Jak długo przechowywać dokumentację ewidencji odpadów?

Dokumenty ewidencji odpadów i dane, na podstawie których je sporządzono, przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokumenty te zostały sporządzone — tak stanowi art. 72 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz.U. 2023 poz. 1587), z zastrzeżeniem art. 116 tej ustawy. Obowiązek ciąży na posiadaczu odpadów i obejmuje zarówno karty sporządzone w systemie BDO, jak i dokumenty wystawione poza nim w czasie awarii systemu (art. 67 ust. 7).

Jaka jest podstawa prawna przechowywania dokumentacji ewidencji odpadów?

Całość reguluje art. 72 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach: ust. 1 określa, co i jak długo się przechowuje, a ust. 2 nakazuje udostępniać te dokumenty i dane na żądanie organów uprawnionych do kontroli. Najwięcej pomyłek dotyczy sposobu liczenia terminu.

W praktyce karta sporządzona w marcu 2022 r. musi być dostępna do 31 grudnia 2027 r., a nie do marca 2027 r. (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach) Łatwo błędnie liczyć 5 lat od dnia wystawienia dokumentu albo od roku, którego odpady dotyczą, zamiast od końca roku, w którym dokument sporządzono.

Obowiązek przechowywania ciąży na każdym posiadaczu odpadów, który sporządza dokumenty ewidencji odpadów (art. 72 ust. 1 w zw. z art. 67 ust. 1 ustawy o odpadach), bez względu na wielkość firmy czy rodzaj prowadzonej działalności.

Jakie dokumenty ewidencji odpadów musisz archiwizować przez 5 lat?

Ewidencja odpadów obejmuje kilka rodzajów dokumentów, a każdy z nich objęty jest tym samym okresem przechowywania. Co do zasady sporządza się je przez indywidualne konto w systemie BDO (art. 67 ust. 6 ustawy o odpadach), a w czasie awarii systemu — papierowo albo elektronicznie poza BDO (art. 67 ust. 7). Pełną listę kart omawiamy w artykule jakie dokumenty obejmuje ewidencja odpadów.

Do dokumentów objętych obowiązkiem archiwizacji należą przede wszystkim:

• Karta Ewidencji Odpadów (KEO) — prowadzona dla każdego rodzaju odpadu z osobna; opisujemy ją w artykule co to jest KEO.
• Karta Przekazania Odpadów (KPO) — dokumentuje przekazanie odpadów kolejnemu posiadaczowi; szerzej opisujemy ją w artykule co to jest KPO.
• Karta Przekazania Odpadów Komunalnych (KPOK) — stosowana przez odbierających odpady komunalne od właścicieli nieruchomości oraz zbierających, przetwarzających i transportujących odpady komunalne (art. 67 ust. 1 pkt 3).
• Karta Ewidencji Komunalnych Osadów Ściekowych — prowadzi ją wytwórca komunalnych osadów ściekowych (art. 70 ust. 1 pkt 1).

Dokumenty sporządzone w czasie awarii systemu BDO przechowuje się tak samo długo jak karty sporządzone w systemie. Dane z kart ewidencji wprowadza się do BDO niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później niż w terminie 30 dni (art. 67 ust. 10 ustawy o odpadach). Przy kartach przekazania ten sam termin dotyczy posiadacza przekazującego odpady, natomiast przejmujący i transportujący uzupełniają dane niezwłocznie po wystawieniu karty przez przekazującego (art. 67 ust. 11). Termin przechowywania jest taki sam dla KEO i KPO.

Co grozi za brak dokumentacji podczas kontroli WIOŚ?

Dokumentów, których firma nie przechowała, nie da się okazać podczas kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska. Niezależnie od kontroli właściwy marszałek województwa może w drodze decyzji zobowiązać posiadacza odpadów do ich przedłożenia, gdy dokumenty ewidencji budzą wątpliwości co do prawidłowości ich sporządzenia albo gdy jest to niezbędne do innych prowadzonych przez niego postępowań z zakresu ochrony środowiska (art. 72 ust. 3 ustawy o odpadach).

Sankcje zależą od rodzaju naruszenia. Nieprzechowywanie dokumentów ewidencji przez 5 lat, ich nieudostępnienie lub nieprzedłożenie to wykroczenie zagrożone grzywną z art. 180 ust. 3 ustawy o odpadach. Art. 180 nie określa wysokości grzywny; ogólny zakres grzywny z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń to od 20 do 5000 zł. Natomiast nieprowadzenie ewidencji albo prowadzenie jej nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym to administracyjna kara pieniężna od 1 000 zł do 1 000 000 zł (art. 194 ust. 1 pkt 5b w zw. z ust. 3 ustawy o odpadach), wymierzana decyzją wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska. Wyjątek przewiduje art. 194 ust. 2 ustawy o odpadach: dotyczy on sytuacji, gdy za naruszenie może być ustalona opłata podwyższona z art. 293 Prawa ochrony środowiska.

Co ważne, brak dokumentów często ujawnia też luki w samej ewidencji — a wtedy w grę wchodzi już kara administracyjna, nie tylko grzywna.

Jak prawidłowo archiwizować dokumentację w systemie BDO?

Warto regularnie sprawdzać, czy karty sporządzone w BDO są kompletne i odpowiadają stanowi rzeczywistemu — braki najłatwiej wychwycić na bieżąco, a nie tuż przed kontrolą.

Dobrą praktyką jest wykonywanie comiesięcznych wydruków lub eksportów danych z systemu BDO i przechowywanie ich w wewnętrznym archiwum firmy. Na wypadek awarii systemu BDO lub problemów technicznych, posiadanie kopii zapasowych może okazać się nieocenione podczas kontroli. Warto też prowadzić wewnętrzny rejestr przekazań odpadów wraz z datami, kodami odpadów i numerami KPO — takie zestawienie pozwala błyskawicznie odpowiedzieć na pytania inspektora.

Ustawowy obowiązek z art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach obejmuje dokumenty ewidencji oraz wszelkie dane, na podstawie których je sporządzono. Umowy z odbiorcami odpadów czy decyzje administracyjne nie są dokumentami ewidencji — przechowywanie ich przez ten sam okres to dobra praktyka porządkująca archiwum, a nie wymóg tego przepisu.

Firmy, które dopiero rozpoczynają działalność lub nie mają pewności, czy ich ewidencja jest prowadzona prawidłowo, powinny rozważyć skorzystanie z profesjonalnej obsługi BDO dla firm. Specjalista z zewnątrz zweryfikuje kompletność dokumentacji, uzupełni brakujące wpisy i przygotuje firmę na ewentualną kontrolę WIOŚ.

Kiedy obowiązek przechowywania dokumentacji nie dotyczy Twojej firmy?

Kto nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów, nie sporządza jej dokumentów, więc nie ma czego przechowywać na podstawie art. 72 ustawy o odpadach. Szerzej piszemy o tym w artykule kto jest zwolniony z ewidencji odpadów. Zgodnie z art. 66 ust. 4 ustawy o odpadach ewidencji nie prowadzą m.in. wytwórcy odpadów komunalnych, a także wytwórcy rodzajów i ilości odpadów wskazanych w rozporządzeniu Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1644), które od 1 stycznia 2025 r. określa rodzaje i ilości odpadów zwolnione z ewidencji. Załącznik do tego rozporządzenia nie obejmuje odpadów niebezpiecznych.

Uproszczona ewidencja — obejmująca jedynie KPO bez KEO — dotyczy m.in. podmiotów wytwarzających do 100 kg odpadów niebezpiecznych lub do 5 ton odpadów innych niż niebezpieczne (niekomunalnych) rocznie oraz transportujących wykonujących wyłącznie usługę transportu odpadów (art. 71 ustawy o odpadach). Uproszczona ewidencja nie jest zwolnieniem z ewidencji — zmienia tylko jej formę.

Okres przechowywania jest taki sam przy ewidencji pełnej i uproszczonej. Różnica między reżimami polega na tym, ile rodzajów dokumentów trzeba przechowywać — nie na samym czasie ich przechowywania. Jeśli nie masz pewności, jakie obowiązki ewidencyjne dotyczą Twojej firmy, warto skonsultować się ze specjalistą lub sprawdzić, czy Twoja rejestracja w BDO obejmuje właściwy zakres działalności.

Jak przygotować się na kontrolę WIOŚ w zakresie dokumentacji odpadów?

O kontroli planowej wojewódzki inspektor ochrony środowiska zawiadamia przedsiębiorcę, a kontrolę wszczyna nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia (art. 48 ust. 1–2 ustawy — Prawo przedsiębiorców). Kontrole pozaplanowe — na wniosek organów oraz interwencyjne — mogą odbyć się bez zawiadomienia (art. 9a ust. 2 ustawy o Inspekcji Ochrony Środowiska). Dlatego dokumentacja ewidencji odpadów powinna być uporządkowana i dostępna w każdej chwili, a nie tylko „odświeżana” przed planowaną wizytą.

Kluczowe kroki, które minimalizują ryzyko kar podczas kontroli:

• Regularne sprawdzanie, czy karty w BDO odpowiadają stanowi rzeczywistemu.
• Przechowywanie kopii archiwalnych dokumentów z systemu BDO (wydruki lub eksport PDF) za każdy rok działalności.
• Przechowywanie dokumentów sporządzonych papierowo w trybie awarii BDO w segregatorach oznaczonych datą i wprowadzenie ich danych do BDO w terminie.
• Zachowanie danych źródłowych, na podstawie których sporządzono karty — art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach obejmuje także te dane.
• Oznaczenie w archiwum roku, w którym dokumenty sporządzono — od niego zależy, kiedy kończy się okres ich przechowywania.

Przygotowanie firmy na kontrolę to nie tylko kwestia formalna — to realna ochrona przed grzywną i karą administracyjną. Warto traktować archiwizację dokumentacji ewidencji odpadów tak samo poważnie, jak archiwizację dokumentów księgowych czy kadrowych.

Podsumowanie — nie ryzykuj kary za brak dokumentacji

W praktyce wystarczą trzy rzeczy: archiwum uporządkowane według roku sporządzenia dokumentów, regularne sprawdzanie kart w BDO i zachowanie danych, na podstawie których karty powstały.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie prowadzenia ewidencji, archiwizacji dokumentów lub przygotowania do kontroli? Skontaktuj się z ekspertem BDO — pomoże ocenić stan dokumentacji przed kontrolą.