Jak długo przechowuje się dokumentację techniczną i deklarację zgodności opakowania?

Wytwórca przechowuje dokumentację techniczną i deklarację zgodności UE opakowania 5 lat (opakowania jednorazowe) lub 10 lat (wielokrotnego użytku). Wynika to z art. 15 rozporządzenia (UE) 2025/40 (PPWR) w zw. z art. 38, art. 39 i załącznikiem VII. Dotyczy opakowań wprowadzanych do obrotu od 12 sierpnia 2026 r., także importera lub dystrybutora uznanego za wytwórcę (art. 21).

Ile lat trzeba przechowywać każdy rodzaj opakowania?

Przepis rozróżnia dwa rodzaje opakowań i dla każdego wyznacza inny okres. Poniższa tabela zbiera to, co wynika z art. 15 rozporządzenia (UE) 2025/40 (PPWR) w związku z art. 38, art. 39 i załącznikiem VII.

Okres dotyczy obu dokumentów razem: dokumentacji technicznej (jej zawartość określa załącznik VII) oraz deklaracji zgodności UE (art. 39). Wytwórca sporządza je przed wprowadzeniem opakowania do obrotu, po przeprowadzeniu procedury oceny zgodności (art. 38). Przed ustaleniem terminu archiwizacji w firmie warto sprawdzić w tekście art. 15 rozporządzenia na EUR-Lex, od jakiego zdarzenia liczy się wskazany tam okres, i zapisać to w procedurze wprost.

Kogo dotyczy obowiązek przechowywania?

Obowiązek spoczywa na wytwórcy w rozumieniu art. 3 pkt 13 rozporządzenia albo na podmiocie, który na podstawie art. 21 jest za wytwórcę uważany. Dotyczy to importera lub dystrybutora, który wprowadza opakowania do obrotu pod własną nazwą albo je modyfikuje. Taki podmiot ma te same obowiązki co producent: ocenę zgodności, dokumentację techniczną, deklarację zgodności i jej przechowywanie.

Od 12 sierpnia 2026 r. wytwórca może wprowadzać do obrotu wyłącznie opakowania zgodne z wymogami art. 5-12 rozporządzenia. Same wymogi materialne z tych artykułów mają własne daty stosowania, więc sama data 12 sierpnia 2026 r. nie mówi, który z nich obowiązuje już dziś. Obowiązek przechowywania dokumentów dotyczy opakowań wprowadzanych do obrotu od 12 sierpnia 2026 r.

Co trzeba mieć przed wprowadzeniem do obrotu?

Przechowywanie to ostatni etap. Najpierw wytwórca wykonuje kroki, które dają dokumenty do archiwizacji:

1. Przeprowadza procedurę oceny zgodności (art. 38).

2. Sporządza dokumentację techniczną zgodnie z załącznikiem VII.

3. Sporządza deklarację zgodności UE (art. 39).

4. Zapewnia identyfikowalność opakowania: numer typu, partii lub serii, oraz nazwę i adres pocztowy wytwórcy. Te dane mogą znajdować się na opakowaniu, w kodzie QR lub na innym nośniku danych albo w dokumencie towarzyszącym.

5. Przechowuje dokumentację i deklarację przez 5 lat (opakowania jednorazowe) albo 10 lat (opakowania wielokrotnego użytku).

Numer typu, partii lub serii pozwala powiązać konkretne opakowanie z konkretną dokumentacją, dlatego w archiwum warto trzymać dokumenty tak, aby po numerze partii dało się odnaleźć właściwą dokumentację i deklarację.

Jakie są wyjątki i przypadki brzegowe?

• Art. 15 ust. 9: obowiązek doprowadzenia do zgodności, wycofania z obrotu lub odzyskania nie dotyczy opakowań wielokrotnego użytku wprowadzonych do obrotu przed 11 lutego 2025 r. Wyjątek dotyczy tego obowiązku, a nie zasad przechowywania dokumentów.
• Art. 21 akapit drugi: gdy importer lub dystrybutor działający pod własną marką jest mikroprzedsiębiorstwem, a jego dostawca opakowań znajduje się w Unii, to dostawcę uznaje się za wytwórcę do celów art. 15. W takim układzie dokumentację i deklarację przechowuje dostawca, a nie mikroprzedsiębiorca z własną marką.
• Wymogi z art. 5-12 mają różne daty stosowania. Przepis o przechowywaniu dokumentów nie rozstrzyga, który z tych wymogów obowiązuje w danym dniu.

Przykład z praktyki

Firma produkuje kartony transportowe jednorazowego użytku oraz skrzynki wielokrotnego użytku i wprowadza je do obrotu pod własną nazwą po 12 sierpnia 2026 r. Dla kartonów dokumenty zgodności trzyma 5 lat, dla skrzynek 10 lat. W procedurze firmy zapisuje więc dwa różne okresy, przypisane do rodzaju opakowania, a nie jeden wspólny termin dla całego asortymentu. Drugi przykład: sklep sprowadza opakowania od unijnego dostawcy i sprzedaje je pod własną marką. Jeśli sklep jest mikroprzedsiębiorstwem, za wytwórcę uznaje się dostawcę (art. 21 akapit drugi); w innym wypadku sklep sam odpowiada jak wytwórca i prowadzi archiwum dokumentów.

Jak uporządkować archiwum zgodności?

1. Ustal, czy w ogóle jesteś wytwórcą albo podmiotem uznanym za wytwórcę (art. 3 pkt 13 i art. 21).

2. Podziel opakowania na jednorazowe i wielokrotnego użytku.

3. Do każdego rodzaju przypisz okres 5 lat albo 10 lat.

4. Powiąż dokumenty z numerami typu, partii lub serii.

5. Zapisz okresy w wewnętrznej procedurze i wskaż osobę odpowiedzialną za archiwum.

Dokumentacja zgodności opakowań to inna sprawa niż papiery wynikające z ustawy o odpadach. O tym, jak przygotować sam dokument, piszemy w artykule o tym, jak przygotować deklarację zgodności opakowania. Ewidencja odpadów to osobny obowiązek, opisany m.in. w tekstach o tym, jak długo przechowywać dokumentację ewidencji odpadów i jak długo trzeba przechowywać dokumenty ewidencji odpadów. Okresów z tamtych stron nie wolno stosować do dokumentacji z PPWR.

Opakowania wprowadzone do obrotu wiążą się też z obowiązkami w BDO. Zasady rejestru opisuje strona o rejestracji firmy w BDO, a roczne rozliczenie opakowań sprawozdanie o opakowaniach i opłata produktowa. Bieżące notowanie mas opakowań ułatwia ewidencja opakowań w BDO.

Jak możemy pomóc

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja firma jest wytwórcą w rozumieniu PPWR albo jak rozdzielić archiwum dla opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku, skontaktuj się z naszym ekspertem BDO.

Stan prawny na: 2026-11-03

Podstawa prawna i źródła

• Rozporządzenie (UE) 2025/40 — art. 3, art. 15, art. 21, art. 38 i art. 39 oraz załącznik VII

Najczęściej zadawane pytania

Kto musi przechowywać dokumentację zgodności opakowania?

Wytwórca w rozumieniu art. 3 pkt 13 rozporządzenia (UE) 2025/40 albo podmiot uznany za wytwórcę na podstawie art. 21, czyli importer lub dystrybutor, który wprowadza opakowania do obrotu pod własną nazwą albo je modyfikuje. Okres to 5 lat dla opakowań jednorazowych i 10 lat dla opakowań wielokrotnego użytku (art. 15).

Czy zawsze trzeba trzymać dokumentację samemu, gdy sprzedaję opakowania pod własną marką?

Nie zawsze. Gdy importer lub dystrybutor działający pod własną marką jest mikroprzedsiębiorstwem, a jego dostawca opakowań znajduje się w Unii, to dostawcę uznaje się za wytwórcę do celów art. 15 (art. 21 akapit drugi). Osobna zasada z art. 15 ust. 9 dotyczy doprowadzenia do zgodności, wycofania z obrotu lub odzyskania opakowań wielokrotnego użytku wprowadzonych do obrotu przed 11 lutego 2025 r. i nie zmienia okresów przechowywania.