Czy trzeba nadrobić zaległości w ewidencji odpadów w BDO?

Tak, braki w ewidencji odpadów warto uzupełnić, bo za jej brak, nieterminowość lub niezgodność ze stanem rzeczywistym grozi kara. Posiadacz odpadów prowadzi ewidencję na bieżąco (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach), a podmiot niezwolniony z tego obowiązku naraża się na administracyjną karę pieniężną od 1000 zł do 1 000 000 zł (art. 194 ust. 1 pkt 5b w zw. z ust. 3 tej ustawy).

Odpowiedź „tak” jest wnioskiem z art. 66, art. 72 i art. 194 ustawy o odpadach (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1328), a nie dosłownym brzmieniem jednego przepisu. Poniżej wskazujemy, co w tym wniosku wynika wprost z przepisów, a co jest ostrożną interpretacją.

Od czego zależy, czy zaległości dotyczą Twojej firmy?

Ewidencję odpadów (ilościową i jakościową, zgodnie z katalogiem odpadów) prowadzi posiadacz odpadów (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach). Obowiązek obejmuje też podmioty z art. 66 ust. 2 i 3, a część firm korzysta ze zwolnień z art. 66 ust. 4 i 5. Kara z art. 194 ust. 1 pkt 5b dotyczy podmiotu obowiązanego do prowadzenia ewidencji i niezwolnionego z art. 66 ust. 4. Dlatego pierwszym krokiem jest ustalenie, czy firma w ogóle podlega temu obowiązkowi i w jakiej formie; szczegóły znajdziesz w odpowiedziach na pytania na końcu strony.

Co przepisy mówią o ewidencji prowadzonej z opóźnieniem?

Ustawa nie określa stałego terminu (np. miesięcznego) wpisów do karty ewidencji odpadów. Dawny wymóg wpisu po zakończeniu miesiąca (art. 70 ust. 2) uchylono z dniem 1 stycznia 2020 r. Ewidencja ma być jednak prowadzona „na bieżąco” (art. 66 ust. 1), a to określenie nie ma ustawowej definicji ani liczby dni, którą można by podać jako termin wpisu.

Art. 194 ust. 1 pkt 5b ustawy o odpadach wymienia wprost trzy zachowania: nieprowadzenie ewidencji, prowadzenie jej w sposób nieterminowy oraz prowadzenie niezgodnie ze stanem rzeczywistym. Z tego brzmienia wynika wniosek (interpretacja), że uzupełnienie wpisów po czasie przybliża ewidencję do stanu rzeczywistego, ale nie daje pewności uniknięcia kary za wcześniejszą nieterminowość.

Kto sprawdza ewidencję i kto może zażądać dokumentów?

Organy Inspekcji Ochrony Środowiska, czyli Główny Inspektor Ochrony Środowiska i wojewódzcy inspektorzy ochrony środowiska, kontrolują przestrzeganie ustawy o odpadach (art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. l ustawy o Inspekcji Ochrony Środowiska). Mogą też weryfikować zgodność ewidencji ze stanem rzeczywistym (art. 83 ust. 2a ustawy o odpadach; ta kompetencja istnieje od 1 stycznia 2020 r., a obecne brzmienie ust. 2a obowiązuje od 1 stycznia 2025 r.). Administracyjną karę pieniężną z art. 194 wymierza w drodze decyzji wojewódzki inspektor ochrony środowiska (art. 196), nie marszałek województwa.

Marszałek województwa pełni odrębną funkcję: może w drodze decyzji zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia dokumentów ewidencji, gdy budzą wątpliwości co do prawidłowości sporządzenia (art. 72 ust. 3 ustawy o odpadach).

Jak długo trzeba mieć dokumenty ewidencji?

Posiadacz odpadów przechowuje dokumenty ewidencji oraz dane, na których się opierają, przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je sporządzono (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach, z zastrzeżeniem art. 116). Musi je udostępniać na żądanie organów kontrolnych (art. 72 ust. 2). Ten okres dotyczy przechowywania dokumentów. Nie należy traktować go jako granicy lat, za które ewidencję trzeba uzupełnić; to ostrożny wniosek, bo żaden przepis z tego zestawienia nie łączy tych dwóch spraw.

Sankcje w zestawieniu

Za różne naruszenia grożą różne sankcje i nie należy ich mylić. Kara z art. 194 jest administracyjna i wymierza ją inspektor. Grzywny z art. 180 i art. 180a są odrębnymi sankcjami za wykroczenia.

Art. 180 ani art. 180a nie podają kwoty grzywny, więc zakres od 20 do 5000 zł wynika z ogólnej reguły art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń. Nie jest to kwota zapisana w tych artykułach.

Dlaczego okres sprzed 2020 r. wymaga ostrożności?

System BDO w obecnym kształcie wprowadziła ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o zmianie ustawy o odpadach oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2017 poz. 2422). Pełne uruchomienie elektronicznej ewidencji odpadów, sprawozdawczości i weryfikacji przez BDO zaplanowała ona na 1 stycznia 2020 r. Ustawa z dnia 4 lipca 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 1403) rozszerzyła zestaw przepisów wchodzących w życie w tym samym dniu. Dziś dokumenty ewidencji sporządza się za pośrednictwem indywidualnego konta w BDO. Przed wprowadzaniem wpisów za wcześniejsze okresy warto sprawdzić w urzędzie marszałkowskim właściwym dla siedziby firmy, w jakiej formie urząd przyjmuje dane z tych okresów.

Jak ewidencja łączy się z rocznym sprawozdaniem?

Roczne sprawozdanie o wytwarzanych odpadach (art. 75 ust. 1 pkt 1-2 ustawy o odpadach) opiera się na tym samym statusie prawnym co ewidencja: składa je podmiot obowiązany do jej prowadzenia. Podmiot zwolniony z ewidencji na podstawie art. 66 ust. 4 nie ma z tego tytułu obowiązku sprawozdania. Braki w ewidencji warto więc uzupełnić przed przygotowaniem sprawozdania z wytwarzanych odpadów, bo dane sprawozdania powinny odpowiadać ewidencji.

Co zrobić krok po kroku?

1. Ustal swój status. Sprawdź, czy firma jest posiadaczem odpadów i czy nie obejmuje jej zwolnienie z art. 66 ust. 4 albo ewidencja uproszczona z art. 71. Na pytania o karty pomoże strona o karcie ewidencji odpadów (KEO).

2. Zbierz dokumenty źródłowe. Praktycznie są to karty przekazania odpadów, umowy z odbiorcami i wystawione dokumenty rozliczeniowe. To rada praktyczna, nie wymóg z przepisu.

3. Przypisz odpady do właściwych kodów. Ewidencja jest prowadzona zgodnie z katalogiem odpadów, więc pomyłka w kodzie oznacza wpis niezgodny ze stanem rzeczywistym. Przydatne jest zestawienie kodów odpadów w BDO.

4. Uzupełnij ewidencję tak, by odpowiadała rzeczywistości. Wpis niezgodny ze stanem rzeczywistym jest tym samym naruszeniem z art. 194 ust. 1 pkt 5b co wpis brakujący.

5. Zabezpiecz dokumenty. Przechowuj je 5 lat od końca roku, w którym zostały sporządzone, i miej je gotowe na żądanie organu kontrolnego.

6. W razie wątpliwości zleć weryfikację. Zasady prowadzenia kart i pomoc w uzupełnieniu opisuje strona o ewidencji odpadów w BDO (KPO, KEO).

Przykład: biuro rachunkowe przejmuje obsługę klienta, który wytwarza odpady i ma w BDO karty przekazania, ale nie prowadził kart ewidencji odpadów za dwa poprzednie lata. Najpierw biuro sprawdza, czy klient nie jest zwolniony z ewidencji ani objęty wersją uproszczoną. Potem zestawia karty przekazania z umowami, uzupełnia ewidencję zgodnie ze stanem rzeczywistym i ustala z urzędem marszałkowskim, jak wprowadzić dane za wcześniejsze okresy. Rozmowa z urzędem nie zastępuje decyzji o tym, czy kara może zostać nałożona; tę wymierza wojewódzki inspektor ochrony środowiska.

Autor

Piotr Chudeusz

ekspert ds. BDO, KOBiZE i ISO. Prowadzi sprawy BDO firm od 2010 roku.