Co to jest KEO — Karta Ewidencji Odpadów?

Czym dokładnie jest KEO?

Podstawą prawną jest art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz.U. 2023 poz. 1587): ewidencję ilościową i jakościową, zgodną z katalogiem odpadów, prowadzi na bieżąco posiadacz odpadów. KEO jest jednym z dokumentów tej ewidencji, obok karty przekazania odpadów — wszystkie opisujemy w artykule jakie dokumenty obejmuje ewidencja odpadów w BDO.

Jeden podmiot prowadzi zwykle kilka kart jednocześnie. Przykładowo: warsztat, w którym powstają trzy rodzaje odpadów objętych ewidencją, prowadzi trzy karty — po jednej dla każdego kodu. Ustawa przewiduje też trzy karty szczególne: ewidencji komunalnych osadów ściekowych, zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz pojazdów wycofanych z eksploatacji. Prowadzą je wyłącznie wskazane podmioty — odpowiednio wytwórca osadów, prowadzący zakład przetwarzania zużytego sprzętu oraz prowadzący stację demontażu lub punkt zbierania pojazdów (art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach).

Czym różni się KEO od KPO i jak te dokumenty współpracują?

Bardzo często przedsiębiorcy mylą KEO z KPO (Kartą Przekazania Odpadów). To dwa różne dokumenty pełniące odmienne funkcje — choć są ze sobą ściśle powiązane. KEO to karta zbiorcza, a KPO to karta transakcyjna.

KPO sporządza posiadacz przekazujący odpady następnemu posiadaczowi albo do własnych miejsc zbierania lub przetwarzania, przed rozpoczęciem transportu (art. 69 ust. 1 ustawy o odpadach); nie sporządza się jej, jeżeli jeden z posiadaczy odpadów nie jest objęty obowiązkiem prowadzenia ewidencji (art. 69 ust. 4). Samą kartę przekazania opisujemy w artykule co to jest KPO.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia Karty Ewidencji Odpadów?

Ewidencję odpadów, w tym kartę KEO, prowadzi na bieżąco posiadacz odpadów (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach) — w praktyce wytwórca odpadów, zbierający odpady albo prowadzący ich przetwarzanie. Sprzedawca odpadów i pośrednik w obrocie odpadami, którzy nie są posiadaczami odpadów, prowadzą ewidencję wyłącznie odpadów niebezpiecznych (art. 66 ust. 3). Obowiązek może więc dotyczyć firm z wielu branż: gabinetów lekarskich, warsztatów samochodowych, drukarni czy zakładów produkcyjnych.

Zwolnienia z obowiązku ewidencji przewiduje art. 66 ust. 4 ustawy (m.in. wytwórcy odpadów komunalnych) oraz rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1644), które od 1 stycznia 2025 r. określa rodzaje i ilości odpadów zwolnione z obowiązku ewidencji. Załącznik do rozporządzenia podaje limity roczne osobno dla każdego kodu i nie obejmuje żadnych odpadów niebezpiecznych — zwolnienie działa tylko wtedy, gdy kod figuruje w załączniku, a roczna masa odpadów tego kodu mieści się w limicie. Szczegóły opisujemy w artykule kto jest zwolniony z ewidencji odpadów.

Osobną kwestią jest forma ewidencji. Ewidencję uproszczoną, z zastosowaniem jedynie KPO i bez KEO, prowadzą: wytwarzający odpady niebezpieczne w ilości do 100 kg rocznie, wytwarzający odpady inne niż niebezpieczne, niebędące odpadami komunalnymi, w ilości do 5 ton rocznie, podmioty wykonujące wyłącznie usługę transportu odpadów oraz władający gruntem, na którym stosowane są komunalne osady ściekowe (art. 71 ustawy o odpadach). To nie jest zwolnienie z ewidencji, tylko jej węższa forma: karta przekazania odpadów i roczne sprawozdanie (art. 75 ust. 1) nadal obowiązują. Wytwórca, który przekroczy te ilości, prowadzi także KEO.

Jak prowadzi się KEO w systemie BDO?

Dokumenty ewidencji odpadów, w tym KEO, sporządza się za pośrednictwem indywidualnego konta w systemie BDO, bez wymogu podpisu (art. 67 ust. 5 i 6 ustawy o odpadach). Wyjątkiem jest awaria systemu: na czas jej trwania dokumenty sporządza się w formie papierowej albo elektronicznej poza BDO (art. 67 ust. 7), a dane z kart ewidencji odpadów wprowadza się do systemu niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później niż w terminie 30 dni od dnia ustania awarii (art. 67 ust. 10). Do konta loguje się na stronie rejestr-bdo.mos.gov.pl.

Przykład: masę wytworzonych odpadów danego kodu wpisuje się do karty prowadzonej dla tego kodu, a przy przekazaniu odpadów kolejnemu posiadaczowi sporządza się KPO i masę odpadów przekazanych wykazuje w KEO (art. 67 ust. 3b ustawy o odpadach). Po zakończeniu roku dane z ewidencji służą do przygotowania sprawozdania BDO; o samym sprawozdaniu piszemy w artykule co to jest sprawozdanie BDO i kto je składa.

Jeżeli w ciągu roku w firmie pojawi się nowy rodzaj odpadów, zakłada się dla niego kolejną kartę — wpisów dotyczących różnych kodów nie łączy się w jednej KEO (art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach).

Jakie kary grożą za brak lub błędne prowadzenie KEO?

Nieprowadzenie ewidencji odpadów albo prowadzenie jej nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym podlega administracyjnej karze pieniężnej od 1 000 zł do 1 000 000 zł (art. 194 ust. 1 pkt 5b w zw. z ust. 3 ustawy o odpadach). Kara dotyczy podmiotów obowiązanych do prowadzenia ewidencji, czyli niezwolnionych z niej na podstawie art. 66 ust. 4 ustawy o odpadach. Wyjątek przewiduje art. 194 ust. 2: dotyczy on sytuacji, gdy za naruszenie może być ustalona opłata podwyższona z art. 293 Prawa ochrony środowiska.

Karę wymierza w drodze decyzji wojewódzki inspektor ochrony środowiska (art. 196 ustawy o odpadach), a uiszcza się ją w terminie 14 dni od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna (art. 201 ust. 1). Odrębnym naruszeniem jest nieprzechowywanie dokumentów ewidencji przez 5 lat albo ich nieudostępnienie (art. 72): to wykroczenie zagrożone grzywną (art. 180 ust. 3), podobnie jak niewprowadzenie w terminie do BDO danych z dokumentów sporządzonych podczas awarii systemu (art. 180 ust. 4). Art. 180 nie podaje kwoty, dlatego stosuje się ogólny zakres grzywny z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń: od 20 zł do 5 000 zł. O samym okresie przechowywania piszemy w artykule jak długo przechowywać dokumentację ewidencji odpadów.

Co powinna zawierać prawidłowo prowadzona KEO?

Zakres danych w karcie ewidencji odpadów określa art. 67 ust. 3 i 3b ustawy o odpadach, a kody odpadów — katalog odpadów określony w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw klimatu (art. 4 ust. 3 ustawy o odpadach). KEO zawiera m.in.: dane posiadacza i numer rejestrowy, kod i rodzaj odpadu, masę odpadów, imię i nazwisko osoby sporządzającej, a przy przetwarzaniu — sposób gospodarowania odpadami.

Część pól wypełnia się tylko w określonych sytuacjach: dane sprzedawcy odpadów lub pośrednika — gdy uczestniczy on w przekazaniu, adres miejsca pochodzenia odpadów — poza wytwórcami, a masę produktów i materiałów powstałych w wyniku odzysku — wyłącznie przez prowadzących odzysk (art. 67 ust. 3 ustawy o odpadach). Jeżeli w odpadach występuje PCB, karta zawiera także jego zawartość (art. 67 ust. 3b).

Ustawa nie określa stałego terminu wpisów do karty: dawny wymóg dokonywania wpisu po zakończeniu miesiąca uchylono z dniem 1 stycznia 2020 r. i dziś obowiązuje wyłącznie zasada prowadzenia ewidencji na bieżąco (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach).

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu KEO — jak ich unikać?

Praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy popełniają kilka powtarzających się błędów przy prowadzeniu kart ewidencji odpadów. Najczęstszy z nich to prowadzenie jednej zbiorczej karty dla całej działalności zamiast odrębnej karty dla każdego rodzaju odpadów (art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach). Każdy dokument ewidencji zawiera też adres miejsca prowadzenia działalności posiadacza odpadów (art. 67 ust. 3 ustawy o odpadach).

Drugi powszechny błąd to nieprawidłowe przypisanie kodu odpadu. Odpady klasyfikuje się przez zaliczenie ich do odpowiedniej grupy, podgrupy i rodzaju, z uwzględnieniem m.in. źródła ich powstawania (art. 4 ust. 1 ustawy o odpadach) — o kodzie decyduje więc nie tylko materiał, ale i proces, w którym odpad powstał. Błędny kod w KEO to błąd w ewidencji, nawet jeśli odpad został prawidłowo zagospodarowany.

Trzeci błąd to uzupełnianie kart hurtowo, tuż przed rocznym sprawozdaniem: takie wpisy narażają na zarzut prowadzenia ewidencji nieterminowo (art. 194 ust. 1 pkt 5b ustawy o odpadach). Jeśli prowadzenie ewidencji sprawia Ci trudność, rozważ zlecenie tego zadania specjalistom oferującym obsługę BDO dla firm — to pozwoli uniknąć kosztownych pomyłek.

KEO a rejestracja w BDO — od czego zacząć?

Dokumenty ewidencji sporządza się za pośrednictwem indywidualnego konta w BDO, dlatego punktem wyjścia jest wpis do rejestru. Rejestracja jest obowiązkowa dla podmiotów objętych obowiązkiem wpisu (art. 50 ustawy o odpadach).

Jeśli Twoja firma jeszcze nie figuruje w rejestrze BDO lub masz wątpliwości co do poprawności swojego wpisu, pierwszym krokiem powinna być rejestracja w BDO lub weryfikacja istniejącego wpisu.

Podsumowanie — co zapamiętać o KEO

Karta ewidencji odpadów to dokument, w którym posiadacz odpadów na bieżąco wykazuje masy odpadów — jedna karta na jeden kod. Zacznij od ustalenia, jakie rodzaje odpadów powstają w firmie, a następnie sprawdź, czy któryś z nich mieści się w zwolnieniu z ewidencji albo w progach ewidencji uproszczonej. Dla pozostałych załóż w BDO osobne karty i uzupełniaj je na bieżąco.

Jeśli masz pytania dotyczące prowadzenia ewidencji lub chcesz sprawdzić, czy Twoja firma spełnia wszystkie wymogi — skontaktuj się z ekspertem BDO i uzyskaj konkretną odpowiedź dopasowaną do Twojej branży i skali działalności.