Kiedy i jak potwierdzić przejęcie odpadów w KPO?

Czym jest KPO i kto jest zobowiązany do jej wystawienia?

Karta Przekazania Odpadów (KPO) to dokument ewidencji odpadów sporządzany w systemie BDO, który dokumentuje przekazanie odpadów kolejnemu posiadaczowi. Obowiązek jej sporządzania i potwierdzania wynika z art. 69 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz.U. 2023 poz. 1587).

KPO sporządza posiadacz odpadów, który je przekazuje (najczęściej wytwórca) – przed rozpoczęciem transportu (art. 69 ust. 1); szerzej piszemy o tym w artykułach kto wystawia KPO oraz jak wystawić KPO krok po kroku. Karta zawiera m.in. kod i masę odpadów, dane przejmującego i transportującego, numer rejestracyjny pojazdu oraz datę i godzinę rozpoczęcia transportu i dostarczenia odpadów (art. 67 ust. 3 i 3a). W trakcie transportu kierujący pojazdem musi mieć potwierdzenie wygenerowane z BDO (art. 69 ust. 1a).

Dokumenty ewidencji odpadów sporządza się co do zasady przez indywidualne konto w systemie BDO (art. 67 ust. 5 i 6 ustawy o odpadach); postępowanie na wypadek awarii systemu opisujemy niżej. Jeśli Twoja firma nie jest jeszcze zarejestrowana, koniecznie sprawdź, jak przebiega rejestracja w BDO i dopełnij tego obowiązku przed pierwszym transportem odpadów.

Jak potwierdzić przejęcie odpadów w KPO krok po kroku?

Aby prawidłowo potwierdzić przejęcie odpadów w KPO, odbiorca loguje się do systemu BDO na stronie bdo.mos.gov.pl i odszukuje kartę sporządzoną przez przekazującego odpady. Następnie sprawdza dane zawarte w karcie – masę i kod odpadów.

Po weryfikacji danych odbiorca potwierdza w BDO przejęcie odpadów i dodaje informację o dacie i godzinie przejęcia. Jeżeli faktyczna masa odpadów jest inna niż podana przez przekazującego, przejmujący dodaje w BDO informację o masie rzeczywistej (art. 69 ust. 3). Inne rozbieżności w karcie (np. błędny kod odpadów) warto wyjaśnić z przekazującym.

Warto tak zorganizować pracę, aby potwierdzenia dokonywała osoba obecna przy przyjęciu odpadów — wtedy data, godzina i masa trafiają do BDO od razu, bez zwłoki.

Ile czasu ma odbiorca na potwierdzenie i co grozi za przekroczenie terminu?

Ustawa nie podaje terminu w dniach: przejmujący potwierdza przejęcie niezwłocznie, każdorazowo po przejęciu odpadów (art. 69 ust. 3 ustawy o odpadach). W praktyce najbezpieczniej zrobić to jeszcze w dniu odbioru. Transportujący odrębnie potwierdza transport niezwłocznie po jego zakończeniu (art. 69 ust. 3b), a posiadacz, który przewozi odpady do prowadzonego przez siebie miejsca zbierania lub przetwarzania, sam niezwłocznie dodaje w BDO masę oraz datę i godzinę przekazania (art. 69 ust. 3a).

Dopóki przejmujący nie potwierdzi przejęcia, ewidencja obu stron jest niekompletna. Przekazujący powinien więc śledzić status swoich kart i w razie opóźnienia przypomnieć o potwierdzeniu odbiorcy.

Niepotwierdzenie przejęcia na bieżąco może zostać uznane za prowadzenie ewidencji odpadów nieterminowo. Za takie naruszenie grozi administracyjna kara pieniężna od 1 000 zł do 1 000 000 zł (art. 194 ust. 1 pkt 5b w zw. z ust. 3 ustawy o odpadach), wymierzana decyzją wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska. Ta sama podstawa dotyczy przekazującego, który sporządza KPO z danymi niezgodnymi ze stanem rzeczywistym. Organy Inspekcji Ochrony Środowiska mają dostęp do BDO i mogą weryfikować zgodność ewidencji ze stanem rzeczywistym (art. 83 ust. 1 pkt 16 i ust. 2a ustawy o odpadach).

Inaczej jest podczas awarii systemu BDO. Kartę sporządza się wtedy w formie papierowej lub elektronicznej poza BDO (art. 67 ust. 7 ustawy o odpadach). Przekazujący wprowadza jej dane do BDO niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później niż w terminie 30 dni, a przejmujący dodaje informację o przejęciu niezwłocznie po wystawieniu karty przez przekazującego (art. 67 ust. 11). Kto nie wprowadzi tych informacji do BDO albo zrobi to po terminie, podlega karze grzywny (art. 180 ust. 4 ustawy o odpadach).

Jakie najczęstsze błędy popełniają firmy przy potwierdzaniu KPO?

Jednym z najczęstszych problemów jest brak dostępu do systemu BDO przez pracowników odbierających odpady. Zdarza się, że firma wpisana do rejestru BDO nie nadaje uprawnień kierowcom ani pracownikom terenowym, co powoduje, że potwierdzenie możliwe jest tylko z biura – i często następuje z opóźnieniem.

Innym częstym błędem jest potwierdzanie KPO z błędną masą odpadów. Jeśli przejęta ilość różni się od wpisanej w karcie, a przejmujący nie poda masy rzeczywistej, ewidencja przestaje odpowiadać stanowi rzeczywistemu.

Firmy nierzadko mylą też KPO z KPOK (Kartą Przekazania Odpadów Komunalnych). To dwa odrębne dokumenty: KPOK dotyczy odpadów komunalnych odbieranych od właścicieli nieruchomości, jest uregulowana osobno w art. 71a ustawy o odpadach i sporządza się ją odrębnie dla każdego ładunku danego rodzaju odpadów.

Przed przekazaniem odpadów warto sprawdzić, czy odbiorca ma wymagane zezwolenie lub wpis do rejestru: gospodarowanie odpadami można zlecić wyłącznie takim podmiotom, chyba że ich działalność nie wymaga decyzji ani wpisu do rejestru (art. 27 ust. 2 ustawy o odpadach). Samej karty można natomiast nie sporządzać, jeżeli jeden z posiadaczy odpadów nie jest objęty obowiązkiem prowadzenia ewidencji (art. 69 ust. 4) — więcej w artykule czy można przekazać odpady bez KPO. W razie wątpliwości dotyczących ewidencji warto skorzystać z profesjonalnej obsługi BDO dla firm.

Jak potwierdzenie KPO wpływa na roczne sprawozdanie BDO?

Potwierdzone karty KPO są źródłem danych do rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami (art. 75 ustawy o odpadach). Sprawozdanie składa się przez konto w BDO do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy; jeżeli 15 marca wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa najbliższego następnego dnia roboczego (art. 76 ust. 1, 2 i 5). Kogo dotyczy ten obowiązek, wyjaśniamy w artykule co to jest sprawozdanie BDO i kto je składa. Braki w potwierdzeniach przekładają się wprost na błędy w sprawozdaniu.

Jeśli marszałek województwa, weryfikując sprawozdanie, stwierdzi jego niezgodność ze stanem faktycznym, wzywa przez konto BDO do korekty w terminie nie dłuższym niż 14 dni; niedokonanie korekty traktuje się jak niezłożenie sprawozdania (art. 77 ustawy o odpadach). Niepotwierdzone karty są więc realnym ryzykiem także przy rozliczeniu rocznym.

Dlatego ewidencja KPO powinna być na bieżąco monitorowana przez cały rok, a nie tylko weryfikowana przed terminem składania sprawozdań. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje sprawozdanie BDO jest kompletne i zgodne z przepisami, warto powierzyć jego przygotowanie specjalistom.

Podsumowanie

Przejęcie odpadów potwierdza w BDO przejmujący — od razu po odbiorze, z datą, godziną i ewentualną korektą masy (art. 69 ust. 3 ustawy o odpadach). Bieżące potwierdzanie kart utrzymuje ewidencję w zgodzie ze stanem rzeczywistym i ułatwia przygotowanie rocznego sprawozdania. Następny krok: sprawdź, czy w Twojej firmie są karty czekające na potwierdzenie, i ustal, kto odpowiada za tę czynność przy każdym odbiorze.

Jeśli masz wątpliwości co do poprawności prowadzonej ewidencji lub chcesz, aby specjalista przejął obsługę Twoich obowiązków w systemie BDO, skontaktuj się z ekspertem BDO i uzyskaj bezpłatną wstępną konsultację. Zadbajmy razem o to, by Twoja firma była w pełni zgodna z przepisami.