Czy istnieje program do ewidencji opakowań i co musi zapewniać?

Tak, ewidencję opakowań można prowadzić w programie, bo ustawa dopuszcza formę papierową albo elektroniczną. Wprowadzający produkty w opakowaniach ewidencjonuje masę opakowań z danego roku i przechowuje zapisy 5 lat (art. 22 ust. 1–2 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi).

Ustawa mówi, co firma ma zapisywać i jak długo to przechowywać, a nie w czym ma to robić – to nasz wniosek z art. 22. Program jest więc zwykłym narzędziem: sprawdza się, jeśli pozwala wykazać masę opakowań za dany rok i zachować zapisy przez 5 lat. Poniżej opisujemy, co taki program ma zapewnić, czego nie zastąpi i na co zwrócić uwagę przy wyborze. Artykuły bez nazwy ustawy pochodzą z ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi.

Co program do ewidencji opakowań musi zapewniać

• Masę opakowań za rok. Ewidencja obejmuje masę opakowań, w których firma wprowadziła produkty do obrotu w danym roku (art. 22 ust. 1).
• Dopuszczalną formę. Ewidencję prowadzi się w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 22 ust. 1), więc program jest rozwiązaniem równorzędnym z arkuszem lub segregatorem.
• Przechowywanie przez 5 lat. Informacje z ewidencji przechowuje się 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą (art. 22 ust. 2). Nasza rekomendacja: wybierz program, który pozwala wyeksportować zapisy i nie kasuje starych lat.
• Dane do rocznego sprawozdania. Sprawozdanie składane marszałkowi województwa obejmuje masę wprowadzonych opakowań, osiągnięte poziomy recyklingu względem celów ustawowych oraz wysokość środków przeznaczonych na kampanie edukacyjne (art. 45 w zw. z art. 73 i n. ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach). Zestawienie masy z ewidencji jest podstawą pierwszej z tych pozycji.

Cztery obowiązki, które łatwo pomylić

Program do ewidencji opakowań obsługuje pierwszy wiersz. Ewidencja produktów SUP to odrębny zapis, prowadzony przez podmioty wskazane w art. 3b, a nie dodatek do ewidencji masy opakowań. Karta ewidencji odpadów dotyczy z kolei odpadów, a nie opakowań wprowadzanych do obrotu – wyjaśniamy ją w tekście co to jest KEO, czyli karta ewidencji odpadów.

Klasy recyklowalności z rozporządzenia o opakowaniach

Rozporządzenie (UE) 2025/40 wprowadza obowiązkową klasyfikację opakowań w trzech klasach recyklowalności według wagi (art. 6). Poniżej progi, od których zaczyna się każda klasa.

Nie istnieje klasa D ani E. Szczegółowa metoda obliczania klasy dla konkretnego materiału lub formatu ma zostać ustalona w akcie delegowanym do 1 stycznia 2028 r.; do tego czasu nie ma jednolitej wiążącej metody. Warto sprawdzić u dostawcy opakowań, czy podaje klasę lub dane potrzebne do jej ustalenia, zanim wpiszesz ją do programu.

Czego program nie zastąpi

• Samej ewidencji. Brak lub nierzetelność ewidencji nie zwalnia z obowiązku – masę i rodzaj opakowań ustala wtedy marszałek albo wojewódzki inspektor ochrony środowiska, a w razie braku danych szacunkowo (art. 22 ust. 1d–1e, art. 23 ust. 2), zwykle na niekorzyść podmiotu. Za nieprowadzenie ewidencji masy opakowań grozi kara pieniężna od 10 000 do 500 000 zł (art. 56 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 57 pkt 1).
• Złożenia sprawozdania. Program nie wysyła sprawozdania za firmę. Zlecenie jego sporządzenia organizacji odzysku nie zwalnia też z własnego sprawozdania za produkty, o których firma tej organizacji nie poinformowała (art. 45 ust. 5). Szerzej o samym sprawozdaniu piszemy w tekście opłata produktowa i sprawozdanie za opakowania.
• Dokumentów recyklingu. Masę odpadów opakowaniowych poddanych recyklingowi oraz zastosowany proces odzysku ustala się na podstawie dokumentu DPR (art. 23 ust. 3), a przy eksporcie lub wewnątrzwspólnotowej dostawie odpadów opakowaniowych do recyklingu – dokumentu EDPR (art. 24 ust. 1). Dokumentów DPO i EDPO nie ma od 1 stycznia 2022 r.
• Ewidencji w innych branżach. Firmy z innej branży prowadzą często jeszcze ewidencję odpadów; przykład z budownictwa opisujemy w tekście BDO dla firm budowlanych – jakie odpady i wymagana ewidencja.

Wyjątki

• Wprowadzający do 1 Mg opakowań rocznie nie składa części sprawozdania o środkach na kampanie edukacyjne, jeśli spełnia warunki art. 7 (art. 6 ust. 3 pkt 2); samo sprawozdanie roczne pozostaje.
• Kary z art. 56 ust. 1 pkt 10o–10q dotyczą sprawozdania podmiotu reprezentującego w systemie kaucyjnym (art. 40p), a nie sprawozdania wprowadzającego z art. 73 ustawy o odpadach.

Jak wybrać program – lista kontrolna

To nasze rekomendacje, a nie wymogi ustawy:

1. Program zapisuje masę opakowań w ujęciu rocznym, z możliwością podziału na rodzaje opakowań – BDO gromadzi dane o opakowaniach w podziale na ich rodzaje (art. 79 ust. 2 pkt 1 ustawy o odpadach).

2. Zapisy z poprzednich lat pozostają dostępne przez 5 lat od końca roku, którego dotyczą.

3. Każda zmiana wpisu zostawia ślad (kto, kiedy, dlaczego), aby dało się wykazać rzetelność ewidencji.

4. Program daje zestawienie roczne, z którego przepiszesz masę do sprawozdania.

5. Jeśli firma sprzedaje produkty SUP, ma osobne pole lub osobną ewidencję liczby sztuk.

Przykład: sklep internetowy zamiast arkusza

Sklep internetowy wysyła towary w kartonach i foliowych kopertach. Do tej pory ewidencję prowadził w arkuszu, teraz wybiera program. Przed zakupem sprawdza cztery rzeczy: czy program zapisuje masę opakowań za rok, czy pozwala zachować zapisy przez 5 lat od końca roku, którego dotyczą, czy daje roczne zestawienie do sprawozdania dla marszałka i czy da się wyeksportować dane, gdyby sklep zmienił narzędzie. Gdy odpowiedzi brzmią „tak”, program spełnia funkcję ewidencji w formie elektronicznej (art. 22 ust. 1–2). Sprawozdanie nadal składa sklep albo organizacja odzysku, której zleci jego sporządzenie.

Co zrobić teraz

1. Ustal, czy firma wprowadza produkty w opakowaniach i czy dotyczy jej także ewidencja SUP.

2. Przejrzyj listę kontrolną i sprawdź wybrany program pod kątem 5-letniego przechowywania i rocznego zestawienia.

3. Przenieś zapisy z arkusza, a przy braku danych za poprzednie lata nie zgaduj – skontaktuj się z ekspertem.

Jak możemy pomóc

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja ewidencja spełnia wymogi art. 22, albo nie chcesz prowadzić jej samodzielnie, pomagamy ją uporządkować i przygotować pod sprawozdanie. Zakres opisujemy na stronie Ewidencja opakowań.

Czy w programie muszę prowadzić klasę recyklowalności opakowań?

Art. 22 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi mówi o masie opakowań, a klasy A, B i C wynikają z odrębnej regulacji – art. 6 rozporządzenia (UE) 2025/40. Od 1 stycznia 2030 r. na rynek UE mogą trafiać wyłącznie opakowania klasy A, B lub C, a od 1 stycznia 2038 r. minimalna wymagana klasa to B; klasa C zostaje wtedy wycofana. Nasza rekomendacja: wybierz program z polem na klasę opakowania.

Czy ewidencja produktów SUP to to samo co ewidencja opakowań?

Nie. Podmioty objęte art. 3b ust. 1 lub 2 ustawy z dnia 11 maja 2001 r. o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej prowadzą ewidencję liczby sztuk produktów SUP zakupionych lub wydanych użytkownikom końcowym w roku kalendarzowym, osobno dla każdej jednostki handlowej, jeśli jest ich więcej niż jedna, i przechowują ją 5 lat (art. 3h ust. 1–2 i 4 tej ustawy). Ewidencja masy opakowań z art. 22 to inny zapis.

Jakie informacje o opakowaniach gromadzi się w BDO?

W BDO gromadzi się informacje o wprowadzanych na terytorium kraju opakowaniach i produktach w opakowaniach, w podziale na poszczególne rodzaje opakowań, oraz o odpadach z nich powstających, a także o osiągniętych poziomach recyklingu odpadów powstałych z opakowań (art. 79 ust. 2 pkt 1 i pkt 4 lit. a ustawy o odpadach). Jest to rejestr prowadzony przez państwo, a nie ewidencja wewnętrzna firmy.

Autor

Piotr Chudeusz

ekspert ds. BDO, KOBiZE i ISO. Prowadzi sprawy BDO firm od 2010 roku.