Jak poprawić błąd w ewidencji opakowań – krok po kroku

Błąd dotyczący ewidencji opakowań wprowadzanych do obrotu poprawia się w samej ewidencji, którą prowadzi się na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Jeśli błędna masa trafiła do złożonego sprawozdania, a marszałek wezwie do korekty, składa się ją przez konto BDO w terminie do 14 dni (art. 77 ustawy o odpadach).

Stan prawny na: 2026-10-05

Czym jest ewidencja opakowań i jak długo ją przechowywać?

Wprowadzający produkty w opakowaniach prowadzi ewidencję w postaci papierowej albo elektronicznej. Obejmuje ona informacje o masie opakowań, w których wprowadził produkty do obrotu w danym roku (art. 22 ust. 1 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 619). Ewidencję przechowuje się 5 lat (art. 22 ust. 2 tej ustawy). Jeśli dopiero zaczynasz ustalać, czy ten obowiązek dotyczy Twojej firmy, zajrzyj do artykułu o tym, kiedy obowiązek ewidencji i sprawozdania dotyczy kartonów i opakowań.

Dlaczego błąd w ewidencji warto usunąć od razu?

Brak ewidencji albo jej nierzetelność nie zwalnia z obowiązków. Wtedy masę i rodzaj opakowań ustala marszałek województwa albo wojewódzki inspektor ochrony środowiska (WIOŚ). Gdy nie ma danych, robi to szacunkowo (art. 22 ust. 1d-1e i art. 23 ust. 2 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi).

W praktyce oznacza to, że dobrze poprawiona i udokumentowana ewidencja pozwala uniknąć sytuacji, w której organ zastępuje Twoje dane własnymi ustaleniami, zwykle mniej korzystnymi.

Osobna jest sankcja za nieprowadzenie ewidencji. Kara pieniężna wynosi od 10 000 zł do 500 000 zł (art. 56 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 57 pkt 1 tej samej ustawy). Przepis dotyczy sytuacji, w której wprowadzający wbrew art. 22 ust. 1 nie prowadzi ewidencji obejmującej masę opakowań. Nie mówi o pojedynczej pomyłce w ewidencji, którą prowadzisz.

Jak poprawić sam zapis w ewidencji?

Z art. 22 wynika, że ewidencję prowadzi sam wprowadzający. Ustawa nie opisuje osobnego trybu ani formularza korekty zapisów. To wniosek z treści art. 22, a nie dosłowne brzmienie przepisu, więc w razie wątpliwości warto potwierdzić go w urzędzie marszałkowskim.

Poniższe kroki to rekomendacja praktyczna, a nie wymóg ustawowy:

1. Ustal rok i masę. Sprawdź, którego roku kalendarzowego dotyczy pomyłka (zła masa, pominięte opakowania, błędny rodzaj materiału, podwójny wpis) i o ile zmienia się łączna masa.

2. Zbierz dokumenty źródłowe. Zestaw wpis z fakturami, dokumentami dostaw i innymi dowodami wprowadzenia do obrotu.

3. Popraw zapis ze śladem zmiany. Nie kasuj pierwotnego wpisu. Dodaj korektę z datą, osobą poprawiającą i krótkim uzasadnieniem, a dokumenty potwierdzające dołącz do ewidencji.

4. Zachowaj całość 5 lat. Obowiązek przechowywania wynika z art. 22 ust. 2 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi.

Jeśli błąd dotyczy odpadów opakowaniowych poddanych recyklingowi, masę i zastosowany proces odzysku ustala się na podstawie dokumentu DPR (art. 23 ust. 3 tej ustawy). Przy eksporcie lub wewnątrzwspólnotowej dostawie takich odpadów do recyklingu podstawą jest dokument EDPR (art. 24 ust. 1). Dokumentów DPO i EDPO nie ma od 2022-01-01, więc nie powołuj się na nie w poprawkach. Metody sprawdzania spójności zapisów opisuje artykuł o tym, jak sprawdzić poprawność ewidencji w BDO.

Czy błędne dane trafiły do sprawozdania rocznego?

Roczne sprawozdanie w części opakowaniowej składa się marszałkowi województwa, samodzielnie albo przez organizację odzysku opakowań w imieniu wprowadzającego. Obejmuje ono masę wprowadzonych opakowań, osiągnięte poziomy recyklingu oraz wysokość środków przeznaczonych na kampanie edukacyjne (art. 45 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi w zw. z art. 73 i n. ustawy o odpadach, tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1587).

W praktyce oznacza to, że błąd w masie z ewidencji, wykryty po złożeniu sprawozdania, jest błędem także w sprawozdaniu. Porównaj więc poprawioną ewidencję z danymi, które wysłałeś przez BDO. Jeśli się różnią, sprawozdanie wymaga korekty. Pytania o to, kto składa sprawozdanie przy wprowadzaniu towaru w kartonach, rozwija artykuł o tym, czy wprowadzając towar w kartonach trzeba składać sprawozdanie z opakowań.

Jak wygląda korekta sprawozdania w BDO?

Marszałek województwa weryfikuje sprawozdania za poprzedni rok kalendarzowy do 30 września następnego roku. Jeżeli stwierdzi, że informacje są niezgodne ze stanem faktycznym, wzywa za pośrednictwem konta BDO do korekty. Wyznacza termin nie dłuższy niż 14 dni od otrzymania wezwania (art. 77 ust. 1-2 ustawy o odpadach). To górna granica, więc marszałek może wyznaczyć termin krótszy.

Jeśli nie dokonasz korekty w wyznaczonym terminie, uznaje się, że nie wykonałeś obowiązku przekazania sprawozdania, mimo że pierwotnie je złożyłeś (art. 77 ust. 3 ustawy o odpadach).

System BDO udostępnia też funkcję korekty z własnej inicjatywy, bez wezwania. To możliwość wynikająca z praktyki i dokumentacji systemu, a nie z art. 77. Ustawa nie wskazuje dla niej terminu. Przepisy nie mówią też, że taka korekta wyłącza odpowiedzialność. Aktualne zasady korzystania z tej funkcji warto sprawdzić w dokumentacji BDO lub u właściwego marszałka.

Jaka grzywna grozi za niedokonanie korekty?

Kto wbrew obowiązkowi z art. 76 ustawy o odpadach nie składa sprawozdania, podlega karze grzywny (art. 180a tej ustawy). Przez fikcję z art. 77 ust. 3 ten przepis może dotyczyć także sprawozdania złożonego, ale niepoprawionego w terminie. Art. 180a nie określa wysokości grzywny. Ogólny zakres grzywny wynosi od 20 do 5000 zł (art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń). To grzywna za wykroczenie wymierzana przez sąd, a nie administracyjna kara pieniężna. Stosunek ustawy opakowaniowej do tej sankcji jest taki, że nie przewiduje ona kary za niezłożenie rocznego sprawozdania przez wprowadzającego produkty w opakowaniach (art. 56-57 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi).

Jakie są wyjątki i przypadki brzegowe?

• Organizacja odzysku. Zlecenie sporządzenia sprawozdania organizacji odzysku nie zwalnia z własnego sprawozdania za produkty, o których jej nie poinformowałeś (art. 45 ust. 5 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi). Błąd w takich produktach poprawiasz więc samodzielnie.
• Brak ewidencji. Gdy ewidencji w ogóle nie ma, organ ustala masę zastępczo, a obowiązków to nie znosi (art. 22 ust. 1d-1e i art. 23 ust. 2 tej ustawy).
• Kary z innego przepisu. Przepisy art. 56 ust. 1 pkt 10o-10q dotyczą sprawozdania podmiotu reprezentującego w systemie kaucyjnym, a nie sprawozdania wprowadzającego produkty w opakowaniach.
• Podmiot niezarejestrowany w BDO. To inna sytuacja prawna niż opisana w tym artykule.

Co zrobić teraz?

1. Ustal rok i masę błędnego wpisu oraz sprawdź dokumenty źródłowe.

2. Popraw ewidencję ze śladem zmiany i załącz dowody.

3. Porównaj poprawione dane ze złożonym sprawozdaniem rocznym w BDO.

4. Jeśli dane się różnią, złóż korektę przez konto BDO. Gdy dostałeś wezwanie marszałka, zrób to w wyznaczonym terminie, nie dłuższym niż 14 dni.

5. W razie wątpliwości zleć weryfikację ewidencji i sprawozdania osobie przygotowanej do rozliczeń BDO. Zakres i terminy warto też potwierdzić w urzędzie marszałkowskim.

Poprawianie systemu pod nowe wymogi etykietowania opakowań to osobny temat. Opisuje go artykuł o tym, czy przy PPWR budować nowy system ewidencji opakowań.

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 619)
• Ustawa o odpadach (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1587)

Najczęściej zadawane pytania

Czy po poprawieniu ewidencji trzeba zachować dawne wpisy?

Ustawa wymaga przechowywania ewidencji przez 5 lat (art. 22 ust. 2 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi). W praktyce warto zachować w niej także pierwotny wpis, korektę z datą i dokumenty źródłowe, bo pokażą one organowi, skąd wzięła się zmiana.

Czy zlecenie sprawozdania organizacji odzysku zwalnia z poprawiania własnych danych?

Nie w odniesieniu do produktów, o których nie poinformowałeś organizacji odzysku. Za nie składasz własne sprawozdanie (art. 45 ust. 5 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi), więc błąd w ich masie poprawiasz sam, w ewidencji i w razie potrzeby w sprawozdaniu.