Jakie dokumenty obejmuje ewidencja — KPO, KEO, karty

Ewidencja odpadów obejmuje siedem dokumentów wymienionych w art. 67 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach: kartę przekazania odpadów (KPO), kartę ewidencji odpadów (KEO), karty ewidencji komunalnych osadów ściekowych, zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz pojazdów wycofanych z eksploatacji, kartę ewidencji odpadów niebezpiecznych i kartę przekazania odpadów komunalnych (KPOK). Sporządza się je przez indywidualne konto w BDO (art. 67 ust. 6). Które z nich prowadzi konkretna firma, zależy od jej roli i rodzaju odpadów.

Czym jest Karta Ewidencji Odpadów (KEO) i kto ją prowadzi?

Karta Ewidencji Odpadów (KEO) to podstawowy dokument potwierdzający ilość i rodzaj wytworzonych, zebranych lub przetworzonych odpadów w danym miejscu prowadzenia działalności. Prowadzi się ją dla każdego kodu odpadu osobno, co oznacza, że firma wytwarzająca pięć różnych rodzajów odpadów prowadzi w BDO pięć kart (art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach).

Obowiązek prowadzenia ewidencji wynika z art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz.U. 2023 poz. 1587): posiadacz odpadów prowadzi ją na bieżąco. Ustawa nie określa stałego terminu wpisów do KEO — dawny wymóg wpisu po zakończeniu miesiąca uchylono z dniem 1 stycznia 2020 r. KEO nie prowadzą podmioty objęte ewidencją uproszczoną z art. 71 tej ustawy — im wystarcza sama KPO. Czym innym jest całkowite zwolnienie z ewidencji, które opisujemy w artykule kto jest zwolniony z ewidencji odpadów.

Karta KEO zawiera m.in.: kod i rodzaj odpadu, numer rejestrowy BDO posiadacza, imię i nazwisko osoby sporządzającej oraz masę odpadów wytworzonych, odebranych, przyjętych, zagospodarowanych we własnym zakresie lub przekazanych (art. 67 ust. 3 i 3b ustawy o odpadach).

Do czego służy Karta Przekazania Odpadów (KPO) i jak ją wystawić?

Karta przekazania odpadów (KPO) to dokument ewidencji, który dokumentuje przekazanie odpadów następnemu posiadaczowi albo do własnych miejsc zbierania lub przetwarzania. Sporządza ją w BDO posiadacz przekazujący odpady, przed rozpoczęciem transportu (art. 69 ust. 1 ustawy o odpadach). Sama karta nie rozstrzyga o odpowiedzialności za odpady: przechodzi ona na następnego posiadacza z chwilą przekazania tylko wtedy, gdy ma on wymagane zezwolenie albo wpis do rejestru (art. 27 ust. 3), a przekazanie odpadów samemu transportującemu jej nie przenosi (art. 27 ust. 4). Wytwórca odpadów niebezpiecznych co do zasady odpowiada za nie aż do przekazania ich do ostatecznego procesu odzysku lub unieszkodliwiania (art. 27 ust. 3b, z wyjątkami z ust. 3c).

Karta zawiera m.in. kod i rodzaj odpadów, ich masę oraz dane posiadaczy odpadów, w tym transportującego (art. 67 ust. 3 ustawy o odpadach). Kierujący pojazdem ma w trakcie transportu potwierdzenie wygenerowane z BDO (art. 69 ust. 1a). Po dostarczeniu przejmujący niezwłocznie potwierdza przejęcie odpadów, a transportujący — transport (art. 69 ust. 3 i 3b). KPO można nie sporządzać, jeżeli jeden z posiadaczy odpadów nie jest objęty obowiązkiem prowadzenia ewidencji (art. 69 ust. 4 ustawy o odpadach). Kolejne kroki w systemie pokazujemy w poradniku jak wystawić KPO krok po kroku.

Kto prowadzi poszczególne dokumenty ewidencji i w jakiej formie?

W razie awarii systemu BDO, która uniemożliwia sporządzanie dokumentów na koncie, sporządza się je w formie papierowej lub elektronicznej poza BDO — przez czas trwania awarii (art. 67 ust. 7 ustawy o odpadach). Dane z kart ewidencji wprowadza się do BDO niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później niż w terminie 30 dni od dnia jej ustania (art. 67 ust. 10); ten sam termin ma przekazujący odpady przy KPO (art. 67 ust. 11). Przejmujący i transportujący uzupełniają swoje potwierdzenia niezwłocznie po wystawieniu karty przez przekazującego.

Kiedy stosuje się karty specjalistyczne — komunalne osady ściekowe, ZSEE i inne?

Poza KEO i KPO przepisy przewidują kilka kart dedykowanych wybranym rodzajom działalności. Prowadzą je nie „zwykli” posiadacze odpadów, lecz wskazane wprost w ustawie o odpadach, wyspecjalizowane podmioty (art. 70 ust. 1 pkt 1–3).

Kartę ewidencji komunalnych osadów ściekowych prowadzi wytwórca tych osadów (art. 70 ust. 1 pkt 1 ustawy o odpadach). Władający gruntem, na którym osady są stosowane, prowadzi ewidencję uproszczoną — wyłącznie z użyciem KPO (art. 71 pkt 3).

Kartę ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego (ZSEE) prowadzi przedsiębiorca prowadzący zakład przetwarzania ZSEE. Analogicznie, kartę ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji prowadzi przedsiębiorca prowadzący stację demontażu lub punkt zbierania pojazdów (art. 70 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o odpadach).

Ewidencja może obejmować także dokumenty spoza tego katalogu. Posiadacz odpadów przekazujący odpady do składowania oraz zarządzający składowiskiem odpadów mają w niej dodatkowo podstawową charakterystykę odpadów i wyniki testów zgodności (art. 67 ust. 2 ustawy o odpadach).

Co dzieje się z dokumentami ewidencji po zakończeniu roku?

Dane zgromadzone w KEO i KPO w ciągu roku kalendarzowego są źródłem danych do rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami. Kto je składa i na jakich zasadach, wyjaśniamy w artykule co to jest sprawozdanie BDO i kto je składa.

Braki w bieżącej ewidencji — brakujące wpisy w KEO czy niepotwierdzone KPO — utrudniają później sporządzenie sprawozdania, bo dane trzeba odtwarzać z dokumentów źródłowych. Dlatego roczne sprawozdanie BDO warto opierać na kompletnej, prowadzonej na bieżąco ewidencji.

Dokumenty ewidencji odpadów przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone, i udostępnia na żądanie organów kontrolnych (art. 72 ustawy o odpadach). Więcej na ten temat w artykule jak długo przechowywać dokumentację ewidencji odpadów.

Co grozi za błędy w ewidencji odpadów?

Nieprowadzenie ewidencji odpadów albo prowadzenie jej nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym grozi administracyjną karą pieniężną od 1 000 zł do 1 000 000 zł (art. 194 ust. 1 pkt 5b w zw. z ust. 3 ustawy o odpadach), wymierzaną w drodze decyzji przez wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska (art. 196). Wyjątek przewiduje art. 194 ust. 2 ustawy o odpadach: dotyczy on sytuacji, gdy za naruszenie może być ustalona opłata podwyższona z art. 293 Prawa ochrony środowiska.

Odrębną sankcją jest grzywna z art. 180 ustawy o odpadach: za brak potwierdzenia z BDO w trakcie transportu (ust. 2), za nieprzechowywanie lub nieudostępnianie dokumentów ewidencji (ust. 3) oraz za niewprowadzenie w terminie danych z dokumentów sporządzonych podczas awarii BDO (ust. 4).

Jak prawidłowo rozpocząć prowadzenie ewidencji odpadów w BDO?

Dokumenty ewidencji powstają na indywidualnym koncie w BDO, a każdy z nich zawiera m.in. numer rejestrowy (art. 67 ust. 3 i 6 ustawy o odpadach). Firma, która nie ma jeszcze wpisu do rejestru, zaczyna więc od rejestracji w BDO.

Kolejny krok to ustalenie, które z siedmiu dokumentów dotyczą firmy: czy korzysta ona ze zwolnienia z ewidencji, czy prowadzi ewidencję uproszczoną z samą KPO (art. 71 ustawy o odpadach), czy pełną — z kartą ewidencji odrębną dla każdego kodu odpadu (art. 70 ust. 1). Co zawiera sama karta, opisujemy w artykule co to jest KEO.

FAQ — najczęstsze pytania o dokumenty ewidencji odpadów

Potrzebujesz pomocy z ewidencją odpadów?

Jeśli nie masz pewności, które z tych dokumentów dotyczą Twojej firmy i czy prowadzisz je prawidłowo, najrozsądniej sprawdzić to jeszcze przed kontrolą.

Skorzystaj z konsultacji z ekspertem BDO, który zweryfikuje Twoje dokumenty ewidencyjne, wskaże ewentualne braki i pomoże wdrożyć prawidłowe procedury w systemie BDO. Stałe prowadzenie ewidencji można też powierzyć w ramach obsługi BDO dla firm.