Dlaczego KSeF zmienia zasady gry w BDO? Kara za brak numeru BDO na paragonie i fakturze
Nowe zasady – KSeF staje się obowiązkowy i automatycznie weryfikuje dane
Krajowy System e‑Faktur (KSeF) nie jest już dobrowolnym narzędziem – od 1 lutego 2026 r. największe podmioty muszą wystawiać w nim wszystkie faktury, a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców. Nowy format e‑faktury FA (3) stanie się jedynym wzorem faktury w Polsce. KSeF jest zintegrowany z rejestrem REGON i Bazą Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami (BDO), dzięki czemu każda faktura może być automatycznie porównywana z danymi z tych rejestrów. Urzędnik widzi, czy podmiot jest wpisany do BDO i jaki ma numer – brak numeru na fakturze będzie więc łatwo wykrywalny.
Obowiązek numeru BDO – przypomnienie przepisów i sankcji
Ustawa o odpadach zobowiązuje podmioty wpisane do BDO do umieszczania numeru rejestrowego na wszystkich dokumentach związanych z prowadzoną działalnością. Dotyczy to m.in. faktur, paragonów, kart przekazania odpadów, umów sprzedaży czy ewidencji odpadów. Choć w strukturze FA (3) numer BDO można wprowadzić jako pole opcjonalne, obowiązek jego podania wynika z przepisów. Niewskazanie numeru jest naruszeniem obarczonym wysokimi karami.
Kary i przykłady – od 5 000 do 1 000 000 zł za brak numeru BDO
Niewpisanie numeru BDO na fakturze lub paragonie jest zagrożone administracyjną karą pieniężną. Oficjalne poradniki wskazują, że kara ta wynosi nie mniej niż 5 000 zł i nie może przekroczyć 1 000 000 zł. To oznacza, że nawet drobne niedopatrzenie, takie jak brak numeru na paragonie za sprzedaż torby foliowej, może kosztować przedsiębiorcę co najmniej kilka tysięcy złotych.
Nowe przepisy o BDO, obowiązujące od 2025 r., przewidują również kary za brak wpisu do rejestru lub nieprowadzenie ewidencji odpadów (1 000–1 000 000 zł) oraz karę za niewysłanie rocznego sprawozdania (5 000 zł). W gastronomii i handlu detalicznym dochodzą kary wynikające z przepisów o jednorazowych opakowaniach (SUP) oraz opłacie recyklingowej za torby foliowe. Niepobranie wymaganej opłaty za plastikowe kubki, pojemniki czy torby grozi karą od 5000 zł do 20 000 zł, a brak ewidencji tych opłat – od 10 000 zł do 100 000 zł. Zakaz wprowadzania niektórych jednorazowych plastików może wiązać się z karą do 500 000 zł.
Przykłady branżowe
• Sklep detaliczny: Sprzedajesz reklamówki lub torby foliowe? Musisz pobierać opłatę recyklingową i wykazywać ją na paragonie; brak numeru BDO lub opłaty może prowadzić do kary 5 000–1 000 000 zł za numer i 5000–20 000 zł za opłatę.
• Warsztat samochodowy: Na fakturze za usługi wymiany oleju czy opon należy umieszczać numer BDO. Zużyte filtry i oleje to odpady niebezpieczne, więc brak wpisu do BDO lub brak numeru grozi karą 5 000–1 000 000 zł i dodatkowymi sankcjami za niewłaściwe gospodarowanie odpadami.
• Firma budowlana: Każda budowa generuje odpady – gruz, zużyte materiały, opakowania. Brak numeru BDO na fakturze za usługi budowlane lub brak ewidencji może skutkować karą do 1 000 000 zł i dodatkowymi karami za nielegalne usuwanie odpadów.
• Restauracja i gastronomia: Wprowadzasz jednorazowe opakowania lub pobierasz opłatę SUP za kubki i pojemniki? Brak numeru BDO i brak pobrania opłaty może oznaczać podwójną karę – za numer (min. 5 000 zł) i za SUP (5000–20 000 zł).
Rola KSeF – jak system wykrywa brak numeru i inne nieprawidłowości
KSeF to centralna baza e‑faktur. Każda faktura otrzymuje unikalny numer i jest przechowywana w systemie wraz z danymi z sekcji „Rejestry” (KRS, REGON, BDO). System umożliwia organom masowe wyszukiwanie faktur bez numeru BDO lub z błędnym numerem. Dane z KSeF są zestawiane z rejestrami REGON (informacje o działalności i PKD) oraz BDO (lista podmiotów zobowiązanych do opłat), co pozwala automatycznie wskazać firmy, które nie umieściły numeru na fakturach. Ponieważ w e‑fakturze widnieją szczegółowe opisy towarów i usług, faktury dotyczące np. sprzedaży torby foliowej czy wymiany oleju bez numeru BDO natychmiast będą wzbudzać wątpliwości.
Jak uniknąć sankcji – praktyczne wskazówki
Sprawdź, czy podlegasz wpisowi do BDO. Jeżeli wprowadzasz produkty w opakowaniach, wytwarzasz odpady inne niż komunalne lub pobierasz opłaty recyklingowe bądź SUP, musisz być zarejestrowany w BDO.
Umieszczaj numer BDO na wszystkich fakturach i paragonach. Nawet jeśli w strukturze FA (3) pole numeru BDO jest opcjonalne, obowiązek jego podania wynika z ustawy.
Pobieraj i wykazuj opłaty recyklingowe i SUP. Sprzedaż toreb foliowych czy udostępnianie jednorazowych kubków i pojemników wymaga pobrania opłaty (minimum 0,20 zł za sztukę) i umieszczenia jej na paragonie.
Prowadź ewidencję odpadów na bieżąco. Brak wpisu do ewidencji lub opóźnione sprawozdanie naraża na kary nawet od 5 000 zł.
Korzystaj z pomocy ekspertów. Jeśli masz wątpliwości, skontaktuj się ze specjalistami od rozliczeń środowiskowych – podpowiedzą, jak prawidłowo prowadzić rejestry i dostosować system księgowy do KSeF.
Gdzie znajdę pomoc w prowadzeniu BDO i wystawianiu faktur w KSeF?
Skorzystaj z usług specjalistów opisanych na stronie uslug bdo, aby dowiedzieć się, jak prawidłowo zarejestrować firmę w BDO, prowadzić ewidencję odpadów i wprowadzić numer BDO na fakturach w KSeF. Kolejny artykuł z naszej serii opisuje obowiązki związane z opłatami SUP i opłatą recyklingową – zachęcamy do lektury.
