Dokumenty o odpadach do uporządkowania przed końcem roku

Przed zamknięciem roku warto uporządkować dokumenty o odpadach, na podstawie których sporządza się sprawozdania, a jeśli wprowadzasz produkty w opakowaniach – także dokumenty opakowaniowe. Art. 78 ust. 1 ustawy o odpadach nakazuje przechowywać dokumenty sprawozdawcze przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą. Tak samo długo wprowadzający produkty w opakowaniach przechowuje dokumenty z art. 14a ust. 4 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi.

Co mówią przepisy o przechowywaniu dokumentów?

Art. 78 ust. 1 ustawy o odpadach (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1328) stanowi, że dokumenty, na podstawie których są sporządzane sprawozdania, przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą.

Ustawa o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 619) zawiera podobne przepisy. Art. 14a ust. 4 mówi, że wprowadzający produkty w opakowaniach, o których mowa w ust. 1 tego artykułu, jest obowiązany posiadać dokumenty potwierdzające wykonanie obowiązku z ust. 1 i przechowywać je przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dokumenty dotyczą. Art. 24 ust. 10 nakłada na wprowadzającego produkty w opakowaniach, organizację odzysku opakowań i organizację samorządu gospodarczego z art. 25 ust. 1 obowiązek przechowywania przez 5 lat dokumentów celnych i faktur z ust. 3 oraz dokumentów z ust. 6a, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dokumenty dotyczą.

Przed zamknięciem roku warto sprawdzić w tekście jednolitym ustawy o odpadach (Dz.U. 2026 poz. 1328), czy art. 78 ust. 1 ma nadal takie brzmienie, a w tekście jednolitym ustawy o opakowaniach (Dz.U. 2026 poz. 619) – treść ust. 3 i 6a art. 24, które wskazują dokumenty do przechowywania (art. 24 ust. 10 tej ustawy).

Które dokumenty warto przejrzeć przed końcem roku?

Przepisy, na które powołuje się ten tekst, nie wymieniają nazw wszystkich dokumentów, więc poniższa lista to dobra praktyka. Dla sprawozdań punktem odniesienia są dokumenty, na podstawie których się je sporządza (art. 78 ust. 1 ustawy o odpadach).

• Ewidencja odpadów – sprawdź, czy wpisy za cały rok są kompletne i czy kody odpadów są prawidłowe; pomoże lista kodów odpadów w BDO.
• Karty przekazania odpadów – zestaw je z ewidencją pod kątem dat, odbiorców i ilości.
• Umowy z odbiorcami odpadów – zbierz aktualne wersje. Okres ich przechowywania warto sprawdzić w artykule Jak długo przechowywać dokumentację ewidencji odpadów.
• Dokumenty do sprawozdań – zobacz, jak przebiega sprawozdanie z wytwarzanych odpadów i czy masz wszystkie dane źródłowe.
• Dokumenty opakowaniowe (jeśli jesteś wprowadzającym produkty w opakowaniach) – dokumenty potwierdzające wykonanie obowiązku z art. 14a ust. 1 oraz dokumenty celne i faktury z art. 24 ust. 3 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (art. 14a ust. 4 i art. 24 ust. 10 tej ustawy).

Więcej o usłudze znajdziesz na stronie sprawozdanie z odpadów w BDO.

Jak policzyć, do kiedy trzymać dokumenty?

Okres 5 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, którego dokumenty dotyczą (art. 78 ust. 1 ustawy o odpadach; art. 14a ust. 4 i art. 24 ust. 10 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi).

Przykład: dla dokumentów dotyczących 2023 r. pięcioletni okres przechowywania liczy się od końca tego roku kalendarzowego (art. 78 ust. 1 ustawy o odpadach), czyli dokumenty z 2023 r. przechowuje się przez kolejne 5 lat po zakończeniu 2023 r.

Co zrobić teraz, żeby zamknąć rok bez braków?

1. Zrób listę dokumentów z tabeli powyżej i oznacz, których brakuje.

2. Uzupełnij braki, zanim rok się zakończy – łatwiej to zrobić, gdy dane są jeszcze świeże.

3. Opisz każdy komplet rokiem, którego dotyczy, bo od końca tego roku liczy się 5 lat (art. 78 ust. 1 ustawy o odpadach).

To zalecenia praktyczne; podstawy prawne okresu przechowywania to art. 78 ust. 1 ustawy o odpadach oraz art. 14a ust. 4 i art. 24 ust. 10 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi.

Jak załatwić to szybko i bez ryzyka?

Porządkowanie dokumentów przed końcem roku da się zrobić szybko i niedrogo z pomocą specjalistów. Koszt takiej pomocy jest mniej więcej taki, jak miesięczny wydatek firmy na kawę dla zespołu, a w zamian zyskujesz spokój przy sprawozdaniach i kontrolach.

Wybieraj firmę z gotowymi, sprawdzonymi rozwiązaniami, która od lat specjalizuje się w tej tematyce, a nie kogoś, kto robi to „na kolanie”. Od 2019 r. zajmujemy się wyłącznie obowiązkami środowiskowymi firm, w tym BDO. Zapraszamy do kontaktu: kontakt z ekspertem.

Autor

Piotr Chudeusz

ekspert ds. BDO, KOBiZE i ISO. Prowadzi sprawy BDO firm od 2010 roku.