Case study: Firma budowlana — brak KEO i złe kody odpadów → wdrożenie systemu

Jak wyglądała sytuacja przed kontrolą?

Firma działa na rynku gdańskim od ponad dziesięciu lat. Realizuje zarówno kontrakty deweloperskie — roboty budowlane na osiedlach mieszkaniowych — jak i mniejsze zlecenia wykończeniowe dla klientów indywidualnych i biznesowych. Zatrudnia 30 pracowników, w tym kilka brygad budowlanych pracujących równolegle na różnych budowach.

Właściciel miał świadomość, że firma jest wpisana do rejestru BDO. Wpis uzyskano kilka lat wcześniej na wniosek biura rachunkowego, które pomagało przy rejestracji. Problem polegał jednak na tym, że nikt w firmie nie przeszkolił się z zasad ewidencji odpadów, a wpis do rejestru uznano za wystarczający. W praktyce firma nie wystawiała kart ewidencji odpadów (KEO) — ani dla gruzu betonowego, ani dla odpadów drewnianych, ani dla metali stalowych pozostałych po zbrojeniach i instalacjach.

Kiedy firma przekazywała odpady budowlane do odbiorcy — lokalnej firmy zajmującej się odpadami — pracownicy podpisywali karty przekazania odpadów (KPO), ale bez powiązania z KEO po stronie wytwórcy. Oznaczało to, że w systemie BDO istniały dane o przekazaniu odpadów, ale bez odpowiadającej im ewidencji po stronie firmy budowlanej. To właśnie ta rozbieżność stała się podstawą do wszczęcia czynności wyjaśniających przez Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska.

Co wykazała kontrola WIOŚ i jakie były zarzuty?

Kontrola przeprowadzona przez inspektorów WIOŚ Gdańsk obejmowała dokumentację za rok 2024. Inspektorzy mieli dostęp do systemu BDO, w którym widoczne były karty przekazania odpadów wystawione przez odbiorców. Na tej podstawie stwierdzili, że firma budowlana była stroną przekazującą, czyli wytwórcą odpadów, który miał obowiązek prowadzenia KEO.

Stwierdzono dwa odrębne naruszenia:

Pierwsze naruszenie — brak kart ewidencji odpadów (KEO). Firma nie wystawiła ani jednej KEO za rok 2024, mimo że przekazywała odpady budowlane wielokrotnie. Naruszało to art. 67 ustawy o odpadach, który nakłada obowiązek prowadzenia ewidencji dla każdego rodzaju odpadu.

Drugie naruszenie — błędne kody odpadów w KPO. Tam, gdzie firma wpisywała kod w kartach przekazania, stosowała ogólny kod 17 09 04 (inne zmieszane odpady z budowy, remontów i demontażu inne niż te wymienione w 17 09 01, 17 09 02 i 17 09 03). Tymczasem na podstawie faktury od odbiorcy i opisu prac inspektorzy ustalili, że odpady były selektywnie sortowalne — gruz betonowy, drewno i stal — a więc powinny być ewidencjonowane pod osobnymi kodami selektywnymi.

Inspektorzy wyznaczyli termin 30 dni na przedstawienie planu naprawczego oraz pisemnych wyjaśnień. Jednocześnie wszczęto postępowanie administracyjne w sprawie nałożenia kary.

Jakie kody odpadów powinna stosować firma budowlana?

Błąd z kodem 17 09 04 jest jednym z najczęstszych w branży budowlanej. Firmy sięgają po ten kod, bo jest ogólny i łatwo go uzasadnić. Jednak przepisy wymagają stosowania kodów jak najbardziej szczegółowych — odpowiadających faktycznemu rodzajowi odpadu.

Kod 17 09 04 jest prawidłowy wyłącznie wtedy, gdy rzeczywiście nie można rozdzielić odpadów na poszczególne frakcje — na przykład przy wyburzeniu budynku, gdzie gruz, drewno i metal są tak wymieszane, że segregacja na miejscu jest niemożliwa. W przypadku typowej budowy mieszkaniowej lub wykończeniowej segregacja jest możliwa i wymagana.

Jak przebiegało wdrożenie systemu ewidencji w 3 tygodnie?

Po otrzymaniu wezwania od WIOŚ firma zwróciła się do zewnętrznego doradcy BDO. Przyjęto trzyetapowy plan naprawczy, który jednocześnie miał posłużyć jako dokumentacja dla organu kontrolnego.

Tydzień 1 — audyt rodzajów odpadów na budowach. Doradca przeprowadził wizję lokalną na dwóch aktywnych budowach i przeanalizował faktury za wywóz odpadów z całego 2024 roku. Na tej podstawie sporządzono listę faktycznych rodzajów odpadów wraz z ich prawidłowymi kodami. Zidentyfikowano trzy główne strumienie: gruz betonowy (17 01 01), drewno (17 02 01) i stal (17 04 05). Opracowano również tabelę przyporządkowań dla pracowników fizycznych — prostą ściągę z opisem, co do jakiego kontenera i pod jakim kodem.

Tydzień 2 — rejestracja KEO w systemie BDO i korekta KPO. Na podstawie faktur i danych z systemu BDO odtworzono karty ewidencji odpadów za rok 2024. Ponieważ przepisy nie zabraniają prowadzenia ewidencji wstecznie w ramach postępowania naprawczego, KEO zostały wystawione z prawidłowymi datami zdarzeń ewidencyjnych. Jednocześnie odbiorca odpadów wystawił korekty kart przekazania z poprawionymi kodami. Firma posiadała umowę z odbiorcą, co ułatwiło formalne korekty.

Tydzień 3 — szkolenie pracowników i wdrożenie procedury. Przeprowadzono dwugodzinne szkolenie dla brygadzistów i kierownika budowy. Omówiono: czym jest KEO i kto ją wystawia, jakie kody odpadów obowiązują firmę, jak wygląda obieg dokumentów między budową a biurem, i kiedy konieczne jest wystawienie KPO przed oddaniem odpadów do odbiorcy. Opracowano wewnętrzną instrukcję oraz formularz miesięczny do zbierania danych z budów.

Umów bezpłatną konsultację →

Jakie dokumenty złożono do WIOŚ i jaki był wynik postępowania?

Po zakończeniu wdrożenia do WIOŚ złożono pakiet dokumentów naprawczych:

• Pisemne wyjaśnienie okoliczności naruszenia — opis sytuacji, wskazanie momentu odkrycia błędu i podjętych działań
• Komplet KEO za rok 2024 wydrukowany z systemu BDO
• Kopie korekt kart przekazania odpadów z poprawnymi kodami
• Protokół szkolenia pracowników z listą obecności
• Wewnętrzna procedura ewidencji odpadów obowiązująca w firmie od dnia szkolenia

Organ kontrolny umorzył postępowanie w sprawie kary administracyjnej, uwzględniając fakt dobrowolnego i szybkiego wdrożenia systemu naprawczego, brak wcześniejszych naruszeń w rejestrze firmy oraz pełne uzupełnienie dokumentacji. Jest to scenariusz możliwy tylko przy spełnieniu dwóch warunków: termin na złożenie wyjaśnień nie może upłynąć, a dokumentacja naprawcza musi być kompletna i wiarygodna.

Jakie wnioski wyciągła firma i co zmieniła na stałe?

Wdrożenie systemu naprawczego ujawniło kilka luk organizacyjnych, które były obecne w firmie od lat. Żaden z pracowników biurowych nie był formalnie odpowiedzialny za dokumentację środowiskową. Brygadziści nie wiedzieli, jakie kody odpadów stosuje firma. Umowa z odbiorcą odpadów nie zawierała klauzuli dotyczącej zgodności kodów w KPO z rzeczywistym składem przekazywanych frakcji.

Po zakończeniu postępowania firma wdrożyła trzy zmiany organizacyjne:

Stały opiekun dokumentacji środowiskowej. Wyznaczono pracownika biurowego, który raz w miesiącu zbiera dane z budów i wprowadza je do systemu BDO. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej — nawet w niepełnym wymiarze czasu — eliminuje ryzyko, że dokumentacja będzie zalegać przez cały rok.

Miesięczna rutyna ewidencyjna. Brygadziści wypełniają prosty formularz papierowy pod koniec każdego miesiąca: ile ton jakiego odpadu zostało wywiezione i do jakiego odbiorcy. Dane trafiają do biura i są wprowadzane do KEO w systemie BDO. Sposób prosty, ale wystarczający dla firmy tej wielkości.

Weryfikacja odbiorcy odpadów raz w roku. Przed nowym sezonem budowlanym firma sprawdza, czy odbiorca nadal posiada wpis do rejestru BDO z odpowiednimi uprawnieniami do odbioru odpadów o kodach stosowanych przez firmę. Obowiązek ten wynika z art. 25 i 27 ustawy o odpadach — wytwórca odpowiada za to, komu przekazał odpad.

Warto przy tym zaznaczyć, że firma budowlana może wytwarzać nie tylko odpady budowlane, ale również opakowania po materiałach — kartony, folie, palety. Dla nich obowiązują odrębne przepisy, omówione szczegółowo w artykule o obowiązku ewidencji i sprawozdania BDO dla kartonów i opakowań.

Co powinna zrobić firma budowlana, która nie prowadzi KEO?

Jeśli firma budowlana odkrywa — samodzielnie lub w wyniku kontroli — że nie prowadziła ewidencji odpadów, kluczowe jest działanie natychmiastowe. Każdy dzień zwłoki po wszczęciu postępowania działa na niekorzyść w postępowaniu administracyjnym.

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy firma ma aktywny wpis do rejestru BDO z właściwym zakresem działalności. Wpis bez odpowiednich pozycji dotyczących wytwarzania odpadów jest tak samo problematyczny, jak brak wpisu. Szczegóły dotyczące tego, co powinna zawierać prawidłowa ewidencja odpadów, opisujemy w osobnym poradniku.

Drugi krok to zebranie dokumentacji za lata, za które brak ewidencji — faktur za wywóz odpadów, umów z odbiorcami, kart przekazania wystawionych przez odbiorców. Na tej podstawie można odtworzyć dane do KEO nawet za kilka lat wstecz.

Trzeci krok to złożenie sprawozdania BDO za lata, za które nie zostało ono złożone. Sprawozdanie roczne składa się do 15 marca za rok poprzedni. Zaległe sprawozdania można złożyć po terminie — z adnotacją o korekcie — co jest znacznie korzystniejsze niż ich brak.

Umów bezpłatną konsultację →

Piotr Chudeusz · Ekspert ds. BDO, KOBiZE i rozliczeń środowiskowych

10+ lat obsługi firm w rejestrze BDO · Ostatnia weryfikacja: lipiec 2026 r.