Ewidencję opakowań wprowadzanych do obrotu prowadzi się krok po kroku: na bieżąco zapisujesz masę opakowań, w których wprowadzono produkty w danym roku, w formie papierowej albo elektronicznej (art. 22 ust. 1 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi), i przechowujesz ją 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczy (art. 22 ust. 2). Brak ewidencji nie zwalnia z obowiązków.
Obowiązek wynika z art. 22–23 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 619). Ustawa nakazuje prowadzić ewidencję, ale nie narzuca jej układu, dlatego poniższe kroki pokazują prosty sposób, jak ten obowiązek spełnić.
Co dokładnie mówi przepis o ewidencji?
Wprowadzający produkty w opakowaniach prowadzi ewidencję w postaci papierowej albo elektronicznej. Obejmuje ona informacje o masie opakowań, w których w danym roku wprowadził produkty do obrotu (art. 22 ust. 1 ustawy). Informacje zawarte w ewidencji przechowuje się 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą (art. 22 ust. 2).
W praktyce oznacza to, że nie wystarczy jednorazowe podsumowanie pod koniec roku. Dane muszą dać się odtworzyć za każdy rok osobno, a plik lub segregator z ewidencją powinien być dostępny przez cały okres przechowywania.
Jak prowadzić ewidencję opakowań krok po kroku?
| Krok | Co robisz | Po co |
|---|---|---|
| 1 | Ustalasz, czy i jakie produkty wprowadzasz do obrotu w opakowaniach | Wyznaczasz zakres ewidencji |
| 2 | Tworzysz wykaz opakowań z podziałem na rodzaje (np. papier, tworzywo sztuczne) | Ułatwia zestawienie danych do sprawozdania |
| 3 | Ustalasz masę jednostkową każdego opakowania | Z niej wyliczysz masę zbiorczą |
| 4 | Na bieżąco zapisujesz liczbę wprowadzonych opakowań i ich masę | Ewidencja dotyczy roku, w którym wprowadzono produkty |
| 5 | Odkładasz dokumenty źródłowe (faktury, listy dostaw, dane od dostawców) | Potwierdzają wpisy |
| 6 | Po zamknięciu roku sumujesz masy w podziale na rodzaje | Masz gotowe dane do sprawozdania |
| 7 | Archiwizujesz ewidencję przez 5 lat od końca roku, którego dotyczy | Wymóg z art. 22 ust. 2 |
Krok 1–2: zakres i podział na rodzaje
Zacznij od listy produktów i opakowań, w których trafiają one do obrotu. Przepis wymaga ewidencji masy opakowań (art. 22 ust. 1), ale dane warto od początku zapisywać w podziale na rodzaje (np. papier, tworzywo sztuczne), a przy opakowaniach z kilku materiałów rozbić masę na poszczególne materiały. Ustawa nie narzuca takiego podziału, ale ułatwia on zestawienie danych do sprawozdania.
Krok 3–5: bieżące zapisy i dokumenty
Dobrze działa prosty arkusz: data, produkt, rodzaj opakowania, liczba sztuk, masa jednostkowa, masa łączna, numer dokumentu źródłowego. Ewidencja może być elektroniczna, więc arkusz kalkulacyjny jest dopuszczalną formą (art. 22 ust. 1). Wpisy rób co miesiąc, nie raz w roku. Wtedy luki widać od razu, a nie przy sprawozdaniu.
Krok 6–7: zamknięcie roku
Po zakończeniu roku sumujesz masy w podziale na rodzaje opakowań i zamykasz arkusz danego roku. Roczne sprawozdanie w domenie opakowań składa się marszałkowi województwa i obejmuje m.in. masę wprowadzonych opakowań (art. 45 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi w zw. z art. 73 i n. ustawy o odpadach). Ewidencja jest więc podstawą liczb do sprawozdania. Zamknięty rok archiwizujesz na wymagane 5 lat.
Jakie dokumenty potwierdzają recykling i eksport odpadów opakowaniowych?
Masę odpadów opakowaniowych poddanych recyklingowi oraz zastosowany proces odzysku ustala się na podstawie dokumentu DPR (art. 23 ust. 3 ustawy). Przy eksporcie lub wewnątrzunijnej dostawie towarów (WDT) odpadów opakowaniowych do recyklingu ustala się je na podstawie dokumentu EDPR (art. 24 ust. 1). W tych przepisach ustawy dokumentów DPO i EDPO nie stosuje się od 1 stycznia 2022 r.
W praktyce oznacza to, że dokumenty DPR i EDPR warto trzymać razem z ewidencją danego roku, bo to one potwierdzają recykling.
Co się dzieje, gdy ewidencji brakuje albo jest nierzetelna?
Brak lub nierzetelność ewidencji nie zwalnia z obowiązków. Masę i rodzaj opakowań ustala wtedy marszałek województwa albo wojewódzki inspektor ochrony środowiska (WIOS) na podstawie dostępnych informacji, a gdy ich brakuje, szacunkowo (art. 22 ust. 1d–1e i art. 23 ust. 2 ustawy). W praktyce takie ustalenie bywa mniej korzystne niż rzetelne dane własne.
Nieprowadzenie ewidencji jest też zagrożone karą pieniężną od 10 000 do 500 000 zł (art. 56 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 57 pkt 1 ustawy). Karę nakłada właściwy organ, zwykle WIOS.
Jakie są wyjątki i przypadki brzegowe?
- Brak części danych. Obowiązek prowadzenia ewidencji pozostaje. Luki uzupełnij z faktur, list dostaw i informacji od dostawców, zamiast zostawiać ustalenie masy organowi.
- Niewielkie masy. Przepis art. 22 ust. 1 nie przewiduje progu masy, od którego zaczyna się ewidencja. Nie pomijaj więc drobnych opakowań.
- Wątpliwości co do zakresu. Jeśli nie masz pewności, czy dany podmiot lub opakowanie podlega obowiązkowi, skonsultuj się z urzędem marszałkowskim lub specjalistą ds. ochrony środowiska.
Powiązane tematy opisujemy w tekstach: kiedy powstaje obowiązek ewidencji i sprawozdania przy kartonach, czy przy towarze w kartonach trzeba składać sprawozdanie z opakowań oraz jak zalogować się do BDO krok po kroku. Przy błędach w innych ewidencjach pomoże przegląd typowych błędów w ewidencji odpadów.
Co zrobić teraz?
Otwórz dane za bieżący rok i sprawdź, czy dla każdego wprowadzanego opakowania masz masę, rodzaj i dokument źródłowy. Uzupełnij luki, załóż arkusz według tabeli powyżej i ustal, kto co miesiąc go aktualizuje. Dokumenty DPR (a przy eksporcie lub WDT odpadów opakowaniowych do recyklingu – EDPR), na podstawie których ustala się masę odpadów poddanych recyklingowi, przechowuj razem z ewidencją danego roku (art. 23 ust. 3 i art. 24 ust. 1 ustawy). Przy wątpliwościach co do zakresu obowiązku skonsultuj swoją sytuację z urzędem marszałkowskim.
Stan prawny na: 2026-10-05
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 619)
- Rozporządzenie (UE) 2025/40
Najczęściej zadawane pytania
Czy zlecenie sprawozdania organizacji odzysku opakowań zwalnia z własnych obowiązków?
Nie w całości. Zlecenie sporządzenia sprawozdania organizacji odzysku nie zwalnia wprowadzającego z obowiązku złożenia własnego sprawozdania za produkty, o których nie poinformował tej organizacji (art. 45 ust. 5 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi).
Kto odpowiada za niezłożenie rocznego sprawozdania opakowaniowego?
Ustawa o gospodarce opakowaniami nie przewiduje kary za niezłożenie rocznego sprawozdania przez wprowadzającego produkty w opakowaniach. To wykroczenie z art. 180a ustawy o odpadach. Kara z art. 56 ust. 1 pkt 8 dotyczy natomiast nieprowadzenia ewidencji.
Czy mały wprowadzający musi składać część sprawozdania o kampaniach edukacyjnych?
Wprowadzający do 1 Mg opakowań rocznie nie składa części o środkach na kampanie edukacyjne (art. 6 ust. 3 pkt 2 w zw. z art. 7 ustawy). Samo sprawozdanie roczne i ewidencja pozostają.
Masz pytania o BDO, KOBiZE lub PPWR? Skonsultuj się z ekspertem — bezpłatnie.
Umów bezpłatną konsultację →
