną kartę zbiorczą. Kartę ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego prowadzi przedsiębiorca prowadzący zakład przetwarzania (art. 70 ust. 1 pkt 2), nie każdy posiadacz takich odpadów. Szczegóły kart znajdziesz w artykule co to jest KEO.

Art. 71 pkt 1 lit. a–b i pkt 2 ustawy o odpadach dopuszcza uproszczoną ewidencję z użyciem samej karty przekazania odpadów (bez KEO) dla wytwórców odpadów niebezpiecznych w ilości do 100 kg rocznie oraz odpadów innych niż niebezpieczne i niekomunalne w ilości do 5 ton rocznie. Uproszczenie dotyczy też podmiotów wykonujących wyłącznie usługę transportu odpadów (niezależnie od ilości) oraz, na podstawie art. 71 pkt 3, podmiotów władających gruntem, na którym stosowane są komunalne osady ściekowe. Nie zwalnia ono z ewidencji, lecz upraszcza jej formę. Przykład z praktyki znajdziesz w studium przypadku firmy sprzątającej.

Jakich dokumentów używa się do ewidencji odpadów i co przewidziano na 1 stycznia 2020 r.?

Art. 67 ust. 1 ustawy o odpadach wymienia siedem rodzajów dokumentów ewidencji, zależnie od roli podmiotu i rodzaju odpadów: kartę przekazania odpadów (KPO), kartę ewidencji odpadów (KEO), kartę ewidencji komunalnych osadów ściekowych, kartę ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, kartę ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji, kartę ewidencji odpadów niebezpiecznych (dla sprzedawcy i pośrednika niebędących posiadaczami odpadów) oraz kartę przekazania odpadów komunalnych (dla podmiotów w łańcuchu odpadów komunalnych, zamiast zwykłej KPO).

Pełna elektroniczna ewidencja odpadów w BDO miała wejść w życie później niż sam rejestr. Ustawa z 24 listopada 2017 r. (Dz.U.2017.2422) w art. 17 pkt 1 przewidziała na 1 stycznia 2020 r. wejście w życie przepisów m.in. o elektronicznej karcie przekazania odpadów i gromadzeniu danych ewidencji w BDO. Ustawa z 4 lipca 2019 r. (Dz.U.2019.1403) w art. 22 pkt 1 doprecyzowała i rozszerzyła zestaw przepisów wchodzących w życie w tym samym dniu, 1 stycznia 2020 r. Warto sprawdzić w tekście jednolitym ustawy o odpadach (Dz.U. 2026 poz. 1328), w art. 67–69, jakie dokumenty ewidencji obowiązują dziś w Twojej roli.

Jakie są wyjątki i przypadki brzegowe?

• Przeniesienie odpowiedzialności za odpady z art. 28 ust. 1 ustawy o odpadach dotyczy tylko wytwórców korzystających ze wspólnego lokalu i wymaga umowy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 28 ust. 2). Nie jest ogólną możliwością przekazania ewidencji usługodawcy.

Co zrobić krok po kroku?

1. Ustal status. Sprawdź, czy firma z siedzibą w Polsce spełnia którąkolwiek z trzech przesłanek wprowadzającego z art. 4 pkt 20 ustawy o ZSEE.

2. Sprawdź wpis. Jeśli jesteś wprowadzającym, zweryfikuj wpis do rejestru BDO u marszałka województwa (art. 50 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o odpadach) lub zastosowanie wyjątku z art. 25 ust. 1 ustawy o ZSEE.

3. Prowadź zestawienie mas. Zapisuj masę sprzętu wprowadzonego do obrotu (art. 22 ust. 1 ustawy o ZSEE). Art. 22 ust. 1 nie opisuje techniki ewidencji, dlatego przed wyborem arkusza lub systemu sprawdź art. 22 w tekście jednolitym ustawy o ZSEE.

4. Przechowuj dokumenty. Zachowaj ewidencję i zaświadczenia o zużytym sprzęcie przez 5 lat od końca roku, którego dotyczą (art. 22 ust. 3 ustawy o ZSEE).

5. Oddziel ewidencję odpadów. Jeśli firma jest też posiadaczem odpadów, prowadź KEO per kod odpadów (art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach), chyba że przysługuje zwolnienie z art. 66 ust. 4 lub uproszczenie z art. 71 tej ustawy.

Szersze omówienie obowiązków branży znajdziesz w artykułach o sprawozdaniu BDO dla branży elektrycznej i elektronicznej oraz o opłacie produktowej za sprzęt elektroniczny.

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 573)
• Ustawa o odpadach (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1328)

Najczęściej zadawane pytania

Czy uproszczona ewidencja z art. 71 ustawy o odpadach zwalnia ze sprawozdania o wytwarzanych odpadach?

Nie. Uproszczona ewidencja (art. 71 ustawy o odpadach) nie zmienia ani nie usuwa obowiązku złożenia rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach z art. 75 ust. 1 tej ustawy. Podmiot pozostaje obowiązany do prowadzenia ewidencji odpadów, tylko w formie uproszczonej, więc składa sprawozdanie na standardowych zasadach. Więcej o kartach w artykule co to jest KEO.