Case study: Firma sprzątająca — odpady niebezpieczne → jak prowadzić ewidencję

Dlaczego firma sprzątająca nie wiedziała, że ma odpady niebezpieczne?

Firma prowadzi działalność od ośmiu lat. Obsługuje dwanaście obiektów w Warszawie — biura korporacyjne, magazyny logistyczne i hale produkcyjne. Zatrudnia 30 pracowników podzielonych na brygady dzienne i nocne. Od początku działalności była wpisana do rejestru BDO jako wytwórca odpadów — ale wpis obejmował wyłącznie odpady komunalne i opakowaniowe.

Właściciel traktował używane przez firmę środki czyszczące jak materiały eksploatacyjne, a nie jak substancje, które po zużyciu stają się odpadami niebezpiecznymi. Puste opakowania po detergentach wyrzucane były do pojemników na odpady komunalne lub do kontenerów ustawianych przez obsługiwane obiekty. Zużyte czyściwa i szmatki nasączone środkami czyszczącymi lądowały w workach z odpadami komunalnymi.

Sytuacja ta trwała przez dwa lata. Żadna z obsługiwanych firm nie zwróciła uwagi na problem, bo z ich perspektywy to firma sprzątająca — jako wytwórca tych odpadów — była odpowiedzialna za ich prawidłowe zagospodarowanie. Dopiero kontrola WIOŚ, przeprowadzona w ramach szerszej kampanii weryfikacji firm usługowych na terenie Mazowsza, ujawniła oba naruszenia jednocześnie.

Które chemikalia firmy sprzątającej są odpadami niebezpiecznymi?

Odpady niebezpieczne to odpady posiadające co najmniej jedną spośród 15 właściwości niebezpiecznych wymienionych w załączniku III do dyrektywy ramowej o odpadach — m.in. toksyczność, żrącość, łatwopalność lub działanie drażniące. Większość profesjonalnych środków czyszczących stosowanych w usługach B2B posiada te właściwości.

Gwiazdka (*) przy kodzie odpadu to symbol odpadu niebezpiecznego zgodnie z rozporządzeniem Ministra Klimatu z dnia 2 stycznia 2020 r. w sprawie katalogu odpadów. Każdy odpad oznaczony gwiazdką wymaga pełnej ewidencji KEO, może być przekazany wyłącznie uprawnionemu odbiorcy i nie może być mieszany z innymi rodzajami odpadów.

Prawidłowy dobór kodów dla firmy sprzątającej wymaga analizy kart charakterystyki każdego stosowanego środka. Szczegółowe zasady doboru właściwych kodów opisujemy w artykule o doborze właściwego kodu odpadu w BDO dla różnych działalności.

Kiedy firma sprzątająca przekracza próg obowiązkowej pełnej ewidencji KEO?

Przepisy rozróżniają dwa poziomy ewidencji odpadów: uproszczoną i pełną. Obowiązek prowadzenia pełnej karty ewidencji odpadów (KEO) w systemie BDO powstaje, gdy masa wytwarzanych odpadów niebezpiecznych przekracza 100 kg rocznie lub masa odpadów innych niż niebezpieczne przekracza 5 ton rocznie.

Firma sprzątająca obsługująca kilkanaście obiektów B2B bardzo szybko przekracza próg 100 kg odpadów niebezpiecznych. W analizowanym przypadku szacunkowe wyliczenie z faktur zakupu chemikaliów dało ok. 320 kg odpadów niebezpiecznych rocznie — ponad trzykrotność progu. Oznacza to, że firma od pierwszego roku działalności miała obowiązek prowadzenia pełnej KEO.

Warto zauważyć, że próg 100 kg nie dotyczy łącznej masy wszystkich odpadów, ale masy odpadów niebezpiecznych. W firmie sprzątającej mogą więc jednocześnie istnieć odpady komunalne (bez limitu progu — wymagają ewidencji od pierwszego kilograma jeśli wytwórca jest przedsiębiorcą), opakowania niezanieczyszczone środkami chemicznymi (od 5 ton) oraz odpady niebezpieczne (od 100 kg). Każda kategoria podlega osobnym zasadom.

Jak przebiega prawidłowy obieg dokumentów — KEO i KPO dla firmy sprzątającej?

Prawidłowy system ewidencji odpadów niebezpiecznych w firmie sprzątającej składa się z trzech elementów: segregacji u źródła, bieżącej ewidencji w systemie BDO oraz formalnego przekazania uprawionemu odbiorcy z wystawieniem KPO.

Segregacja u źródła. Na każdym obsługiwanym obiekcie firma musi zapewnić odpowiednie pojemniki do zbierania odpadów niebezpiecznych. Nasączone czyściwa i mopy trafiają do zamkniętych, oznakowanych pojemników z symbolem odpadów niebezpiecznych. Puste opakowania po chemikaliach z pozostałościami środków są zbierane osobno. Na koniec dyżuru lub zmiany zawartość pojemników trafia do centralnych zbiorczych pojemników przechowywanych w bazie firmy.

Ewidencja bieżąca w systemie BDO. Każde wytworzenie odpadu niebezpiecznego powinno być odnotowane w karcie ewidencji odpadów (KEO) w systemie BDO. W praktyce dla firmy sprzątającej przyjmuje się ewidencjonowanie miesięczne lub kwartalne — tj. raz w miesiącu pracownik odpowiedzialny za dokumentację środowiskową wprowadza sumaryczne dane do KEO na podstawie zebranych z obiektów informacji o ilości wytworzonych odpadów. Szczegółowe zasady prowadzenia KEO i KPO wyjaśniamy w artykule o systemie ewidencji odpadów KEO i KPO w BDO.

Przekazanie firmie utylizacyjnej z KPO. Przed każdym fizycznym przekazaniem odpadów niebezpiecznych uprawnionemu odbiorcy wymagane jest wystawienie karty przekazania odpadów (KPO) w systemie BDO. KPO musi być wystawiona zanim odpad opuści teren firmy — nie można wystawić KPO post factum. Odbiorca musi potwierdzić odbiór odpadów w systemie BDO, co zamyka obieg dokumentu.

Umów bezpłatną konsultację →

Jak wdrożono system ewidencji w 4 tygodnie — kroki krok po kroku?

Po otrzymaniu wezwania od WIOŚ firma nawiązała współpracę z zewnętrznym doradcą BDO. Przyjęty plan naprawczy zakładał równoległe działanie na kilku frontach: uzupełnienie dokumentacji za lata ubiegłe, wdrożenie systemu na bieżąco oraz szkolenie pracowników.

Tydzień 1 — inwentaryzacja stosowanych chemikaliów i przyporządkowanie kodów. Doradca zebrał karty charakterystyki wszystkich środków czyszczących stosowanych przez firmę — łącznie 23 produkty od 4 dostawców. Na podstawie kart charakterystyki zidentyfikował, które produkty zawierają substancje niebezpieczne i po zużyciu stają się odpadami niebezpiecznymi. Spośród 23 produktów 14 zostało zakwalifikowanych jako źródła odpadów niebezpiecznych. Dla każdego z nich przyporządkowano właściwy kod odpadu z katalogu.

Tydzień 2 — odtworzenie KEO za lata ubiegłe i wybór odbiorcy. Na podstawie faktur zakupu chemikaliów za lata 2024-2025 doradca oszacował masy wytworzonych odpadów niebezpiecznych. Dane te posłużyły do wypełnienia zaległych KEO w systemie BDO. Jednocześnie firma wybrała uprawnionego odbiorcę odpadów niebezpiecznych — sprawdzono wpis w rejestrze BDO, zakres uprawnień i posiadane kody odpadów. Zawarto umowę na odbiór i utylizację odpadów ze wskazaniem wszystkich kodów wytwarzanych przez firmę.

Tydzień 3 — wdrożenie systemu segregacji na obiektach. Na każdym z 12 obsługiwanych obiektów ustawiono odpowiednie pojemniki do segregacji odpadów niebezpiecznych — osobno na czyściwa i sorbenty (15 02 02*), osobno na opakowania po chemikaliach (15 01 10*). Pojemniki oznakowano zgodnie z wymaganiami — symbolem odpadów niebezpiecznych, kodem odpadu i nazwą firmy sprzątającej jako wytwórcy. Opracowano instrukcję segregacji w formie laminowanej karty dla każdego obiektu.

Tydzień 4 — szkolenie pracowników i pierwsze przekazanie z KPO. Przeprowadzono szkolenie dla brygadzistów i kierownika operacyjnego. Omówiono: dlaczego środki czyszczące stają się odpadami niebezpiecznymi, jak segregować odpady na obiektach, jak wypełniać miesięczny formularz ewidencyjny i co dzieje się z danymi w systemie BDO. Po szkoleniu zorganizowano pierwsze formalne przekazanie zebranych odpadów uprawnionemu odbiorcy z wystawieniem KPO w systemie BDO. Tym samym uruchomiono pełny legalny obieg dokumentów.

Jakie koszty compliance musi ponosić firma sprzątająca?

Właściciele firm sprzątających często obawiają się, że wdrożenie systemu ewidencji odpadów niebezpiecznych będzie bardzo kosztowne. W praktyce koszty są znacznie niższe niż ryzyko kary administracyjnej za brak ewidencji.

Łączny koszt legalnego systemu ewidencji odpadów niebezpiecznych dla 30-osobowej firmy sprzątającej to ok. 1 100–2 100 zł rocznie po wdrożeniu. Jednorazowy koszt wdrożenia (pojemniki, szkolenie, doradztwo BDO) to zazwyczaj 2 000–4 000 zł. Dla porównania, minimalna kara administracyjna za prowadzenie działalności bez wymaganych wpisów do rejestru BDO wynosi 5 000 zł.

Firmy sprzątające powinny też pamiętać, że obsługiwane przez nie obiekty — biura i hale przemysłowe — mogą mieć własne obowiązki w zakresie opakowań i ewidencji odpadów. Tę kwestię omawiamy szczegółowo w artykule o obowiązku ewidencji i sprawozdania BDO dla kartonów i opakowań.

Czego firma sprzątająca nauczyła się po kontroli i co zmieniła na stałe?

Wdrożenie systemu naprawczego odsłoniło głębszy problem: firma nie miała żadnej osoby odpowiedzialnej za kwestie środowiskowe. Właściciel prowadził firmę operacyjnie, a kwestie BDO odkładał na później — zakładając, że skoro sprzątają cudze obiekty, to obowiązki środowiskowe leżą po stronie tych obiektów.

Po zakończeniu postępowania firma wprowadziła cztery trwałe zmiany:

Wyznaczenie koordynatora ds. środowiska. Kierownik operacyjny otrzymał dodatkowy zakres obowiązków — koordynacja dokumentacji środowiskowej, w tym miesięczne wprowadzanie danych do KEO, wystawianie KPO przy każdym przekazaniu odpadów i weryfikacja uprawnień odbiorcy raz w roku. Na to zadanie przeznaczono ok. 2-3 godziny miesięcznie.

Stały monitoring stosowanych chemikaliów. Przed wprowadzeniem nowego środka czyszczącego do użytku pracownik biurowy sprawdza kartę charakterystyki i klasyfikuje odpad. Jeśli środek zawiera substancje niebezpieczne, zostaje dopisany do wykazu odpadów niebezpiecznych i ujęty w KEO. Pozwala to unikać sytuacji, w której nowy produkt jest stosowany przez pół roku, zanim ktoś odkryje, że generuje odpad niebezpieczny.

Klauzula środowiskowa w umowach z klientami. W nowych umowach na usługi sprzątania pojawiła się klauzula określająca, że firma sprzątająca jest wytwórcą odpadów niebezpiecznych powstałych ze stosowanych przez nią środków czyszczących i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe zagospodarowanie. Klienci mogą dzięki temu w swoich raportach środowiskowych prawidłowo zidentyfikować podmiot odpowiedzialny za ten strumień odpadów.

Przegląd uprawnień odbiorcy odpadów raz w roku. Co roku, przed odnowieniem umowy z firmą utylizacyjną, koordynator sprawdza aktualność wpisu odbiorcy w rejestrze BDO — czy posiada ważne zezwolenie i właściwe kody odpadów. Obowiązek wynika z art. 25 i 27 ustawy o odpadach: wytwórca odpowiada za to, komu przekazał odpad niebezpieczny.

Umów bezpłatną konsultację →

Piotr Chudeusz · Ekspert ds. BDO, KOBiZE i rozliczeń środowiskowych

10+ lat obsługi firm w rejestrze BDO · Ostatnia weryfikacja: lipiec 2026 r.